CPower Combina docAlpha con Dynamics GP y PaperSave para Volverse Sin Papel y Optimizar su Proceso de Pagos

Para CPower, obtener control sobre cuentas por pagar y digitalizar sus procesos de AP comenzó con su sistema ERP Microsoft Dynamics GP y sistema de gestión de documentos PaperSave. El docAlpha de Artsyl eliminó el dolor (y el papel) del proceso.

El Desafío

Recientemente, CPower Energy Management tomó la decisión de migrar de subcontratar cuentas por pagar a gestionar el proceso internamente. Como parte de esa iniciativa, la empresa eligió volverse sin papel e invirtió en el sistema de gestión de documentos PaperSave, integrado con su sistema ERP Microsoft Dynamics GP.

Como un negocio pequeño pero en crecimiento, establecido en 2014, CPower quería lograr visibilidad y control sobre sus procesos de AP de una manera que les permitiera escalar para el crecimiento futuro.

La Especialista en Cuentas por Pagar Shanelle Hunter se unió a CPower en ese momento. Como la persona responsable de asegurar que las facturas de proveedores se procesen de manera eficiente y confiable, apreció el valor de tener una solución de captura inteligente como la plataforma de procesos inteligentes docAlpha de Artsyl Technologies en su lugar para automatizar el manejo de documentos, archivo y entrada de datos en su sistema ERP Dynamics GP.

La Solución

Al confiar en las capacidades de captura inteligente de docAlpha, Hunter no tiene que preocuparse por archivar y clasificar manualmente facturas en PaperSave o ingresar manualmente información en su sistema ERP Dynamics GP.

docAlpha identifica y extrae datos accionables de facturas en papel escaneadas o digitales nativas e ingresa esos datos en el sistema PaperSave junto con el documento. Esos datos informan al motor de flujo de trabajo de aprobación de cuentas por pagar de PaperSave para enrutar todo para codificación y aprobación.

Una vez aprobado, esos datos se usan para crear automáticamente transacciones de pagos en Dynamics GP.

El Resultado

“[docAlpha] contribuye porque mantiene nuestro proceso sin papel,” dijo Hunter. “No tengo que preocuparme por un montón de documentos en todas partes y perder una factura. Así que si no la veo en el sistema, las auditorías no la han recibido, lo cual es bueno.”

Con docAlpha en su lugar, CPower pudo crear un proceso automatizado de extremo a extremo que facilitaría capturar y archivar tanto facturas digitales como en papel dentro de PaperSave, enrutarlas automáticamente para aprobación, luego ingresar las transacciones en Dynamics GP sin ninguna entrada manual de datos.

Como resultado, la empresa ha logrado exitosamente su visión para un proceso de AP sin papel y se posicionó para escalar operaciones a medida que el negocio continúa creciendo.

Artsyl

Durante más de una década, Artsyl ha entregado soluciones de automatización de procesos inteligentes que comienzan con el paso más doloroso e ineficiente en cualquier proceso: la entrada manual de datos. Al aprovechar datos y documentos para manejar inteligentemente la captura de datos, extracción, clasificación y enrutamiento, Artsyl optimiza las operaciones de extremo a extremo para mejorar la eficiencia, visibilidad, cumplimiento y control.

La plataforma docAlpha de Artsyl reduce el manejo manual de documentos, elimina la entrada de datos, aumenta la precisión de los datos, acelera los flujos de trabajo y asegura el cumplimiento de estándares. Apoyado por informes robustos que aumentan la transparencia del proceso, las soluciones de Artsyl empoderan a las organizaciones para monitorear KPIs, eliminar cuellos de botella de aprobación y reducir tiempos de ciclo mientras proporcionan auditabilidad instantánea.