Small Mining Development LLC Aprovecha una Mina de Oro de Automatización de AP con docAlpha

Para Small Mining Development, docAlpha proporcionó un elemento clave en el proceso automatizado de AP de la empresa, cerrando la brecha entre su ERP Sage 100 y ECM DocLink, mientras automatizaba la entrada de datos y el manejo de documentos

El Desafío

Small Mining Development LLC está a la vanguardia de la innovación en minería subterránea mecanizada, habiendo desarrollado técnicas probadas en condiciones de terreno desafiantes que ahora se usan ampliamente en proyectos de minería de oro subterránea de Nevada.

La cultura y el enfoque de innovación de la empresa los llevó a buscar nuevas y mejores formas de extraer valor del proceso de cuentas por pagar y transformar sus facturas de AP y documentos relacionados en activos informacionales valiosos.

Antes de implementar una solución automatizada, el Controlador Asistente Cody Birch manejaba 2,000 facturas de proveedores mensuales que se imprimían, firmaban y codificaban para aprobación a mano, luego se devolvían a la oficina principal desde múltiples ubicaciones para procesamiento.

“Revisaría todas ellas, las codificaría a mano, y luego las escribiría en nuestro programa contable,” dijo Birch.

Según Birch, Small Mining se enfocó en pagar esas facturas rápidamente para capturar descuentos de pago anticipado, un desafío considerando el volumen.

“Nos enorgullecemos de asegurar que pagamos todo a tiempo así como obtener todos nuestros descuentos. Cuando las cosas aparecían en papel era urgente para mí. Tendría que revisar mi papel y asegurar que obtengo todas esas facturas. En algunos casos, recibiríamos una factura por correo con un descuento por pago dentro de diez días. Enviar la factura por correo podría tomar 3 o 4 días, así que habría un tiempo de respuesta ajustado.”

Más allá de optimizar ese proceso para que las facturas pudieran procesarse más eficientemente, Birch dijo que Small Mining quería mejor visibilidad a los datos de facturas de proveedores.

“Conmigo escribiendo facturas, obviamente no podría escribir cada elemento de línea,” dijo Birch. “Queríamos una mejor comprensión de nuestras compras y la capacidad de tomar mejores decisiones de adquisición.”

La Solución

Small Mining decidió implementar Sage 100 para gestionar sus datos comerciales y DocLink para ayudar a digitalizar y gestionar sus documentos. Mientras que estos sistemas permitirían a Small Mining gestionar mejor sus datos y documentos, la empresa entendió que los verdaderos cuellos de botella del proceso que enfrentaban estaban relacionados con clasificar facturas manualmente e ingresar información a mano en su sistema contable.

Al automatizar la captura de documentos, podrían acelerar y escalar su proceso de AP, mientras obtenían visibilidad a los datos que necesitaban para tomar mejores decisiones de compra.

Al confiar en las capacidades de captura inteligente de docAlpha, Birch no tiene que preocuparse por clasificar manualmente facturas y archivarlas en DocLink, o ingresar manualmente información en su ERP Sage. docAlpha captura TANTO detalles de encabezado como elementos de línea de facturas, validando datos de facturas contra registros existentes en Sage, luego archivando automáticamente la factura en DocLink y actualizando registros de transacciones en el ERP.

“Una vez que estaba funcionando, estaba funcionando, y era increíble,” dijo Birch.

Más allá de la eficiencia y control agregados, docAlpha ha liberado a Birch de su escritorio y una montaña de papeleo.

“Tengo la libertad de trabajar fuera de mi oficina ahora, donde no lo tenía antes,” dijo Birch. “La automatización ha ahorrado tiempo y ahorrado dinero para nosotros, y para nuestros proveedores. Tengo más detalle sobre nuestras compras ahora. Y al mismo tiempo, no estamos gastando casi la cantidad de dinero en papel y franqueo que estábamos anteriormente.”

Próximos Pasos

Más allá de cuentas por pagar, Birch dice que Small Mining puede ver cómo docAlpha podría ayudar a optimizar y mejorar procesos comerciales para otros departamentos, incluyendo Recursos Humanos.

Además del reclutamiento de empleados y procesamiento de aplicaciones, el departamento de HR de Small Mining Development mantiene un registro de pruebas rutinarias de audición y drogas para empleados, algo que docAlpha podría ayudar a automatizar y eliminar entrada manual de datos y archivo de documentos.

“docAlpha aceleraría sus procesos además tendríamos más datos y menos papel,” dijo Birch.

Artsyl

Durante más de una década, Artsyl ha entregado soluciones de automatización de procesos inteligentes que comienzan con el paso más doloroso e ineficiente en cualquier proceso: la entrada manual de datos. Al aprovechar datos y documentos para manejar inteligentemente la captura de datos, extracción, clasificación y enrutamiento, Artsyl optimiza las operaciones de extremo a extremo para mejorar la eficiencia, visibilidad, cumplimiento y control.

La plataforma docAlpha de Artsyl reduce el manejo manual de documentos, elimina la entrada de datos, aumenta la precisión de los datos, acelera los flujos de trabajo y asegura el cumplimiento de estándares. Apoyado por informes robustos que aumentan la transparencia del proceso, las soluciones de Artsyl empoderan a las organizaciones para monitorear KPIs, eliminar cuellos de botella de aprobación y reducir tiempos de ciclo mientras proporcionan auditabilidad instantánea.