Tiger Electric Automatiza el Flujo de Trabajo y Elimina la Entrada Manual de Datos con docAlpha y KwikTag

El Desafío

Como jefa de retención de datos en Tiger Electric, Toni Johnson usa muchos sombreros y pasa mucho tiempo ayudando a la empresa de contratación eléctrica con sede en Colorado a asegurar que todos los datos, documentos y procesos relacionados con la gestión de sus más de 300 subcontratistas y cientos de proyectos comerciales, residenciales e industriales estén en orden.

Gestionar toda esa información y documentos relacionados de manera eficiente y efectiva no solo permite a la empresa gestionar mejor los proyectos, sino también sus procesos financieros, incluyendo cuentas por pagar y por cobrar.

Durante sus más de cuatro años en Tiger Electric, Johnson ha trabajado para ayudar a optimizar y automatizar tantos procesos como sea posible para asegurar que la empresa pueda continuar escalando y haciendo crecer su negocio sin tropezar con obstáculos operativos.

Uno de los grandes obstáculos que Tiger Electric tuvo que superar fue la gestión de miles de documentos en papel y electrónicos y procesos relacionados para incorporar y gestionar contratistas eléctricos, así como mantener docenas de documentos relacionados con cada proyecto.

Cuando se trataba de escanear documentos en papel, a menudo un solo proyecto residencial podía requerir de 35 a 40 minutos, ocupando la impresora/escáner de la empresa, pero también consumiendo el tiempo de un miembro valioso del equipo.

El proceso era particularmente doloroso para cuentas por pagar y procesamiento de facturas.

“[En el pasado], alguien tenía que escanear un recibo, escanear la factura, y luego escanear el papeleo de nuestro lado para esa factura y repetir ese proceso 100 veces al día. Así que era muy, muy, muy tedioso y que consumía mucho tiempo.”

La Solución

Según Johnson, Tiger Electric eligió implementar el sistema de gestión de contenido empresarial KwikTag de ImageTag para gestionar mejor todos los documentos relacionados con sus procesos comerciales. Como resultado, Tiger Electric podría manejar sus documentos comerciales de una manera que fuera optimizada y más eficiente.

Un componente clave para obtener tanto documentos en papel escaneados como electrónicos en KwikTag de manera eficiente, automatizando el proceso doloroso de entrada de datos y archivo manual de documentos en las carpetas correctas, fue una solución llamada docAlpha, de Artsyl Technologies.

En apoyo del objetivo de Johnson de optimizar tanto el proceso de escaneo como de archivo, docAlpha identifica inteligentemente datos dentro de documentos en papel escaneados y digitales, como un nombre de constructor o número de orden de trabajo, para que pueda pasar información a KwikTag para activar flujos de trabajo específicos. Esos flujos de trabajo luego enrutan documentos a las partes interesadas apropiadas o asocian un documento con contratistas o proyectos específicos automáticamente.

Los Resultados

Según Johnson, fusionar las capacidades de docAlpha y KwikTag ha ayudado a Tiger Electric a lograr un nuevo nivel de control sobre sus procesos mientras aumenta la eficiencia.

Esas ganancias de eficiencia provinieron en gran parte de permitir que el personal de Johnson escanee documentos por lotes todos a la vez, luego confiando en docAlpha para clasificarlos automáticamente, identificar los tipos de documentos y proporcionar datos a KwikTag para que pudieran archivarse automáticamente y asociarse con los casos correctos en el sistema.

“En el pasado, nos tomaba de 35 a 40 minutos escanear una carpeta residencial, en comparación con un minuto y medio a tres minutos escaneándola y confiando en docAlpha,” dijo Johnson.

Para cada dirección tenemos una carpeta que contiene de diez a quince planos, y al menos de uno a doscientos documentos, órdenes de trabajo y tickets de servicio. Estamos escaneando un lote con una hoja de portada que le dirá a dónde ir,” agregó.

Como resultado, el equipo de Johnson ha podido ser más eficiente y efectivo y trabajar juntos más de cerca como equipo.

“Unió a todos en términos de camaradería, porque antes realmente no podías ayudar a alguien más a ponerse al día porque estarías parado en un escáner de copiadora y haciendo documentos individuales a la vez,” dijo Johnson.

Con un sistema en su lugar que pudiera manejar de manera confiable sus necesidades de gestión de documentos y automatización de procesos, Johnson ha buscado formas de continuar optimizando procesos y aumentar la eficiencia.

“Dependemos mucho de los flujos de trabajo y hemos creado 13 de ellos en KwikTag, apoyados por docAlpha,” dijo Johnson. Lo más importante para ella y su equipo era que pudieran crear o modificar sus propios flujos de trabajo usando el sistema.

“Lo mejor que nos ha llegado de Artsyl con docAlpha es que nos ha ahorrado tanto tiempo.”