Herrick Industrial Supply Entrega Servicio al Cliente Instantáneo con DocuWare y docAlpha

La Captura Inteligente reduce los tiempos de respuesta de consultas de ventas de clientes y entrega acceso instantáneo a documentos y datos de albaranes al eliminar la entrada manual de datos y el manejo de documentos

El Desafío

Antes de implementar la plataforma de transformación digital docAlpha, el propietario de Herrick Industrial Supply, Steve Herrick, dice que su personal tenía dificultades para digitalizar albaranes y otros documentos de clientes para que pudieran ser buscados y recuperados eficientemente desde su sistema DocuWare.

“De vez en cuando, tal vez dos veces por semana, un cliente llamará y dirá: ‘Tengo una factura para este artículo, pero no recibí un albarán para ello. ¿Puedes enviarme por correo electrónico una copia de la lista de empaque firmada?’” dijo Herrick.

Sin un sistema digital eficiente en su lugar, Herrick y su personal tendrían que revisar cientos de archivos mientras un cliente esperaba una respuesta.

“Tendríamos estos grandes archivadores, y si un cliente tenía una pregunta, sacaríamos su archivo y revisaríamos 200 albaranes,” dijo Herrick.

El proceso manual no siempre era infalible, según Herrick.

“Muchas veces ese albarán firmado se archivaba incorrectamente,” dijo Herrick. “Nuestro cliente que comenzaba con una G se metía en las H’s, así que si tenías que volver y encontrar un albarán firmado de Great Western Plumbing y no está ahí, simplemente no estaría ahí, podría estar en las H’s o simplemente archivado incorrectamente en algún lugar o nunca llegó al archivo en primer lugar.”

Mientras que DocuWare proporcionaba un gran sistema para almacenar, recuperar y gestionar documentos, con hasta 3,000 albaranes para procesar en un mes determinado, Herrick necesitaba una forma efectiva de extraer datos de los albaranes escaneados de una manera que ahorrara tiempo y aumentara la eficiencia.

“Cuando un cliente está pidiendo algo, lo quieren ahora,” dijo Herrick. “No podíamos obtener la información lo suficientemente rápido.”

La Solución

Con docAlpha, el personal de Herrick puede escanear los albaranes de clientes y confiar en las capacidades de captura inteligente del sistema para identificar el código de cliente, número de pedido, número de ticket y fecha e ingresar automáticamente esos datos en DocuWare junto con una imagen del albarán firmado.

Comparar la eficiencia de Herrick con docAlpha y DocuWare y el sistema antiguo de la empresa es como el día y la noche.

“En un buen día, podrían ser quince minutos para encontrar un documento, o nunca encontrarlo.” dijo Herrick. “Ahora tengo el acceso directo en el escritorio de las personas de ventas, así que todo lo que necesitamos es una fecha de pedido o un número de cliente o un número de pedido o ticket de recogida. Muchas veces el cliente está mirando una factura, y en la factura está el número de pedido y el número de ticket de recogida. Todo lo que necesitamos es una de esas piezas de información para traer la información”

“Es velocidad de rayo en comparación con la otra forma.”

Artsyl

Durante más de una década, Artsyl ha entregado soluciones de automatización de procesos inteligentes que comienzan con el paso más doloroso e ineficiente en cualquier proceso: la entrada manual de datos. Al aprovechar datos y documentos para manejar inteligentemente la captura de datos, extracción, clasificación y enrutamiento, Artsyl optimiza las operaciones de extremo a extremo para mejorar la eficiencia, visibilidad, cumplimiento y control.

La plataforma docAlpha de Artsyl reduce el manejo manual de documentos, elimina la entrada de datos, aumenta la precisión de los datos, acelera los flujos de trabajo y asegura el cumplimiento de estándares. Apoyado por informes robustos que aumentan la transparencia del proceso, las soluciones de Artsyl empoderan a las organizaciones para monitorear KPIs, eliminar cuellos de botella de aprobación y reducir tiempos de ciclo mientras proporcionan auditabilidad instantánea.