Un informe patrocinado por DocuWare explica como los fabricantes pueden llevar al back office los enfoques que reducen desperdicio e ineficiencia en planta, para acortar tiempos de ciclo, acceder antes a indicadores clave y reducir errores y excepciones.
Los procesos de compra a pago (P2P) y de pedido a cobro (O2C), dependientes de datos y documentos, son un terreno ideal para aplicar principios como Lean a cuellos de botella de entrada de datos y manejo documental.
Segun la Association for Information and Image Management, las empresas manufactureras se parecen a los demas sectores en procesos que implican datos y documentos, no solo piezas y lineas de montaje. Las tareas manuales y los procesos sin estandares de repetibilidad y previsibilidad no son menos frecuentes en fabricacion que en otros mercados, aunque muchas fabricas ya aplican metodologias para esos retos en otras areas del negocio.
Un reto habitual al gestionar procesos intensivos en datos y documentos es la variedad de plataformas de software especializadas. Los ERP y sistemas ECM son habituales, pero ademas los fabricantes mantienen informacion en PLM, MES, sistemas de planificacion de produccion y otros sistemas a menudo aislados o mal integrados.
Datos y documentos circulan por las operaciones de fabricacion apoyando procesos como:
Al buscar oportunidades para agilizar el flujo de datos y decisiones entre estos sistemas, compras y el procesamiento de pedidos de venta de clientes destacan como dos victorias rapidas potenciales: aplicar principios ya usados en otras partes de la organizacion a operaciones de back office de alto volumen y comportamiento predecible.
La mayoria de empresas, incluidos fabricantes, trata compras o cuentas por pagar y ventas o procesamiento de pedidos como centros de coste. Las que han automatizado y transformado esas areas pueden usar informacion oportuna y control de procesos para innovar mas y mejorar la satisfaccion del cliente, de modo que el back office tambien apoye objetivos estrategicos y financieros.
La buena noticia es que muchos fabricantes ya tienen la mayor parte de los sistemas necesarios para automatizar estas operaciones y no suelen necesitar el mismo cambio cultural que otros sectores. Con frecuencia solo falta el tejido conector que aligere las partes mas dolorosas: manejo de documentos y entrada de datos.
Las plataformas de automatizacion inteligente de procesos que automatizan documentos y extraccion de datos, como docAlpha de Artsyl, se integran con ERP, ECM y otros sistemas para convertir documentos de negocio y correos en datos estructurados sin entrada manual ni clasificacion o archivo manual. Hoy aprovechan machine learning, con ciclos de implementacion mas cortos y sin codigo a medida ni servicios profesionales masivos para integrar con lo existente.
Para el personal de back office, automatizar entrada y documentos significa menos tiempo en conciliacion factura-pedido, seguimiento de aprobaciones, verificacion de codigos, reentrada de datos o archivo. El rol pasa a incluir presupuesto, analisis y mejora continua de procesos.
Para la direccion, la automatizacion del back office ofrece mejor visibilidad en procesos y acceso mas oportuno a datos financieros y de desempeno.
La eficiencia y el insight acaban beneficiando al cliente: respuestas mas rapidas, mejor servicio y menores costes.
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