Lea nuestro ultimo estudio de caso para ver como Power Mechanical, Inc., un proveedor lider de equipos de calderas, mejoro los tiempos de aprobacion y procesamiento de facturas de proveedores con un proceso directo para manejo documental, enrutamiento, aprobacion y creacion de transacciones en ERP que combino la plataforma de transformacion docAlpha , el sistema de gestion documental empresarial DocLink y su Microsoft Dynamics ERP.
Power Mechanical eligio DocLink de Altec para organizar y gestionar documentos de compras y automatizar flujos de aprobacion de facturas. Para eliminar cuellos de botella adicionales como manejo de documentos y entrada de datos en DocLink, la empresa tambien eligio docAlpha de Artsyl Technologies.
Para Power Mechanical, el principal motivo para automatizar cuentas por pagar fue ganar eficiencia y control en el proceso y aliviar la carga del equipo de AP.
David McAlister, responsable de TI de Power Mechanical, describio el proceso anterior como laborioso e ineficiente.
“Teniamos a cinco personas implicadas cada vez que comprabamos un articulo”, dijo McAlister. “A veces se volvia un poco caotico.”
Una clave para elegir la solucion adecuada de automatizacion de AP fue la integracion con el ERP Microsoft Dynamics GP de la empresa.
“Se volvia tedioso enseguida cuando habia que hacer doble entrada de datos para aprobar transacciones y luego registrarlas en Dynamics GP.”
Con la nueva solucion integrada de automatizacion de AP, docAlpha identifica facturas entrantes que llegan por correo o se escanean por lotes al sistema. docAlpha extrae los datos necesarios de las facturas de proveedores y los valida frente a registros de DocLink y GP. A continuacion, docAlpha archiva todo automaticamente en DocLink. DocLink asume el enrutamiento hacia los aprobadores, empareja facturas con ordenes de compra y, al final, crea el asiento contable adecuado en Dynamics GP para el pago.
“De verdad nos permitio recuperar capacidad de compra”, dijo McAlister. “Nuestros ciclos pasaron de semanas a dias.”
Para saber mas sobre como docAlpha ofrecio una solucion completa para digitalizar documentos criticos y agilizar AP en Power Mechanical, lea el estudio de caso completo .