Seis puntos débiles de AP resueltos con un mejor BPM
En la mayoría de las organizaciones, puede que no exista ningún proceso más maduro para la optimización y un retorno de la inversión relativamente corto como resultado de las iniciativas de gestión de procesos de negocio que las cuentas por pagar.
Si bien las ineficiencias en el proceso de cuentas por pagar a menudo se dan por sentado y se aceptan como un costo de hacer negocios, la realidad es que el análisis, la optimización y la automatización de los procesos de cuentas por pagar pueden proporcionar un excelente caso de estudio para iniciativas BPM más amplias dentro de cualquier organización, con muchos precedentes para el éxito.
Un proceso de AP (cuentas por pagar) ineficiente puede:
- Conducir a la pérdida de posibles reembolsos por volumen.
- Aumentar el costo de procesamiento
- Obligarte a inflar el tamaño del equipo.
- Impedirle acceder a datos claros sobre el gasto de los proveedores
- Relaciones perjudicadas con proveedores debido a pagos atrasados y sanciones
Estos problemas son en gran medida fallas e ineficiencias de los procesos internos que pueden abordarse mediante BPM y mejorarse con relativa facilidad, basándose en mejores prácticas bien establecidas.
Los puntos débiles de AP más comunes que se pueden resolver mediante la mejora de procesos (con la ayuda de la automatización) incluyen:
1. Entrada manual y errores humanos
Una de las tareas más tediosas y que exigen más atención en AP es ingresar los datos para ingresar, aprobar y pagar una factura de proveedor. Esta tarea aparentemente simple no sólo consume muchos recursos, sino que también abre la puerta a los errores. Si su organización depende de documentos en papel en cada etapa del proceso de AP, la probabilidad de errores manuales aumenta exponencialmente.
La forma más sencilla de reducir los errores manuales es mediante la automatización. Por ejemplo, el uso de un sistema de órdenes de compra puede ayudar a digitalizar y automatizar la mayoría de los pasos del proceso de AP, lo que deja poco lugar a errores humanos. Esto no sólo ayuda a ahorrar tiempo, dinero y esfuerzo, sino que también minimiza la posibilidad de errores manuales.
Donde todavía existen documentos en papel o electrónicos, los sistemas de captura inteligentes que pueden extraer datos de transacciones y luego usarlos para informar las reglas comerciales para la comparación de documentos y el enrutamiento de aprobación pueden reducir significativamente o incluso eliminar este problema.
2. Desafíos de la gestión de la información
Una sola compra a menudo requiere la gestión y el almacenamiento de una gran cantidad de datos transaccionales estructurados, así como la gestión de datos no estructurados en forma de documentos, incluidas facturas, recibos, conocimientos de embarque, cotizaciones de compra, etc. Esos datos y esos documentos a menudo se mantienen en sistemas separados. Almacenar y mantener estos datos para respaldar la transacción y mantener un registro de auditoría con fines de cumplimiento puede ser un verdadero desafío.
A menudo, almacenar y gestionar datos y documentos en sistemas dispares puede dar lugar a esfuerzos duplicados e ineficiencia.
3. Cambiando las expectativas del departamento de AP
Solía haber un momento en que el proceso de cuentas por pagar se consideraba un área de servicio separada, aislada de otras áreas financieras y contables. Ya no es así. Hoy en día, es esencial que todas las partes interesadas en finanzas accedan a la información de todas las funciones de F&A en un solo lugar. Debido a esta necesidad de información consolidada, AP es más que simplemente registrar y revisar transacciones. Pero los procesos manuales e ineficientes hacen que la tarea de buscar y analizar información sea extremadamente difícil.
Adoptar un enfoque holístico aplicando los principios de BPM a los AP no sólo puede mejorar las funciones de los AP, sino también agregar más valor a los informes financieros generales y a la gestión del efectivo. Al combinar análisis y digitalización con procesos de cuentas por pagar optimizados, puede obtener una visibilidad mucho mejor del desempeño financiero corporativo.
4. Procesos P2P demasiado complicados
Las órdenes de compra comienzan en varios niveles en una organización grande. Estos pueden requerir la aprobación de varias autoridades. Cuando hay varios departamentos involucrados y la cadena de aprobadores es larga, las cosas no sólo se complican sino que también ralentizan el proceso de pago y aumentan los costos de comunicación interna. Una orden de compra puede acabar pasando por 5-6 personas y la información puede distorsionarse en el proceso, llevando a decisiones basadas en datos inexactos. A menudo, las empresas que analizan estos procesos descubren que se necesitan menos niveles de supervisión y aprobación cuando hay mayor visibilidad y control general.
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5. Proceso de pago ineficiente (o poco confiable)
Los pagos atrasados a los proveedores pueden tener consecuencias amargas: el proveedor puede bloquear su cuenta o imponer sanciones por pagos atrasados. Los pagos duplicados que resultan de un control y una visibilidad deficientes del proceso pueden afectar el flujo de caja y tener un efecto negativo en la credibilidad de su función financiera.
6. Fraude cibernético
Sin sistemas, procesos y controles adecuados, las organizaciones corren cada vez más riesgo de sufrir fraude, ya sea digital o de otro tipo. La reducción de la exposición al riesgo de fraude se puede incorporar a los procesos de AP automatizados de manera que procesen los tiempos y el esfuerzo del ciclo, al tiempo que se aumenta el control, la visibilidad y la auditabilidad.
El primer paso de un proceso continuo
Al dar un paso atrás, analizar y revisar los procesos de cuentas por pagar para abordar estos puntos débiles específicos, las organizaciones pueden establecer mejores prácticas no SÓLO para las cuentas por pagar, sino también para examinar otros procesos comerciales como candidatos a optimización.
Para obtener más información sobre la gestión de procesos de negocio y la automatización de AP, visite la página de recursos de Artsyl en www.artsyltech.com