Lea nuestro caso reciente para ver como Government Scientific Source (GSS), distribuidor lider en EE.UU. de productos y equipos de laboratorio para gobiernos federal, estatal y local, tomo control del proceso de facturas de proveedor en AP para soportar crecimiento y escalabilidad implementando la plataforma de transformacion docAlpha , integrada con el sistema de gestion documental KwikTag.
GSS eligio KwikTag de ImageTag para organizar y gestionar contenido digital como facturas, pedidos, cotizaciones, etc., y buscaba que la solucion atacara los mayores dolores de procesos basados en documentos: captura de datos y manejo documental.
El motor principal para digitalizar y automatizar fue el crecimiento continuo de la empresa. Con ventas que pasaron rapidamente de 15 millones de dolares en 2013 a 215 millones en 2018, tambien crecio de forma enorme el volumen y la velocidad de facturas de proveedor que el equipo de AP debia procesar.
En compras, el crecimiento significo pasar de unas 50 transacciones diarias con proveedores a 600-700 al dia, sobre un catalogo de 5 millones de partidas.
Segun Scott Stackhouse, COO de Government Scientific Source, una clave para elegir la solucion adecuada de automatizacion AP fue la integracion con el ERP Microsoft Dynamics NAV de la empresa.
"Antes de digitalizar y automatizar cuentas por pagar, el equipo de AP imprimia facturas digitales e ingresaba datos manualmente en NAV", dijo Stackhouse. "Nos preguntamos como hacerlo mejor y mas barato sin seguir sumando personal de captura solo para seguir el volumen."
GSS eligio KwikTag integrado con la plataforma de transformacion docAlpha de Artsyl Technologies, para una solucion digital de punta a punta que eliminara captura manual y escalara con el negocio. Asi el equipo de AP ya no tuvo que preocuparse por teclear datos ni archivar o ingresar facturas entrantes.
El sistema identifica una factura entrante, extrae los datos requeridos, los valida frente a KwikTag y NAV, y archiva automaticamente en KwikTag con el perfil correcto. Luego KwikTag enruta a aprobadores y genera el asiento correspondiente en NAV.
"A nuestro equipo de AP le encanta", dijo Stackhouse. "Quita lo tedioso del trabajo y da mas control sobre el proceso aun cuando el negocio crece."
Para mas detalle sobre como docAlpha ofrecio una solucion completa para digitalizar documentos criticos y agilizar procesos de inventario para Government Scientific Source, lea el caso completo .