La Junta Escolar del Distrito Upper Grand, en el suroeste de Ontario, apoya a más de 34.000 estudiantes en más de 70 escuelas en los condados de Wellington y Duffering. Con tantas instalaciones, la junta escolar del distrito tiene MUCHAS facturas de servicios públicos que administrar: casi 400 cada mes.
Más allá del esfuerzo que implica procesar y pagar manualmente estas facturas de servicios públicos en papel, el proceso de la junta escolar del distrito para monitorear el uso de servicios públicos significó una gran dependencia de las finanzas para proporcionar la fecha de uso, vinculada a los estados de cuenta impresos originales.
Según el director de desarrollo de aplicaciones, Roger Yang, "supervisamos todos los meses todo el uso de agua, electricidad y gas en una escuela. En el pasado, eso significaba pedir financiación para los datos, que a menudo procedían de la factura impresa original, lo que era un proceso que requería mucho tiempo y mano de obra".
Eliminar el dolor de los procesos AP y el análisis de uso
La Junta Escolar del Distrito Upper Grand decidió implementar la docAlpha Plataforma de transformación digital para manejar su proceso de pago de facturas de servicios públicos y digitalizar sus facturas de servicios públicos y la información de uso relacionada de una manera que reduzca el tiempo y el esfuerzo del equipo de cuentas por pagar del distrito.
Con docAlpha , la junta escolar del distrito podría confiar en un sistema capaz de clasificar documentos automáticamente, extraer datos relevantes y archivar esos documentos automáticamente.
“Recibimos las facturas en nuestro buzón, las procesamos a través docAlpha ", y luego todo fluye a DocLib", explicó Slavik. "Con las facturas de pedido, DocLib obtiene la información de QAD. Sin PO, tenemos una lista de aprobadores y DocLib se encarga de reenviar la carga de trabajo a quien tenga que aprobarla. Cuando regresa a nosotros, validamos toda la información y simplemente presionamos un botón para que todo fluya hacia QAD para que esté listo para pagar.
En promedio, el 20% del tiempo/esfuerzo requerido solo para escanear y archivar facturas de servicios públicos se eliminó mediante la automatización, con la ventaja adicional del acceso instantáneo a los datos de uso.
Para aprender más sobre cómo docAlpha permitió a la Junta Escolar del Distrito Upper Grand centralizar las operaciones y obtener control sobre las cuentas por pagar, lea el estudio de caso completo .