Power Mechanical Automatiza los Procesos de Facturas AP con DocLink y docAlpha

docAlpha elimina la entrada manual de datos y el manejo de documentos, para que el equipo de AP de Power Mechanical pueda confiar en el ECM DocLink para manejar el enrutamiento, aprobación y entrada de transacciones en Microsoft Dynamics GP

El Desafío

Como Director de TI para Power Mechanical, Inc., David McAlister tenía la tarea de ayudar al equipo de cuentas por pagar de la empresa a encontrar una mejor manera de manejar facturas de proveedores de una manera que escalara a medida que la empresa crecía.

Sin un sistema de gestión de documentos en su lugar que proporcionara capacidades de flujo de trabajo o automatización para codificar, hacer coincidir o enrutar facturas, el equipo de AP pasó mucho tiempo persiguiendo papel.

“Tuvimos cinco personas involucradas cada vez que comprábamos un artículo,” dijo McAlister, “Así que se volvió un poco loco a veces.”

Según McAlister, una clave para elegir la solución correcta de automatización de AP era la integración con el sistema ERP Microsoft Dynamics GP de la empresa.

“Podría volverse tedioso muy rápidamente cuando tienes que hacer entrada doble de datos para que las transacciones se aprueben y luego se ingresen en Dynamics GP,” dijo McAlister.

La Solución

Power Mechanical eligió implementar el sistema de gestión de contenido empresarial DocLink de Altec para gestionar mejor las facturas de proveedores, incluida la capacidad de enrutar facturas para aprobación, soportar codificación G/L desde entradas en Dynamics GP y finalmente crear transacciones dentro de GP. Como resultado, Power Mechanical podría eliminar mucho del esfuerzo desperdiciado que estaba creando retrasos innecesarios en el proceso y potencialmente introduciendo errores.

Para hacer el proceso aún más simple y fácil, la empresa eligió integrar otro componente en la mezcla, uno que eliminaría la necesidad de que el equipo de AP tuviera que ingresar manualmente datos de facturas y proveedores en DocLink y escanear o cargar manualmente documentos en el sistema. Esa solución, llamada docAlpha, proporciona captura inteligente de datos de facturas en papel escaneadas o digitales de una manera que sucede automáticamente e invisiblemente como parte de un proceso directo.

docAlpha, desarrollado por Artsyl Technologies, se integra con DocLink de una manera que permite a los proveedores enviar facturas por correo electrónico a un buzón monitoreado por el sistema. Las facturas en papel también pueden ser escaneadas por lotes y dirigidas a docAlpha para su procesamiento. No importa cómo llegue la factura, docAlpha encuentra y extrae automáticamente información como el número de factura, el monto y los detalles del proveedor, luego ingresa esa información, junto con una imagen digital de la factura, en DocLink.

Como parte de ese proceso, docAlpha puede hacer referencia cruzada de registros de proveedores de DocLink y/o Dynamics GP para asegurar que toda la información que extrajo sea correcta. Puede corregir automáticamente errores obvios, o enrutar cualquier excepción a un miembro del equipo de AP para revisión/resolución adicional.

Desde allí, DocLink hace el resto, incluido el soporte del enrutamiento de facturas para revisión/aprobación, la coincidencia de facturas PO con órdenes de compra/recibos y la entrada de transacciones en Dynamics GP.

Los Resultados

Según McAlister, fusionar las capacidades de docAlpha y DocLink ha ayudado a Power Mechanical a lograr un nuevo nivel de control sobre sus procesos mientras aumenta la eficiencia.

“Realmente nos permitió recuperar más poder de compra,” dijo McAlister, “Nuestros tiempos de ciclo pasaron de semanas a días.”

Como resultado, el equipo de AP de Power Mechanical ha podido continuar manteniéndose al día con las facturas de proveedores, incluso a medida que la empresa crece y el volumen/velocidad de facturas aumenta.