La parte 2 de nuestra serie sobre gestion de contenido empresarial y captura inteligente de datos (IDC) se centra en el papel del ECM y la IDC en la automatizacion inteligente de procesos.
Como vimos en la primera parte de la serie sobre ECM, captura inteligente de datos y automatizacion de procesos, las empresas enfrentan un reto creciente al gestionar el numero creciente de documentos y datos que entran y salen de la organizacion.
Aunque la IA se presenta como la bala de plata, la realidad es que los sistemas de IA requieren cantidades masivas de datos para aprender y adaptarse a los problemas que el futuro exigira. El inconveniente es que esos datos estan atrapados en documentos y archivos no estructurados de todo tipo. Que es, en parte, el problema de base.
Como adelantamos en el blog anterior, hoy existen herramientas y tecnologias para abordarlo. A menudo se habla de captura inteligente de datos. Muchos proveedores de ECM, como Altec, KwikTag, DocLink y otros, ofrecen captura inteligente mediante socios tecnologicos como Artsyl, incluida en la solucion o como complemento.
Donde las empresas pueden quedar cortas es al pasar por alto la captura inteligente de datos de camino a la automatizacion de procesos. A veces eso significa implementar ECM en una fase y ver la captura inteligente en una segunda o tercera.
La idea, cabe suponer, es que meter todos los datos y documentos en un sistema y ponerlo en marcha ya es bastante trabajo, asi que la captura inteligente queda en segundo plano. Ademas, definir y construir workflows para procesos como cuentas por pagar ya se ve como un reto grande por si mismo, y la captura inteligente se retrasa aun mas.
Veamos por que esta logica va al reves y puede frenar el camino hacia la transformacion digital y la automatizacion inteligente de procesos.
Por eso, las empresas que buscan maximizar eficiencia y el mayor retorno de la inversion en ECM, ERP o automatizacion de procesos deberian ver la captura inteligente de datos como pieza clave de una solucion completa desde el inicio.
1. Asegurar precision de datos y acelerar digitalizacion/migracion. La captura inteligente puede mejorar la digitalizacion de papel y automatizar la organizacion y extraccion de metadatos relevantes desde archivos existentes. Antes, desplegar captura inteligente para esos archivos podia ser lento o caro. Hoy, apoyandose en machine learning, estas herramientas pueden aprender y adaptarse lo bastante para procesar la mayor parte del contenido a la primera. Luego, con ayuda de los duenos de proceso, registran y aprenden de la entrada que ayuda a identificar y tratar excepciones. A la vez, pueden elevar la precision cruzando datos capturados con registros existentes en ERP o ECM.
2. Dominar los procesos desde el principio impulsa la adopcion por usuarios. A menudo, quien adopta un ECM nuevo quiere cargar documentos y dejar el sistema funcionando lo antes posible. Eso puede implicar posponer como ese trabajo apoyara la automatizacion para facturas de proveedor u ordenes de cliente. Si bien es posible hacerlo asi, la captura inteligente puede aligerar la migracion al ECM y dar espacio para mapear procesos a los sistemas nuevos y arrancar mas rapido. Al automatizar captura y manejo documental al inicio, se obtiene retorno mas rapido y mayor adopcion cuando los usuarios ven cuanto tiempo y esfuerzo ahorran.
3. Acelerar y elevar el ROI. Por ultimo, empezar con captura inteligente permite lograr retorno de la inversion en ECM mas pronto, un exito visible antes, y preparar el terreno para mas automatizacion, optimizacion e innovacion en procesos.
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