Albrecht Inc. Reduce las Aprobaciones de Facturas AP de Dos Semanas a Dos Días y Elimina la Entrada Manual de Datos con docAlpha

El Desafío

Albrecht, Inc., una empresa inmobiliaria y de gestión de propiedades con sede en Ohio, gestiona más de 4 millones de pies cuadrados de bienes raíces, incluyendo una cadena importante de supermercados y todos los servicios de mantenimiento relacionados con las operaciones de ese inquilino. Todos los servicios y facturas y papeleo relacionados pasan por el escritorio de su Controladora, Merilee Bailey. En última instancia, todo cruza el escritorio del presidente de Albrecht, quien revisa y finalmente aprueba todas las facturas para pago. Con más de 3,000 facturas en proceso cada mes, el enfoque manual de la empresa para las aprobaciones estaba consumiendo el tiempo del personal administrativo, gerentes y ejecutivos de una manera que no era escalable ni sostenible.

Antes de migrar a un sistema de gestión de contenido empresarial digital y automatizar el enrutamiento y aprobación de facturas, Merilee, su personal, gerentes de departamento y el presidente de la empresa desperdiciaban horas cada semana en actividades relacionadas con AP, incluyendo archivo, entrada de datos, enrutamiento, seguimiento de aprobaciones, coincidencia de PO y, en última instancia, procesamiento de pagos. Todo el proceso de aprobación de facturas requería dos semanas para completarse, con un empleado de AP gastando dos horas y media cada semana solo en archivo de facturas y entrada de datos.

El primer paso para resolver el problema de procesos de AP ineficientes fue implementar PaperSave como el sistema de gestión de contenido empresarial de la empresa, y automatizar el proceso de enrutamiento y aprobación, todo el camino hasta crear registros de transacciones en el sistema ERP Dynamics GP de la empresa.

Como explicó Bailey, “Ese fue el comienzo, pero no fue lo suficientemente bueno. Pensé que DEBÍA haber una mejor manera de gestionar la captura de todos nuestros documentos y automatizar el proceso de entrada de datos y coincidencia.”

La Solución

Fue entonces cuando Bailey y su equipo fueron presentados a Artsyl y a la plataforma de procesos inteligentes docAlpha de la empresa. docAlpha proporcionó a Albrecht la pieza faltante del rompecabezas que finalmente eliminaría el dolor de sus procesos de AP: las tareas de clasificación, archivo y entrada de datos que seguían siendo un cuello de botella en su proceso de pagos.

Con docAlpha, Bailey y su equipo han podido eliminar el 95% de la entrada de datos que solía ser requerida para procesar facturas. docAlpha convierte inteligentemente el texto dentro de documentos en papel escaneados y digitales en datos accionables. Todo lo que el equipo de AP de Albrecht necesita hacer es escanear sus documentos en papel o cargar facturas electrónicas para que docAlpha pueda identificar información relevante como nombres de proveedores y montos de facturas. El sistema es lo suficientemente inteligente para validar datos, ya sea haciendo referencia cruzada con el sistema ERP de Albrecht o realizando validaciones de elementos de línea de factura para asegurar que coincidan con los montos totales de factura.

Esos datos se usan para informar las reglas comerciales de Albrecht, determinando quién debe codificar una factura y revisarla antes de la aprobación y el pago. El sistema obliga a los usuarios a ingresar comentarios para demostrar que han revisado cuidadosamente la factura para el pago. Todas las facturas son finalmente enrutadas al presidente de la empresa para aprobación.

El Resultado:

Según Bailey, automatizar los procesos de AP de Albrecht con docAlpha se pagó por sí mismo en menos de un año, solo basándose en el tiempo que ella se ahorró.

“Si miras una tarifa por hora para mí, hemos recuperado más que nuestro dinero. Honestamente, por el tiempo que estábamos gastando en la otra chica en la oficina, ingresando los pagos, definitivamente ya lo hemos recuperado,” dijo Bailey.

Usando docAlpha, los tiempos de ciclo de aprobación de pagos AP pasaron de dos semanas a dos días. Bailey ahorró tres cuartos de día cada semana en tiempo relacionado con el procesamiento de pagos y el seguimiento de aprobaciones. Otro miembro del personal ahorró dos horas y media cada semana en entrada de datos.

Sin embargo, el impacto en Bailey, su personal y su empresa fue más allá de la eficiencia ganada.

“Tu tiempo es más valioso que el dinero,” dijo. Y demostrar el retorno de la inversión de la inversión en automatización de cuentas por pagar fue un ejercicio simple.

“Mi jefe es genial,” dijo, “Te dejará tener cualquier cosa que necesites para hacer tu trabajo siempre que puedas mostrarle que vale la pena.””

Artsyl

Durante más de una década, Artsyl ha entregado soluciones de automatización de procesos inteligentes que comienzan con el paso más doloroso e ineficiente en cualquier proceso: la entrada manual de datos. Al aprovechar datos y documentos para manejar inteligentemente la captura de datos, extracción, clasificación y enrutamiento, Artsyl optimiza las operaciones de extremo a extremo para mejorar la eficiencia, visibilidad, cumplimiento y control.

La plataforma docAlpha de Artsyl reduce el manejo manual de documentos, elimina la entrada de datos, aumenta la precisión de los datos, acelera los flujos de trabajo y asegura el cumplimiento de estándares. Apoyado por informes robustos que aumentan la transparencia del proceso, las soluciones de Artsyl empoderan a las organizaciones para monitorear KPIs, eliminar cuellos de botella de aprobación y reducir tiempos de ciclo mientras proporcionan auditabilidad instantánea.