Government Scientific Elimina el Dolor de los Procesos de Facturas AP con docAlpha, KwikTag y Dynamics NAV

docAlpha automatiza el manejo de documentos y la entrada de datos para apoyar la automatización de procesos AP de extremo a extremo para KwikTag y Microsoft Dynamics NAV

El Desafío

Como Director de Operaciones para Government Scientific Source, Scott Stackhouse ha visto a la empresa cambiar y evolucionar rápidamente, creciendo de $15M en ingresos en 2013 a $215M el año pasado. Esa evolución ha sido emocionante, pero también tenía el potencial de estresar los procesos de back office de la empresa de una manera que tenía el potencial de impedir el crecimiento futuro.

Según el COO de Government Scientific Source, Scott Stackhouse, una clave para elegir la solución correcta de automatización de AP era la integración con el sistema ERP Microsoft Dynamics NAV de la empresa.

“Antes de digitalizar y automatizar nuestro proceso de cuentas por pagar, nuestro equipo de AP literalmente imprimía facturas digitales e ingresaba información manualmente en nuestro sistema ERP NAV,” dijo Stackhouse. “Nos preguntamos ‘¿cómo podemos hacer esto mejor, de manera más rentable sin agregar continuamente personal de entrada de datos para mantenerse al día con el volumen?’”

La Solución

Según Stackhouse, Government Scientific Source eligió implementar el sistema de gestión de contenido empresarial KwikTag de ImageTag para gestionar mejor su proceso de facturas de proveedores AP. Como resultado, Government Scientific Source podría manejar sus documentos comerciales de una manera que fuera optimizada y más eficiente.

Un componente clave para obtener tanto documentos en papel escaneados como electrónicos en KwikTag de manera eficiente, automatizando el proceso doloroso de entrada de datos y archivo manual de documentos en las carpetas correctas, fue una solución llamada docAlpha, de Artsyl Technologies.

En apoyo del objetivo de Stackhouse de optimizar tanto el proceso de escaneo como de archivo, docAlpha identifica inteligentemente datos dentro de documentos en papel escaneados y digitales, como un número de factura o nombre de proveedor, para que pueda pasar información a KwikTag para activar flujos de trabajo específicos. Esos flujos de trabajo luego enrutan documentos a las partes interesadas apropiadas para codificación y procesamiento.

Los Resultados

Según Stackhouse, fusionar las capacidades de docAlpha y KwikTag ha ayudado a Government Scientific Source a lograr un nuevo nivel de control sobre sus procesos mientras aumenta la eficiencia.

“A nuestro equipo de AP le encanta,” dijo Stackhouse, “Elimina la monotonía de sus trabajos y les da mayor control sobre el proceso incluso a medida que el negocio crece.”

Esas ganancias de eficiencia provinieron en gran parte de permitir que el equipo de AP escanee documentos por lotes todos a la vez, luego confiando en docAlpha para clasificarlos automáticamente, identificar los tipos de documentos y proporcionar datos a KwikTag para que pudieran archivarse automáticamente.

Como resultado, el equipo de AP de Government Scientific Source ha podido continuar manteniéndose al día con la demanda y los aumentos en la velocidad de facturas de proveedores, incluso cuando la empresa pasó de 50 transacciones diarias de proveedores a 600-700 cada día.