A la hora de encontrar e implantar formas mejores y mas inteligentes de ejecutar procesos habituales, el primer obstaculo suele ser crear un marco para entender el proceso tal como esta y detectar oportunidades de agilizarlo y mejorarlo.
En este blog en dos partes veremos 1) marcos para definir procesos tal como existen y 2) formas de explorar mejores disenos desde principios basicos.
La confianza es clave para el exito en la gestion de procesos de negocio
Aunque hay estadisticas consolidadas por industrias sobre cuantas iniciativas de automatizacion de procesos fracasan, una encuesta reciente a 600 ejecutivos y profesionales de negocio y TI en EE. UU. realizada por Geneca apunto una razon importante por la que los proyectos estaban condenados antes de arrancar: falta de confianza en el exito del proyecto desde el primer dia.
La mayoria (75%) de los encuestados de Geneca admitio que sus proyectos estaban siempre o casi siempre “condenados desde el principio”. Una cifra demoledora.
Crear y mantener confianza en cualquier proyecto que busque cambiar y mejorar un proceso depende de partir de una base solida: que todos los interesados entiendan 1) cual es el objetivo, 2) como es el proceso actual y 3) que oportunidades de mejora existen.
Los bloques basicos del analisis y diseno de procesos
Con eso en mente, estos son algunos elementos clave para mapear un proceso de negocio de modo que los equipos puedan colaborar con confianza y alcanzar sus metas.
– Parece el paso mas sencillo al definir un proceso, pero delimitar el alcance del proyecto puede ser de los mas dificiles. Si el alcance no esta claro, un proceso se convierte en varios, aparece el alcance descontrolado y con ello retrasos, sobrecostes y resultados decepcionantes. A menudo definir el alcance de una iniciativa de gestion de procesos desemboca en varios proyectos que se pueden priorizar para desarrollos posteriores.
Dar al proceso un nombre claro con la sintaxis [Verbo] [Sustantivo] y redactar enunciados de “comienza cuando” / “termina cuando” ayuda a fijar el alcance con precision.
– Es importante mapear y definir procesos tal como estan, pero tambien poder definir resultados deseados de forma separada y distinta del flujo actual. Los resultados deseados deben definirse con independencia del flujo existente y ser lo bastante concretos para medirlos antes, durante y despues.
– Es el nucleo del modelo: la lista de pasos que completan personas en ciertos roles. El mayor riesgo al definir flujos es excluir a interesados secundarios o terciarios. Piense mas alla de quien “posee” el proceso, hasta quienes se ven afectados aguas abajo, e incluyalos.
– A menudo un proceso se define mas por sus excepciones que por lo que “normalmente” ocurre. La consigna es “cuestionelo todo”. No identificar excepciones al inicio puede generar retrabajo que cuesta muchas veces lo previsto. Piense en escenarios que rompen la regla comun e incluya a todos los interesados. Que pasa si un dato del formulario es ilegible, falta informacion obligatoria o se cumple una condicion especial? Luego profundice dos niveles mas buscando mas excepciones.
– El flujo supone que se cumplen ciertas reglas o las hace cumplir. Cuando el proceso se complica, suele convenir separar las reglas de negocio para gestionarlas mejor cuando cambien.
– Los criterios de entrada definen que debe cumplirse para que el proceso arranque. Los insumos son los elementos tangibles que quien ejecuta el proceso necesita tener a mano.
– Los criterios de salida definen que debe cumplirse al terminar. Los productos son los elementos tangibles generados durante el proceso.
– No es obligatorio, pero a menudo conviene un modelo visual con los pasos principales y las excepciones. No hacen falta herramientas sofisticadas: pizarra y post-it suelen bastar.
Ahora la buena noticia...
Para cualquier organizacion que busque mejores formas de gestionar procesos rutinarios, hay buenas practicas consolidadas y herramientas y tecnicas de software que apoyan la automatizacion de procesos, mas rentables, flexibles y faciles de usar que nunca.
Empresas como Artsyl Technologies han desarrollado plataformas de procesos inteligentes pensadas para adaptarse a procesos en evolucion y para un enfoque “sin codigo” que depende menos de ingenieria y mas de configuracion para cubrir un abanico mayor de excepciones.
La plataforma de procesos inteligentes docAlpha de Artsyl automatiza pasos muy habituales, manuales y propensos a error en una amplia gama de procesos: clasificacion dinamica de documentos, entrada de datos, enrutado y aprobaciones.
En la segunda parte del blog veremos tecnicas para pasar de definir procesos existentes a redefinirlos radicalmente desde principios basicos y lograr mejores resultados.