Si finalmente su empresa está lista para sumarse al 21callesiglo y únase a la automatización AP, felicitaciones. Como dice el refrán: "El mejor momento para plantar un árbol fue hace 20 años. El siguiente mejor momento es ahora".
En muchos sentidos, ahora mismo podría ser incluso mejor en lo que respecta a la tecnología de automatización. Esto se debe a que los sistemas más recientes emplean tecnología de aprendizaje automático que ofrece mayor flexibilidad y permite implementaciones mucho más simples y una mejor adaptabilidad a largo plazo.
Durante el primer trimestre de 2019, el equipo de Artsyl estuvo de viaje, presentando los conocimientos colectivos que obtuvieron al trabajar con clientes para identificar y resolver los cuellos de botella de sus procesos, particularmente cuando se trata de automatizar las facturas de proveedores de AP.
A continuación se muestran algunos aspectos destacados de las presentaciones que realizó el equipo y los comentarios que recibimos de los clientes.
Cuando se trata de facturas de proveedores de AP, independientemente del número de pasos de revisión y aprobación o de la complejidad del flujo de trabajo, la mayoría de los procesos sufren los mismos obstáculos: manejar las facturas y estas ingresan a la organización e ingresan datos en los sistemas correctos para iniciar cualquier proceso de codificación, cotejo o aprobación.
Hoy en día, sistemas como docAlpha concéntrese en minimizar el esfuerzo involucrado en las tareas más comunes e ineficientes relacionadas con las facturas: manejo de documentos e ingreso de datos.
Los estudios han demostrado que incluso cuando las empresas abandonan el papel y digitalizan sus procesos de cuentas por pagar, la complejidad puede aumentar debido a la gran variedad de canales mediante los cuales los proveedores envían facturas, incluido el correo electrónico, la carga en el portal web, el correo postal y, sí, incluso el fax.
Las soluciones de software que pueden automatizar la ingesta de facturas desde cualquier canal y luego extraer automáticamente datos relevantes de los documentos de una manera que elimine las pulsaciones de teclas y los clics del mouse brindarán ahorros inmediatos de tiempo y esfuerzo, independientemente del flujo de trabajo posterior.
Todo el mundo puede apreciar el valor de gastar menos detrás del teclado realizando tareas aburridas y repetitivas que no añaden mucho valor. Esto suele ser suficiente para justificar cualquier inversión en tiempo y dinero para automatizar. Dicho esto, observar cómo aprovechar mejor los tiempos de ciclo más cortos y el acceso más rápido a los datos agregará aún más valor.
A primera vista, es posible que los tiempos de ciclo de AP más cortos no parezcan traducirse en el valor que se podría obtener, por ejemplo, acelerando el procesamiento de pedidos de los clientes. Pero cuando se trata de flujo de caja, mejores procesos de facturas por pagar pueden significar una mejor visibilidad de las acumulaciones del libro mayor y, con ello, una mejor gestión del efectivo. Esto, a su vez, puede permitir a AP considerar si aprovechar o no los descuentos por pago anticipado de los proveedores, frente al beneficio de un mejor flujo de caja.
La automatización de facturas de cuentas por pagar existe desde hace suficiente tiempo como para que existan soluciones maduras, estables y completas que no requieran mucho desarrollo personalizado. Lo mismo ocurre cuando se trata de integración con sistemas ERP o ECM existentes. Las integraciones flexibles y fáciles de implementar que no se romperán cada vez que actualice su ERP o ECM deberían ser una obviedad.
Seamos realistas. La vida es demasiado corta para códigos personalizados e integraciones inflexibles.
Las soluciones de automatización de cuentas a pagar actuales deberían ofrecer el 80 % de lo que se necesita para procesar las facturas entrantes, ordenarlas, clasificarlas, extraer información de ellas y luego codificarlas o relacionarlas con una orden de compra, cotización o recibo. El 20% restante que debe manejarse debe evolucionar a partir del uso del sistema y permitir que el software aprenda y se adapte en función de las aportaciones de los propietarios de procesos de su equipo de AP, NO de TI o de los desarrolladores que intentan trazar y codificar el proceso.
Para obtener más información sobre la automatización AP y la automatización inteligente de procesos, comuníquese con su representante de cuentas de Artsyl Technologies.