Hacia 2012, la cooperativa agricola Cooperative Elevator adopto Webdocs de RJS Software para digitalizar documentos y avanzar hacia un entorno sin papel. Entonces la empresa ya veia ventajas en ampliar el acceso a datos y documentos en toda la organizacion.
Webdocs ayudo a gestionar documentos no transaccionales con relativa facilidad, pero digitalizar y administrar grandes volumenes de facturas, albaranes y documentos relacionados suponia un reto adicional.
El equipo de cuentas por pagar de Elevator Co-op procesaba de forma habitual mas de 1.000 facturas y unos 800 documentos de envio al mes. Para digitalizar esos documentos y automatizar AP, Cooperative Elevator necesitaba ordenar y clasificar grandes volumenes de papel escaneado y archivos digitales nativos, conciliar facturas con albaranes y otros documentos y volcar los datos al sistema.
Para automatizar la clasificacion, el archivo y la entrada de datos, RJS Software recomendo la plataforma de transformacion digital docAlpha de Artsyl Technologies y la aplicacion de procesos inteligentes InvoiceAction .
Automatizacion de AP en menos de tres meses
Con docAlpha , Cooperative Elevator dispuso de un sistema capaz de clasificar documentos automaticamente, extraer datos relevantes y archivar en Webdocs junto con esos datos, de forma automatica.
La aplicacion InvoiceAction de Artsyl permitio desplegar una solucion que se configura con relativa facilidad y ofrece automatizacion completa, con una implantacion exitosa en menos de tres meses.
docAlpha concilia automaticamente facturas basadas en orden de compra y pedidos y las procesa. Las excepciones (facturas sin conciliar) y las facturas sin PO se envian a revision, codificacion y aprobacion.
Segun Barry Albrecht, vicepresidente de tecnologia de la informacion de Cooperative Elevator, InvoiceAction permite a los aprobadores revisar documentos, codificarlos con precision y aprobarlos en cualquier momento y lugar.
“Ahora usamos los formularios web de RJS para enrutar la factura electronica junto con los documentos asociados que pasan por docAlpha para su aprobacion”, indico Albrecht.
Para mas detalles, lea el caso de estudio completo .