A medida que los pagos con cheques y las remesas se vuelven cada vez más digitales y las empresas abandonan el papel para impulsar una mayor eficiencia y control de procesos, muchas han descubierto obstáculos en su camino hacia la digitalización. Desafortunadamente, para muchas empresas, la transición de los pagos con cheques, con remesas adjuntas, a los pagos electrónicos puede generar desafíos de seguimiento/cotejo que podrían causar un posible error en la solicitud de efectivo. El problema es creciente. Estudios recientes sugieren que hoy en día hasta el 85% de los pagos con cheques están digitalizados.
Históricamente, el procesamiento de cheques en papel ha sido costoso y requiere mucha mano de obra, pero ofrecía una conexión clara entre la información de cheques y remesas, lo que facilitaba que los equipos de contabilidad aplicaran correctamente los pagos. En el mundo digital, sin automatización ni procesos adecuados, un escenario en el que una empresa corta un solo cheque para cubrir múltiples facturas, el equipo de contabilidad encuentra o compara fácilmente un comprobante de pago que corresponde a ese cheque y sus facturas relacionadas para poder dividir el pago en consecuencia.
Desafortunadamente, la digitalización de los pagos puede crear una desconexión entre el cheque y el estado de cuenta de la remesa. A menudo, la remesa llega por separado, a menudo adjunta a un correo electrónico, como una descarga digital o una remesa en papel enviada por correo. En cualquiera de estos casos, es necesario realizar un trabajo adicional para rastrear, gestionar y hacer coincidir la remesa con el cheque.
Al confiar en tecnología que puede capturar de forma inteligente datos de documentos no estructurados o semiestructurados, como el docAlpha plataforma de transformación de Artsyl Technologies, las empresas pueden automatizar y transformar su proceso de cuentas por pagar para gestionar tanto pagos digitales nativos como cheques en papel digitalizados. Esto permite a los equipos de AP analizar, cotejar y gestionar toda la información relacionada con cheques y remesas sin necesidad de ninguna intervención adicional.
RemittanceAction de Artsyl está diseñado para proporcionar una aplicación preconfigurada y fácil de implementar que aplica captura de datos inteligente a cheques y remesas, respaldada por enrutamiento automatizado e informes de procesos. Todo está diseñado teniendo en cuenta la flexibilidad y la facilidad de uso, lo que excluye la necesidad de codificación personalizada o soporte de TI intensivo.
Al digitalizar, organizar, cotejar y rastrear automáticamente facturas, cheques y remesas como parte de un solo proceso, utilizando una sola aplicación, las empresas pueden obtener control de su proceso de pago mientras eliminan el trabajo manual, reducen errores y reducen drásticamente los costos.
Entonces, ¿por qué AHORA es un buen momento para automatizar las remesas de cheques y otros procesos administrativos? Después de todo, la automatización del flujo de trabajo existe desde hace décadas. La respuesta es que las soluciones actuales incorporan el aprendizaje automático de una manera que reduce las barreras de entrada; específicamente, las horas de trabajo para configurar una solución que sea lo suficientemente flexible para funcionar en el mundo real se han reducido radicalmente.
En el pasado, las soluciones de captura de datos que podían identificar y extraer información de documentos estaban reservadas para transacciones de gran volumen que involucraban documentos de un formato bastante similar y predecible.
Esto se debe a que estos sistemas requerían una cantidad sustancial de configuración y/o codificación para abordar los cambios en los formatos de los documentos, por lo que incorporar un nuevo proveedor podría significar reconfigurar o recodificar el sistema para poder "leer" información como el nombre del proveedor o el número de artículo.
Esos días quedaron atrás, con la llegada de sistemas diseñados para minimizar el tiempo y el esfuerzo invertido por el personal de TI, así como por los propietarios de procesos, para realizar cambios minuciosos cada vez que se recibía una nueva factura, recibo, cotización o formato de pedido.
Para abordar este desafío común, las soluciones de automatización de procesos inteligentes actuales se basan en la captura de datos de autoaprendizaje para adaptarse a nuevas entradas basadas en la interacción del usuario. Estos sistemas suelen estar preconfigurados para manejar el 80 % o más de los formatos y tipos de documentos más comunes de forma inmediata, con la capacidad de adaptar sus algoritmos "sobre la marcha" mediante el seguimiento de nuevas entradas de operadores humanos.
De esta manera, TI se libera de la carga del trabajo manual al evitar tener que reconfigurar el sistema manualmente para que pueda manejar otro tipo de documento. En cambio, el sistema registra las entradas del usuario y luego las agrega a su base de conocimientos para saber qué hacer la próxima vez que encuentre un documento similar.
Si su empresa está lista para ir más allá del status quo y trazar un camino hacia un futuro digital más eficiente, AHORA es el momento de comenzar. Obtenga más información visitando el sitio web de Artsyl. Encontrará un centro de recursos que incluye estudios de casos, documentos técnicos, vídeos y más. A continuación, llame o envíe un correo electrónico a su administrador de cuentas de Artsyl y solicite una llamada de descubrimiento para identificar los siguientes y mejores pasos en su camino hacia una mayor eficiencia, transparencia y ahorro de costos.