DRM Waste Management Desperdicia Menos Tiempo en Entrada de Datos y Procesamiento de Facturas con docAlpha y DocLink

Al automatizar su proceso de pagos, DRM Waste Management escala operaciones sin problemas

El Desafío

DRM Waste Management, con sede en Nueva Jersey, gestiona más de 2.5 millones de toneladas de residuos anualmente para minoristas, mayoristas, restaurantes, restaurantes de comida rápida, farmacias, bancos, construcción, supermercados, centros comerciales, distribución e instalaciones de almacenes.

A principios de la década de 2000, el negocio de DRM creció rápidamente, casi duplicándose en tamaño a medida que la empresa asumía cuentas nuevas y más grandes. Su modelo probado para consolidación, gestión y reciclaje de residuos atrajo a las tiendas de cajas emergentes y clubes mayoristas, como el modelo para simplicidad y reducción de costos.

Ese modelo de simplicidad y reducción de costos era un enfoque que la empresa decidió que necesitaba aplicar a su oficina trasera, escalando operaciones para apoyar un negocio en crecimiento.

Con más de 1,000 facturas para procesar, archivar y gestionar cada mes, encontrar una solución automatizada para aumentar la eficiencia del procesamiento de facturas AP significaría que DRM Waste Management podría continuar expandiendo operaciones y asumiendo nuevas cuentas mientras permite que su personal existente gestione facturas de proveedores de manera eficiente.

Según el Verificador de Facturación de DRM Management, Ben Fetter, los procesos de AP de la empresa eran completamente manuales y muy intensivos en mano de obra.

“Todo se hacía a mano,” dijo Fetter. “Recibiríamos las facturas y las procesaríamos a través de hojas de cálculo y haríamos todo nosotros mismos, y luego sacaríamos los cheques de esa manera.”

La Solución

DRM Waste Management decidió implementar la plataforma de Transformación Digital docAlpha, integrada con su sistema de gestión de documentos DocLink para manejar su proceso de facturas de proveedores AP de una manera que redujera el tiempo y el esfuerzo para el personal de cuentas por pagar de la empresa.

El sistema de gestión de documentos DocLink de DRM Waste Management de Altec permite al equipo de AP almacenar de forma segura facturas digitales y documentos relacionados para fácil recuperación. Más allá de gestionar facturas, DocLink automatiza el enrutamiento de facturas para revisión por los aprobadores apropiados, proporcionándoles fácil acceso a documentos y a información de codificación G/L.

Para optimizar el proceso de obtener documentos en DocLink e ingresar los datos relacionados apropiados de proveedores y facturas, la plataforma docAlpha de Artsyl extrae inteligentemente información relevante de facturas, luego archiva automáticamente los documentos e ingresa metadatos relevantes en DocLink.

Según Fetter, la introducción de DocLink, integrado con docAlpha optimizó dramáticamente el proceso de facturas AP de la empresa.

“Siento que es mucho más fácil, porque ahora pueden simplemente entrar al sistema y verificar todo en la pantalla en lugar de hacerlo todo manualmente,” dijo Fetter.

“Todo está ahí para que simplemente verifiquen dos veces y luego envíen y se paguen.”

Hoy, a medida que DRM Waste Management continúa haciendo crecer su negocio, Fetter y el equipo de AP pueden mantener el ritmo, gracias a DocLink y docAlpha.