En la mayoría de las organizaciones, las operaciones administrativas suelen verse como un centro de costos, lo que a menudo se traduce en aceptar las ineficiencias como el costo de hacer negocios. En realidad, si bien ciertamente existen costos asociados con operaciones como cuentas por pagar y cuentas por cobrar, también existen oportunidades para refinar y mejorar esos procesos para minimizar los costos y centrarse en su contribución a los objetivos comerciales.
Para las empresas contentas con el status quo, no sólo existe un costo financiero claro relacionado con las ineficiencias de los procesos manuales, sino también un costo de oportunidad oculto, uno que podría estar impactando la competitividad, la satisfacción del cliente y la adquisición y retención de talento.
Desde el punto de vista de la adquisición y retención de talentos, la automatización de procesos como las cuentas por pagar permite a los miembros del equipo centrarse más en el conocimiento y la experiencia que aportan, en lugar del tiempo que dedican a iniciar sesión detrás de un teclado realizando tareas rutinarias y tediosas. Al mismo tiempo, su valor como contribuyentes aumenta cuando perfeccionan sus habilidades como propietarios de procesos que participan en la elaboración de presupuestos, previsiones y mejora de procesos.
Curiosamente, a menudo es el escenario de adquisición de talento el que finalmente lleva a las empresas en crecimiento a decidir evaluar e invertir en la automatización de procesos para cosas como la gestión de facturas de proveedores AP o la gestión de pedidos de clientes AR. El caso más común de cambio ocurre cuando las empresas llegan al punto de inflexión y necesitan agregar otro miembro del personal solo para clasificar, archivar e ingresar datos de facturas de proveedores o pedidos de clientes para mantener el flujo de negocios.
En lugar de invertir en otra persona que ingrese o administre pedidos, las empresas se dan cuenta de que pueden resolver los problemas de escalabilidad de sus procesos de manera más fácil y rentable mediante la automatización. Esto tiene un efecto en cascada positivo en el proceso, el departamento y la organización.
Pero fuera de este caso de negocio, con demasiada frecuencia las empresas salen del paso con procesos manuales que imponen a su personal la carga de manejar grandes volúmenes de transacciones a alta velocidad, lo que los presiona para realizar un trabajo tedioso que requiere atención al detalle.
La clave para estas empresas es profundizar en los costos de hacer negocios como siempre lo han hecho y pensar en estos procesos como algo más que simples centros de costos. Porque, en realidad, estos departamentos y sus operaciones también son almacenes de datos comerciales valiosos que permanecen atrapados en documentos comerciales que se procesan de manera demasiado ineficiente para brindar información comercial tangible y oportuna.
Las cuentas por pagar son un gran ejemplo, donde la visibilidad de las acumulaciones del L/M puede quedar enmascarada por volúmenes de facturas aún por procesar, creando ambigüedad en lo que respecta a la gestión de efectivo. Un ejemplo aún mejor es el procesamiento de pedidos de ventas de clientes, donde los datos relacionados con las tendencias de compra de los clientes que podrían afectar las ventas, el marketing y el cumplimiento quedan atrapados en un proceso manual ineficiente.
Para profundizar y llegar al costo real de los procesos manuales de facturas de proveedores AP y pedidos de ventas de clientes AR, las empresas deben examinar más de cerca los costos asociados con:
Al lograr una mejor comprensión de estos costos ocultos, las empresas pueden anticipar el crecimiento, escalar su negocio antes de que sus procesos se estresen (o se rompan), comiencen a aprovechar una gran cantidad de conocimientos comerciales al lograr una visibilidad de datos más oportuna y capaciten a su personal actual para que se centre más en la mejora de los procesos y menos en mantenerse al día con su carga de trabajo diaria.
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