Mayorista/Minorista Profesional de Audio y Video Tower Products Inc. Logra Mayor Control sobre Facturas AP con docAlpha, DocStar y Sage

La Captura Inteligente entrega tiempos de ciclo de facturas AP eficientes mientras entrega mayor visibilidad y acceso a datos y documentos de facturas

El Desafío

Mientras que el proveedor de equipos de audio/video profesional Tower Product, Inc. había establecido un proceso relativamente confiable y eficiente para gestionar miles de facturas mensuales de más de 800 proveedores y rastrear pedidos/recibos de clientes enviados directamente, su dependencia del papel a menudo significaba una falta de visibilidad del proceso.

Para lograr un proceso sin papel, el Controlador de Tower Products, Vincent Baldwin, y su equipo tuvieron la tarea de ayudar a implementar un sistema automatizado que le daría a la empresa más control y visibilidad sobre el procesamiento y aprobaciones de facturas de proveedores. El objetivo era mejorar continuamente las eficiencias y bajas tasas de error, mientras mejoraba los informes y apoyaba acceso 24x7 para aprobaciones y monitoreo.

“Una de nuestras mayores luchas ha sido la presentación de informes manuales,” dijo Baldwin. “Para los informes de cada mes, teníamos que informar sobre inventario recibido que no había sido facturado, y con un flujo de trabajo basado en papel eso significaba recopilar el papeleo de inventario recibido y calcular manualmente los totales.”

Según Baldwin, otra parte del proceso que agregó complejidad fue el seguimiento de pedidos enviados directamente de un proveedor al cliente.

“Tenemos buenas asociaciones con nuestros proveedores, así que cuando un cliente hace un pedido, podemos hacer que se envíe directamente desde ellos, lo cual es en realidad un aspecto grande de nuestro procesamiento de cuentas por pagar,” dijo Baldwin.

Con un sistema manual basado en papel, Baldwin dijo que su equipo tenía el desafío de gestionar el pago a proveedores y la facturación a clientes.

La Solución

La clave para transformar el proceso de facturas de proveedores de Tower Products de papel a digital era confiar en la transformación digital docAlpha para optimizar el escaneo de facturas y documentos de compra relacionados, validar información de proveedores y facturas y automatizar el enrutamiento de aprobación de facturas.

Al aprovechar el sistema de gestión de contenido empresarial DocStar Eclipse de Tower Products y crear integración con el sistema contable Sage de la empresa y el sistema ERP Response, el nuevo proceso sin papel apoyó mejores informes y acceso oportuno a datos y documentos desde cualquier lugar, en cualquier momento.

“Como supervisor del departamento, he visto una mejora en la responsabilidad,” dijo Baldwin. “Tengo mucha más visibilidad y transparencia en el estado del flujo de trabajo, así que puedo ver las facturas fluir y ver cómo estamos atrasados y cómo estamos procesando facturas, así que eso ha sido bueno desde mi punto de vista.”

Según Baldwin, digitalizar el proceso de Tower Product también mejoró la capacidad de rastrear y gestionar envíos directos.

“Puedo ver facturas fluyendo a través del sistema, incluyendo muchas que involucran envíos directos que necesitamos dar vuelta y no solo pagar a nuestro proveedor sino también facturar a nuestro cliente al confirmar el pedido,” dijo Baldwin.

Con un proceso automatizado y digital en su lugar, Baldwin y su equipo están explorando optimizar aún más sus flujos de trabajo de procesos para lograr mayor eficiencia del proceso. También están mirando expandir el alcance de los documentos y procesos que pueden automatizar confiando en docAlpha .

La firma de cheques es uno de esos procesos que Baldwin visualiza volverse sin papel y gestionar con docAlpha.

“Gestionar y recuperar cheques es otra carga de trabajo intensiva para nuestro personal,” dijo Baldwin.

“También queremos incorporar notas de crédito para nuestro departamento de devoluciones en el proceso” dijo Baldwin.

“No tenemos un flujo de trabajo construido para ese procesamiento, así que ahora todas las notas de crédito tienen que procesarse manualmente.”

Con una base sólida, Baldwin y su equipo esperan con ansias una mayor optimización y nuevas oportunidades para la innovación con docAlpha .