Si bien el proveedor de equipos profesionales de audio y video Tower Product, Inc. había establecido un proceso relativamente confiable y eficiente para administrar miles de facturas mensuales, su dependencia del papel a menudo significaba una falta de visibilidad del proceso.
Para obtener acceso instantáneo a facturas relacionadas con proveedores, recibos de pedidos y otros documentos de compras, Vincent Baldwin, controlador de productos de Tower, y su equipo tuvieron la tarea de implementar un sistema automatizado que proporcionara informes oportunos y respaldara el acceso las 24 horas, los 7 días de la semana para aprobaciones y monitoreo.
La clave para transformar el proceso de facturación de proveedores de Tower Products de papel a digital fue la docAlpha Plataforma de transformación digital. Con docAlpha , Tower Products pudo agilizar el escaneo de facturas y los documentos de compra relacionados, validando la información de proveedores y facturas y automatizando el enrutamiento de aprobación de facturas.
Aprovechando el sistema de gestión de contenido empresarial DocStar Eclipse de Tower Products y creando integración con la empresa Sabio sistema de contabilidad y el sistema Response ERP, el nuevo proceso sin papel permitió mejores informes y acceso oportuno a datos y documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Mejor visibilidad y responsabilidad del proceso
"Como supervisor del departamento, he visto una mejora en la rendición de cuentas", dijo Baldwin. "Tengo mucha más visibilidad y transparencia sobre el estado del flujo de trabajo, por lo que puedo ver el flujo de las facturas y ver cómo estamos atrasados y cómo las procesamos, lo que ha sido bueno desde mi punto de vista".
Con un proceso digital automatizado, Baldwin y su equipo están explorando la posibilidad de optimizar aún más los flujos de trabajo de sus procesos para lograr una mayor eficiencia. También están buscando ampliar el alcance de los documentos y procesos que pueden automatizar confiando en docAlpha .
La firma de cheques y las notas de crédito son dos procesos que Baldwin prevé eliminar del papel y gestionar con docAlpha . Con una base sólida, Baldwin y su equipo esperan una mayor optimización y nuevas oportunidades de innovación con docAlpha .
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