Cuando se trata de innovación y mejora continua de procesos, los fabricantes tienen un historial bien establecido de institucionalizar la eficiencia y encontrar nuevas formas de reducir costos y tiempos de ciclo mientras ofrecen resultados predecibles. Ese enfoque en el proceso se traduce en productos de calidad a un costo menor y con defectos mínimos.
Hoy en día, los principios y prácticas que han llevado a niveles crecientes de productividad en la planta de fabricación se han extendido a otras partes de la organización y más allá de la fabricación a otras industrias y empresas de todos los tamaños.
En ninguna parte esto es más cierto que en los procesos comunes, de gran volumen y de alta velocidad que son una parte común del back office para la mayoría de las empresas, particularmente cuando se trata de finanzas. Las prácticas de cuentas por pagar, como el procesamiento de facturas de proveedores y las tareas de cuentas por cobrar/servicio al cliente, como el procesamiento de pedidos de ventas, han alcanzado nuevos niveles de eficiencia gracias en parte a las prácticas eficientes que surgieron y evolucionaron en la fábrica.
Éstos son sólo algunos ejemplos de cómo se pueden aplicar los principios lean al back office para mantener sus operaciones financieras funcionando como una máquina bien engrasada.
Lean Manufacturing se centra en magnificar cualquier acción que aporte valor, minimizando cualquier otra cosa. Que cualquier otra cosa suele clasificarse como “desperdicio”. A menudo, el desperdicio toma la forma de pasos o esfuerzos innecesarios que conllevan cargas de trabajo sobrecargadas o distribuidas de manera desigual.
La obsesión por el valor y la eliminación metódica del desperdicio ha generado un enorme retorno de la inversión para los fabricantes, permitiéndoles competir en un mercado global donde la variabilidad de los trabajadores y otros factores se superan aumentando la calidad, reduciendo los costos y aumentando la previsibilidad.
Ese mismo enfoque, aplicado al procesamiento de órdenes de venta o Procesamiento de facturas AP , puede elevar los procesos administrativos de un centro de costos a una fuente de ventaja estratégica.
La aplicación de principios lean a cualquier proceso a menudo da como resultado algo más que una mejora incremental en un área de un negocio. A menudo, una vez visto a través de una “lente ajustada”, resulta difícil NO volver a examinar otras partes del negocio para identificar y eliminar el desperdicio.
De hecho, con la creciente adopción de la automatización de procesos robóticos de fácil implementación ( RPA ), los obstáculos tradicionales asociados con la racionalización y automatización de las funciones administrativas rutinarias se han reducido o eliminado, de modo que las empresas ya no tienen excusa para tolerar cuellos de botella en los procesos.
Cualquier proceso en el que existan múltiples partes interesadas y un gran volumen de tareas repetitivas es un gran candidato para un enfoque lean. Más allá de hacer un cambio cultural para adoptar y abrazar los principios Lean, el segundo mayor desafío que la mayoría de las empresas identifican al optimizar cualquier proceso es comprender completamente el proceso tal como existe desde la perspectiva de las partes interesadas, incluidas las partes interesadas externas como proveedores y clientes.
En términos relativos, cuando se trata de automatización financiera y otras optimizaciones de procesos posteriores, adoptar software y sistemas para automatizar tareas rutinarias es simple en comparación con el trabajo que implica acordar dónde existen los desperdicios.
En ese sentido, es el cambio cultural lo que sigue siendo el peso pesado cuando se adopta una estrategia eficiente.
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