Leatherman Combina docAlpha y Dynamics AX para Modernizar su Proceso de Pagos y Hacer Crecer su Línea de Fondo

Implementar Procesos Más Rentables y Obtener Control sobre las Adquisiciones Alimenta Crecimiento de Ganancias para el Fabricante de Herramientas Multi-Propósito con Sede en Oregon

El Desafío

En 2012, Leatherman estaba sentando las bases para un proceso financiero para lograr mejor visibilidad y control sobre sus gastos comerciales. Alrededor de ese tiempo, el Director de TI Travis Pierce se unió para ayudar a la empresa a modernizar las herramientas y procesos en los que confiaban para lograr esos objetivos.

Según Pierce, Leatherman previamente había invertido en herramientas para optimizar operaciones, como la Plataforma de Procesos Inteligentes docAlpha de Artsyl Technology que ayudó a capturar inteligentemente datos de facturas de proveedores. El problema era que el sistema ERP subyacente y la automatización de flujo de trabajo de apoyo en los que históricamente habían confiado no podía mantenerse al ritmo de su negocio.

“Nuestro sistema ERP anterior tenía 20 años e incluía mucha personalización,” dijo Pierce. “El sistema antiguo no proporcionaba la flexibilidad que necesitábamos para hacer crecer nuestra empresa y apoyaba ubicaciones de envío o manufactura agregadas.”

Para posicionarse mejor para el crecimiento, Leatherman decidió migrar a Microsoft Dynamics AX . En lugar de abandonar un sistema de apoyo como docAlpha , que había demostrado su valor al eliminar la entrada manual de datos y el archivo de documentos, Leatherman se dirigió a Artsyl Technologies para entregar integración con Dynamics AX. El resultado sería una automatización de proceso AP automatizado de extremo a extremo, con docAlpha entregando captura inteligente de datos de facturas de proveedores para informar reglas comerciales que impulsarían el proceso de flujo de trabajo de Dynamics AX.

La Solución

Antes de la migración a AX, docAlpha permitió al equipo de AP de tres personas de Leatherman gestionar más de 80,000 facturas por año de casi 2,000 proveedores, con un promedio de 10,000 pagos anualmente. Al confiar en docAlpha, el equipo de AP cree que pudieron manejar el crecimiento del negocio a través de la automatización, esencialmente eliminando la necesidad de agregar otro miembro del personal para enfocarse a tiempo completo en el procesamiento de cuentas por pagar.

Al confiar en las capacidades de captura inteligente de docAlpha, el equipo de AP no tiene que preocuparse por archivar y clasificar manualmente facturas o ingresar manualmente información en su sistema ERP. docAlpha identifica y extrae datos accionables de facturas en papel escaneadas o digitales nativas e ingresa esos datos dentro del sistema ERP. Esos datos informan a su motor de flujo de trabajo de aprobación de cuentas por pagar para enrutar todo para codificación y aprobación.

Los Resultados

Según la Especialista Senior de AP Heather Williams, fusionar las capacidades de docAlpha con Dynamics AX ayudará a Leatherman a lograr un nuevo nivel de control sobre su proceso de AP, mientras mantiene o aumenta la eficiencia.

“Antes de docAlpha, la gente simplemente iba a ordenar cosas, las facturas aparecían y el equipo de AP tenía que rastrear a las personas para aprobaciones y códigos GL,” dijo Williams.

“Ahora, con docAlpha y AX, estamos implementando un proceso de requisición de compra con una estructura de aprobación clara que hace a las personas responsables de lo que están ordenando y asegurando aprobación,” agregó.

La plataforma de procesos inteligentes docAlpha optimiza aún más el proceso de requisición de compra de Leatherman al hacer coincidir automáticamente órdenes de compra generadas del proceso de requisición, con cotizaciones y facturas recibidas de proveedores.

Según Pierce, el impacto comercial del proceso de AP recién definido ha sido significativo para Leatherman.

“Poner un proceso en su lugar para implementar mayor visibilidad y control sobre compras y aprobación de facturas ha sido enormemente beneficioso,” dijo Pierce, “Tiene un tremendo impacto en el crecimiento de nuestra línea de fondo.”