Nuevas innovaciones como la IA, RPA y la automatización inteligente de procesos IPA) están ayudando a empresas de todos los tamaños a superar los obstáculos que les impedían justificar el costo y el esfuerzo para automatizar procesos rutinarios como el manejo de pedidos de ventas de clientes, donde el volumen y la velocidad de los documentos y transacciones amenazan con abrumar a los operadores humanos y los procesos manuales.
En muchos sentidos, la automatización de pedidos de ventas representa el modelo del tipo de enfoques de automatización de procesos que están disponibles hoy en día, con la llegada de sistemas de autoaprendizaje más flexibles que no requieren mucha codificación personalizada o esfuerzo de TI para ponerse en marcha, o para mantenerse a medida que el negocio crece y cambia.
Sin tecnologías flexibles y de autoaprendizaje, la automatización de los pedidos de ventas todavía es posible, hasta cierto punto. Digitalizar pedidos, enviarlos para su aprobación de acuerdo con reglas comerciales e integrarlos con sistemas ERP o ECM, aunque no es algo totalmente común, ha sido común durante décadas.
El mayor obstáculo en la última década ha sido aliviar a los miembros del personal de AP de la carga de manejar manualmente documentos en papel, administrar múltiples flujos de pedidos digitales (correos electrónicos, faxes digitales, cargas de sitios ftp, archivos EDI, etc.) y volver a ingresar manualmente la información de los pedidos en sistemas ERP/ECM/contables.
Las soluciones inteligentes de captura de datos ofrecen la promesa de aliviar estas tareas increíblemente ineficientes y propensas a errores de los operadores humanos, e históricamente han demostrado un claro retorno de la inversión. Sin embargo, el problema en el pasado era que configurar un software de captura de datos inteligente para respaldar la automatización de pedidos de ventas significaba crear manualmente plantillas o definiciones para cada formato imaginable en el que pudiera presentarse un pedido de ventas de un cliente, de modo que el sistema supiera dónde buscar información crítica como el nombre del cliente, el número de pedido, el subtotal, el total, etc.
El enfoque estaba bien para empresas donde unos pocos clientes podrían representar la mayor parte de sus cuentas por pagar, donde la configuración inicial podría representar el 80% del volumen de pedidos y el resto lo manejarían manualmente operadores humanos.
Hoy, sin embargo, la automatización de pedidos de ventas respaldada por plataformas de transformación empresarial como docAlpha de Artsyl Technologies y aplicaciones de procesos inteligentes como OrdenAcción , las empresas pueden lograr un 80 % de éxito desde el primer momento y permitir que el sistema aprenda de las interacciones con operadores humanos para adaptarse y evolucionar para manejar cerca del 100 % de los tipos de pedidos y casos de uso.
Resolver este importante problema resuelve todos los problemas posteriores que afectan a los procesos manuales. La automatización del manejo de documentos y la entrada de datos significa que las empresas tienen los datos que necesitan para aplicar las reglas comerciales para el enrutamiento y la codificación de aprobaciones. También significa una mejor visibilidad de las acumulaciones del libro mayor y un mejor control del flujo de caja. Básicamente, una vez resueltos los problemas de datos y documentos, los problemas de proceso se resuelven solos.
Si ha estado sobreviviendo y sufriendo el status quo, no hay mejor momento para hacer un cambio y transformar su proceso de pedidos de ventas. Desde implementaciones más sencillas hasta un retorno de la inversión más rápido, hacer el cambio nunca ha sido tan fácil ni tan gratificante.
Dé el siguiente paso y profundice en la página de recursos de Artsyl, luego comuníquese con Artsyl para programar una demostración y una llamada de descubrimiento que lo ayudarán a trazar su camino hacia un futuro digital.