Reduzca sus DSO mejorando su coeficiente intelectual sobre el comportamiento del comprador

La transformación digital consiste en aprovechar los datos y la automatización para centrar sus operaciones en torno al cliente, su experiencia y sus necesidades. Uno de los mayores obstáculos que enfrentan las empresas en su viaje de transformación digital es el acceso oportuno a los datos, que en muchos casos están atrapados en fuentes de contenido no estructurados como correos electrónicos, pedidos de ventas y otros documentos relacionados.

En la mayoría de los casos, un teclado y un mouse se convierten en el mayor obstáculo para acceder a esos datos. Es un obstáculo que aumenta innecesariamente el tiempo entre el momento en que un cliente realiza un pedido y el momento en que se le factura y se cumple el pedido. Los síntomas de este problema, expresados ​​como un indicador clave de rendimiento (KPI), son los días de ventas pendientes.

Hay múltiples industrias donde los días promedio de ventas pendientes, con procesos manuales, superan los 60 días, con consultoría de gestión (125 días) y extracción de petróleo y gas (110 días) en el extremo superior. Al automatizar el enrutamiento/manejo de pedidos de ventas, junto con la entrada de datos de esos pedidos, las empresas pueden reducir fácilmente el número a la mitad, logrando un DSO de 30 días o menos.

Los beneficios que se derivan de la extracción automática de información de los pedidos de venta son muchos. Uno de los beneficios obvios es un mejor control del flujo de caja. Un mejor servicio al cliente es otro beneficio importante, por razones tanto obvias como más sutiles. Cumplir los pedidos de manera eficiente es lo obvio para mejorar la satisfacción del cliente. Al mismo tiempo, un acceso más oportuno a información detallada sobre el comportamiento del comprador ayuda a las empresas a anticipar la demanda, ayudando a garantizar que un producto estará en stock durante los períodos de máxima demanda y ayudando a las empresas a anticipar y abordar de manera proactiva las tendencias emergentes.

De estar de pie a correr: reducir los días de ventas pendientes

Un pedido procesado de manera precisa y eficiente genera un cliente satisfecho que paga a tiempo. Cuanto menor sea el DSO, más prometedores serán los resultados y el impacto en la experiencia del cliente y en la salud financiera del proveedor elegido.

Aquí hay tres razones por las que la automatización de pedidos de ventas puede reducir el DSO y, al mismo tiempo, aumentar el flujo de caja, mejorar la satisfacción del cliente y empoderar a sus empleados.

Gestionar los pedidos de ventas de los clientes puede ser un desafío en las mejores circunstancias. Tener múltiples canales para que los clientes envíen pedidos complica aún más el problema. Con bandejas de entrada de correo electrónico que monitorear, llamadas telefónicas que responder, formularios web, números de fax y EDI que realizar un seguimiento, la elección puede generar complejidad y aumentar la ineficiencia. Automatizar la captura de información de pedidos de todos estos canales puede generar un enorme aumento de productividad.

Soluciones inteligentes de automatización de procesos como OrdenAcción de Artsyl Technologies captura los pedidos de los clientes a través de múltiples canales, extrayendo datos de transacciones relevantes automáticamente de una manera rápida, eficiente y precisa.

Una de las mayores fuentes de ineficiencias en los procesos son los errores y las excepciones. Enviar un pedido a la persona equivocada, al departamento equivocado o al sitio equivocado puede provocar pérdidas y retrasos importantes. Este es el tipo de problemas que pueden resolverse sistemáticamente mediante la automatización.

OrdenAcción de Artsyl Technologies es un ejemplo de una aplicación de automatización de procesos inteligente que permite a las empresas aplicar reglas comerciales a los datos comerciales extraídos de los documentos de pedidos de ventas de una manera que garantice un enrutamiento consistente con un seguimiento de auditoría claro.

Cuando se producen excepciones, se puede alertar a los operadores humanos para que proporcionen instrucciones adicionales que se pueden registrar y utilizar para modificar los algoritmos del sistema sin necesidad de cambios de codificación o configuración.

Introducir datos manualmente en una base de datos es ineficiente, propenso a errores y tedioso, una tarea más adecuada para robots que para humanos. La automatización del manejo de documentos y el ingreso de datos previene el fraude y reduce los errores al permitir referencias cruzadas instantáneas y en tiempo real de los registros ERP o CRM existentes para garantizar la precisión. Descargar estas tareas de los propietarios de procesos les permite realizar trabajos de mayor valor agregado, incluido el análisis de tendencias de ventas, pronósticos y manejo de excepciones/optimización adicional de procesos.

Estos son sólo algunos ejemplos de los beneficios de la automatización de pedidos de ventas que se pueden lograr en tan solo 90 días, con un retorno de la inversión (ROI) proveniente de ganancias de eficiencia en 180 días. Una vez que estos sistemas se amortizan por sí solos, continúan agregando valor de mayor nivel a partir de datos más oportunos y mejores conocimientos comerciales.

Dé el primer paso hoy y siga un camino hacia la mejora continua y nuevos niveles de satisfacción del cliente.