Superar barreras a la automatizacion de cuentas por pagar

Ningun departamento de AP rezagado: la automatizacion aporta valor claro que deberia abrir presupuesto y prioridad sin friccion

Un informe reciente del American Productivity and Quality Center (APQC) indica que la mayoria de organizaciones (75%) exige transformacion de procesos de negocio en contabilidad y finanzas. Entre las que aun no han iniciado automatizacion, la barrera principal suele ser presupuesto, seguida de falta de recursos tecnicos para el proyecto y falta de patrocinio ejecutivo.

Para vencer la inercia interna frente a automatizacion de procesos, finanzas y AP deben enmarcar la propuesta de valor de forma que aseguren presupuesto y patrocinio ejecutivo, y asi encontrar el producto y el socio adecuados para la vision tecnologica.

Transformacion digital, aprendizaje automatico e IA son temas calientes entre consultores y consejos. Para lideres financieros y responsables de AP, enlazar automatizacion de AP con la automatizacion empresarial deberia ser un mensaje sencillo.

Segun una encuesta reciente de APQC, la mayoria de organizaciones (75%) exige transformacion de procesos en contabilidad y finanzas y un rol nuevo para los lideres financieros.

Los procesos manuales de AP son un riesgo competitivo

Encuestados de APQC indicaron que casi 3 de cada 4 organizaciones tienen un proyecto activo de transformacion de procesos financieros: quien no tenga iniciativa quedara atras en eficiencia, control y competitividad. Esa falta de agilidad y eficiencia puede traducirse en costos ocultos y fallos de proceso que limitan competir y ser rentables.

El ROI es claro; el presupuesto no siempre sigue

Entre las razones por las que las empresas aun no automatizan cuentas por pagar, la mayoria cito presupuesto como barrera principal, luego falta de recursos tecnicos y falta de patrocinio ejecutivo. Entre los encuestados por Paystream, solo el 7% dijo no creer que automatizacion AP generara ROI suficiente.

El caso de negocio para automatizacion de procesos

Falta de patrocinio y de recursos (tecnicos o financieros) es obstaculo comun al mejorar operaciones e invertir en eficiencia. La clave es armar el caso de negocio adecuado para los interesados correctos.

Para profesionales de AP, la buena noticia es que el caso de negocio para automatizacion AP esta consolidado y los resultados encajan con intereses de ejecutivos financieros, cada vez mas estrategicos en la organizacion.

Las metricas que respaldan iniciativas de automatizacion AP, basadas en resultados reales en varias industrias, estan documentadas y son accesibles. Con un proveedor de soluciones, el equipo de AP puede armar un caso solido alineado con CFO y equipo directivo, incluyendo:

• Visibilidad de proceso en tiempo real y mejor inteligencia de negocio. La automatizacion AP debe extraer datos de facturas en papel y digitales y archivos relacionados y crear asientos automaticamente en ERP y otros sistemas. Capturar y procesar esos datos rapido mejora visibilidad de KPI y control del flujo de caja.
• Mejor escalabilidad del negocio. Fusiones, adquisiciones y crecimiento organico estresan operaciones manuales: mas costos, errores, riesgos de cumplimiento y mal servicio. Automatizar AP evita que el crecimiento quede frenado por procesos internos.
• Descuentos por pronto pago. A veces como se reduce costo importa tanto como cuanto. Aunque la eficiencia suele justificar ROI rapido, bajar costos con descuentos por pronto pago (sobre todo con mejor visibilidad del efectivo) capta la atencion de un CFO astuto.
• Menos errores y riesgo de cumplimiento. Automatizar AP ataca temores recurrentes: auditorias y cumplimiento. Plataformas de procesos inteligentes extraen datos de facturas escaneadas y electronicas y cargan transacciones en ERP sin captura manual. Validan datos en el flujo, verifican partidas y totales, evitan duplicados y cruzan con datos de proveedores. El proceso genera pista de auditoria propia para mejor cumplimiento y auditabilidad.

Superar obstaculos y romper barreras

Asociaciones sectoriales, grupos profesionales de AP y proveedores de automatizacion AP ofrecen informacion, estadisticas y experiencia para armar un caso de negocio claro que ayude a conseguir fondos y recursos internos. La automatizacion de AP encaja con la vision de ejecutivos de procesos internos mas eficientes y agiles.

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