El futuro de la gestión de contenidos empresariales

El ECM está muerto; Larga vida a la ECM

Han pasado dos años desde que Gartner declaró muerta la gestión de contenido empresarial (ECM), para ser reemplazada por algo que la consultora describió como “servicios de contenido”. Desde entonces, los sistemas que alguna vez llamamos sistemas de gestión de documentos, que los consultores denominaron “gestión de contenido empresarial”, bajo cualquier nombre que elija, han seguido evolucionando y adaptándose a las necesidades cambiantes del mercado y la dinámica empresarial.

No sería la primera vez que una especie, declarado extinto , resurgió. De hecho, la naturaleza (y la tecnología) están llenas de historias en las que el protagonista es declarado extinto, para luego emerger y prosperar.

En el caso de los sistemas ECM, su muerte prematura se atribuyó a demasiadas demandas y expectativas de un solo sistema. A saber:

1. Cumplimiento normativo y gestión de riesgos
2. Retención y acceso a datos y contenidos comerciales
3. Optimización e innovación de procesos

En muchos casos, se confió en estos sistemas e hicieron un gran trabajo en los dos primeros. Pero al mismo tiempo, muchos estaban justificados en términos de costos basándose en un caso de negocios que suponía ganancias continuas de eficiencia e impactos en procesos de negocios manuales y costosos.

Al mismo tiempo, nuestra noción de "contenido" ha evolucionado mucho con el tiempo, lo que ha puesto a prueba las capacidades de los sistemas ECM y ha desafiado su papel como depósito central y motor empresarial para datos empresariales no estructurados.

"Contenido" solía referirse a documentos: archivos de Word, hojas de cálculo PDF y tal vez dibujos CAD. Pero cuando nos fijamos en todo el contenido digital que ha provocado una explosión de datos en nuestro mundo, son todo tipo de otros activos digitales los que constituyen la mayor parte de ese contenido. Los correos electrónicos (no es de extrañar), los vídeos y los archivos de audio han contribuido enormemente a la supernova que hemos presenciado en términos del volumen de datos en nuestro mundo. Los mensajes de texto y otros tipos de datos que asociamos con los dispositivos móviles son otro componente importante.

1. La cantidad de canales de datos y contenidos a gestionar se ha vuelto abrumadora
2. Los tipos de datos que hay que gestionar, organizar y hacer accesibles se han vuelto un desafío
3. Las plataformas y prácticas sobre cómo utilizamos los datos han cambiado.

¿Qué nos depara el futuro?

"El futuro está aquí, pero no está distribuido equitativamente", dijo el famoso escritor de ciencia ficción William Gibson.

Si observa cómo las empresas han aprovechado con éxito sus plataformas y aplicaciones de gestión de documentos/gestión de contenido empresarial/servicios de contenido para abordar estos desafíos comerciales, hay algunos temas comunes.

En primer lugar, las empresas no pueden seguir dependiendo de los humanos para monitorear todos los canales a través de los cuales los datos y documentos entran y salen de sus organizaciones. La automatización puede monitorear las bandejas de entrada de correo electrónico, portales de clientes/socios/proveedores, sitios ftp, bandejas de entrada de fax digitales y cualquier otra fuente que se pueda imaginar, y analizar los datos, documentos y acciones que deben realizarse.

En segundo lugar, ya no es viable depender del teclado y el ratón como conducto para que los datos y documentos pasen de un sistema a otro, o de un paso de un proceso a otro.

Finalmente, como han sugerido los analistas, no existe ÚNICO sistema que pueda hacerlo todo. Entonces, la clave es garantizar una integración más flexible, adaptable e inteligente entre los sistemas en los que confiamos para gestionar, monitorear y controlar datos, documentos y decisiones.

La buena noticia es que existen nuevas soluciones para abordar y resolver estos problemas fundamentales. Es posible que el mercado no se haya decidido por el nombre final para ellos, pero las plataformas de automatización de procesos inteligentes (IPA) parecen cumplir los requisitos.

Plataformas como la Plataforma de Transformación de Artsyl están diseñadas para interactuar con ECM y sistemas ERP para abordar todos los cuellos de botella de los procesos y los problemas que han impedido que los enfoques de automatización anteriores sean rentables y viables para la mayoría de las organizaciones.

Se abordan los principales obstáculos descritos anteriormente, porque son:

1. Multicanal, con capacidad de monitorear múltiples flujos de datos y documentos.
2. Capaz de gestionar datos no estructurados y extraerlos de una amplia gama de tipos de datos y documentos.
3. Flexible y capaz de admitir la integración de múltiples sistemas y múltiples procesos comerciales sin depender de código personalizado o flujos de trabajo rígidos basados ​​en reglas.

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