Requisitos para automatizacion de cuentas por pagar

Automatizar y mejorar procesos de cuentas por pagar

Al automatizar y mejorar cuentas por pagar, los dos primeros retos suelen ser definir con claridad los procesos existentes y establecer metas medibles y expectativas sobre los resultados.

Acordar que un proceso debe ser mas rapido, sencillo y barato es facil. Pero como mide "mas rapido"? Que tan barato es "mas barato"? Y quien define "mas sencillo"?

En el fondo: logra mas rapido, barato y sencillo solo automatizando pasos del proceso actual, o debe replantear flujos desde cero?

En esta serie en varias partes vimos como identificar dolores de proceso y comunicarlos a direccion en terminos alineados con metas corporativas para obtener apoyo. Esos pasos sientan bases para pasar de dolores y beneficios potenciales a un plan definido. En este articulo veremos como reunir requisitos y mapear procesos para llevar su iniciativa de automatizacion de AP al siguiente nivel.

Empiece por lo que ya sabe

Visualizar y mapear un proceso desde cero puede intimidar a duenos de proceso. A la vez, uno de los mayores obstaculos para iniciar automatizacion de procesos es entender el proceso actual con suficiente detalle para que lo entienda quien esta fuera de el.

Oiga a todos los interesados: al mapear procesos actuales, obtenga aporte de todos los interesados. No asuma que una sola persona conoce todos los matices, ni un paso menor.
Identifique excepciones: en automatizacion, el diablo esta en los detalles y en todo lo que queda fuera de la linea.
Visualicelo: ya sea con herramientas de mapeo, diagramas tipo Visio o notas adhesivas, documente el proceso de forma facil de ver y de ajustar.

Con comprension basica del proceso tal como funciona hoy, el siguiente paso es cuantificarlo para fijar metas de mejora medibles y optimizables.

Tome cuentas por pagar como ejemplo. Al revisar el proceso AP actual y comparar mejoras con automatizacion, considere metricas como:

Tiempo para recibir y aprobar facturas
Tiempo que AP e IT dedican a gestionar sistema y procesos
Porcentaje de facturas listas para pagar a tiempo
Numero de proveedores incorporados al proceso digital
Numero de facturas recibidas electronicamente
Tiempo para resolver disputas de facturas
Tiempo dedicado a manejo de excepciones

Busque cuellos de botella, redundancias y nuevas oportunidades

Ir mas alla de lo que el equipo conoce para redefinir procesos puede llevar varias iteraciones. El paso uno puede ser reproducir el proceso actual con algo de automatizacion y luego refinar, quitar y reingenierar pasos.

Tambien puede que, al mapear el proceso con claridad y verlo en rendimiento, identifique cuellos de botella y redundancias eliminables.

Buen ejemplo en cuentas por pagar es el emparejamiento factura-orden de compra. Sorprendentemente, muchas empresas enrutan manualmente a aprobacion facturas ya emparejadas con OC, aun despues de aprobar cotizacion y pedido. Ese enrutamiento suele ser solo un parche para mitigar fallos del proceso manual.

Con validacion automatica de datos y emparejamiento en dos o tres vias, muchas empresas logran flujo directo para esas facturas hasta crear la transaccion en el ERP cuando todos los documentos estan mapeados.