Si bien la visión típica de eliminar el papel implica eliminar archivadores y carpetas de papel manila, el enfoque REAL de eliminar el papel no es una función de eliminar los desafíos de manejar un documento físico. Son los procesos involucrados en la transformación de la información dentro de ese documento en papel para eliminar tareas manuales y gestionar y controlar de manera más efectiva los procesos que dependen de esa información.
A menudo, el desafío para los departamentos de cuentas por pagar es que no siempre tienen control total sobre los documentos o medios que los proveedores utilizan para enviar facturas para su pago. Si bien hay muchas maneras de incentivar a los proveedores a enviar facturas para su pago electrónicamente, la realidad es que eliminar por completo el papel que entra por la puerta sigue siendo un desafío.
La solución REAL a los problemas asociados con el papel es implementar sistemas que puedan automatizar procesos para información en CUALQUIER forma, ya sea incrustada en un documento de Word, PDF, RTF, hoja de cálculo, archivo EDI o documento físico. El resultado final puede ser que las facturas en papel y otros documentos se digitalicen fácilmente y se eliminen de la ecuación. Pero el componente MÁS IMPORTANTE es lo que sucede a continuación: cómo el proceso manual/en papel cambia y evoluciona para respaldar un mejor control y cumplimiento.
El costo oculto de los procesos manuales
Los riesgos y costos ocultos de tratar de manejar procesos transaccionales como las cuentas por pagar, que a menudo dependen en gran medida de los documentos, están bien documentados.
Según una encuesta reciente de IDC, el 75,9% de las empresas encuestadas han sufrido graves riesgos comerciales y problemas de cumplimiento como resultado directo de procesos AP manuales y engorrosos.
Las consecuencias de los procesos manuales (a menudo en papel), según los encuestados de IDC, incluyeron:
La digitalización del papel contribuye en gran medida a generar eficiencia. Pero como lo ha expresado IDC, el 82% de las empresas diceeliminar la fricción de los procesos comerciales de back-office y front-officees el componente clave para mejorar las experiencias de sus clientes y socios. La mayoría (72%) dijo que mejorar sus procesos comerciales aumentaría la satisfacción del cliente y el valor de la marca.
Transformar papel en datos automáticamente
El enfoque en dejar de usar papel a menudo significó explorar sistemas de gestión de contenido empresarial para organizar y gestionar versiones digitalizadas de documentos en papel, junto con datos relacionados. A menudo, este proceso implicaba clasificar documentos manualmente, introducir metadatos relacionados y archivar/organizar todo manualmente. En ese sentido, los documentos en papel se convirtieron en documentos digitales y se almacenaron en un sistema diseñado para gestionar datos no estructurados.
Hoy, sin embargo, ese paso del proceso se puede dar un salto, de modo que los documentos en papel se transformen directamente en información digital, sin codificación, con una configuración mínima y sin indexación, archivo o entrada de datos manuales.
Con el paso de los años, las soluciones de captura inteligente que esencialmente pueden “leer” y extraer información de documentos en papel escaneados o archivos digitales se han vuelto más inteligentes y flexibles. Como resultado, el papel es un problema menor que nunca. El tiempo y el dinero que antes se gastaban escaneando documentos, luego indexándolos y archivándolos manualmente, y luego enrutando manualmente los documentos digitalizados para su codificación y aprobaciones, son cosa del pasado para los departamentos de AP modernos y automatizados y las organizaciones que los respaldan.
Del papel a los datos y al proceso
Una vez resuelto el “problema del papel” mediante soluciones de captura inteligentes, estos mismos sistemas han evolucionado hasta convertirse en lo que ahora se denomina plataformas de procesos inteligentes. Las plataformas de procesos inteligentes, como su nombre lo indica, se centran menos en el papel y la captura de datos y, en cambio, dan el siguiente paso: automatizar el proceso que puede basarse en los datos.
Ahora hemos llegado al meollo del asunto que, de otro modo, quedó “ocultado” por un problema del siglo XX. Todos los problemas del siglo XXI se definen por cómo podemos eliminar los elementos de error humano e ineficiencia de los procesos rutinarios y repetibles, sin dejar de involucrar la inteligencia y el conocimiento humanos para gestionar excepciones, resolver problemas y agregar mayor valor.
Hablando de valor, la automatización de procesos repetibles impulsados por transacciones como AP tiene un retorno de la inversión bien documentado, a menudo en un solo año.
Según un estudio de AIIM de 2015, el 60 % de las empresas encuestadas5 han obtenido un retorno de la inversión positivo en proyectos sin papel en 12 meses. El 77% de las empresas experimentaron un retorno de la inversión en 18 meses.
Ir sin fricciones
Para las empresas que buscan lograr un mayor control y visibilidad sobre sus procesos, el objetivo ya no es “sin papel”, sino sin fricciones, con menos cuellos de botella y menos pasos manuales, menos personalización y menos codificación.
Las plataformas de procesos inteligentes reflejan la evolución que estamos viendo en la forma en que las empresas abordan la automatización y la mejora de procesos. Es una evolución que está ganando impulso y produciendo innovaciones interesantes, que incluyen cosas como la automatización de procesos robóticos y los sistemas de autoaprendizaje. Pero ese es un tema para otro blog, otro día.
Para obtener más información sobre las plataformas de procesos inteligentes, la captura inteligente y la automatización de procesos como cuentas por pagar, comuníquese con su representante de Artsyl. http://www.artsyltech.com