El distribuidor de equipos ortopédicos OrthoVirginia acelera su proceso de facturación de proveedores de AP integrando la gestión de documentos y la captura inteligente de datos.
Lea nuestro último estudio de caso para descubrir cómo el mayor proveedor de atención ortopédica y terapéutica experta de Virginia pasó rápidamente de procesar manualmente cientos de facturas mensuales de proveedores a automatizar el manejo de facturas, el ingreso de datos, la codificación y el enrutamiento de aprobación mediante la implementación del docAlpha la plataforma de automatización de procesos inteligentes de Artsyl y la plataforma de gestión de contenido empresarial DocLink de Altec.
Durante su mandato como analista técnico en OrthoVirginia, Ted Kraje trabajó para ayudar a optimizar y automatizar las operaciones, ayudando a la empresa a evolucionar hasta convertirse en una organización estatal que puede continuar ampliando y haciendo crecer su negocio mientras atiende a sus clientes y proveedores.
Parte del crecimiento y la evolución de la empresa incluyeron una inversión en nuevos sistemas y software, comenzando con la implementación de la plataforma de registros médicos electrónicos Epic, seguida rápidamente por la decisión de adoptar un sistema de gestión de documentos.
Con un nuevo sistema implementado para manejar registros y documentos electrónicos de todo tipo, la digitalización y automatización de las cuentas por pagar parecía el siguiente paso obvio.
"Tenemos dos miembros del equipo AP en el personal", dijo Kraje, "Antes docAlpha , dedicaron todo su tiempo a codificar y enviar documentos a la gerencia para su aprobación y luego administraron el resto del proceso desde allí. Fue muy lento y manual”.
Un gran obstáculo que OrthoVirginia tuvo que superar fue escalar la organización para dar cabida al crecimiento del negocio en múltiples instalaciones, junto con el crecimiento asociado en proveedores y documentos de compras relacionados.
Para organizar y gestionar adecuadamente todos los documentos relacionados con AP, OrthoVirginia elige el sistema de gestión de contenidos empresariales DocLink de Altec. Con DocLink, OrthoVirginia pudo superar las eficiencias relacionadas con la gestión de documentos en papel y digitales en múltiples instalaciones.
Aún quedaba un gran desafío: incorporar esos documentos a DocLink de manera eficiente, incluidos metadatos relevantes para respaldar el enrutamiento y la codificación.
La eliminación del manejo manual de documentos y la entrada de datos permitiría al equipo AP de OrthoVirginia dedicar menos tiempo a tareas tediosas y más a contribuir al ahorro de costos, el flujo de caja y la reducción de errores.
"Procesamos 25.000 facturas cada año y el número sigue creciendo", afirmó Kraje, "con DocLink y docAlpha , podemos abordar nuestra velocidad de facturación actual y futura y hacer crecer nuestro negocio sin aumentar el personal”.
Para aprender más sobre cómo docAlpha , integrado con KwikTag ECM y Microsoft Dynamics GP sistemas ERP , permitió a OrthoVirginia ampliar sus operaciones y respaldar el cumplimiento, lea el estudio de caso completo .