Precoat Metals Centraliza AP y Eleva los Roles de los Miembros del Equipo de AP Transformando los Procesos de Facturas de Proveedores

La Plataforma de Transformación docAlpha, integrada con WebDocs y AS/400, permitió a Precoat centralizar rápidamente las operaciones de AP y entregar automatización de extremo a extremo

El Desafío

Precoat Metals se especializa en recubrimientos decorativos y protectores para metal enrollado continuo usado en construcción comercial y residencial, electrodomésticos, HVAC, transporte y productos de contenedores. Como tal, la empresa ha pasado más de 50 años enfocada en mejora continua de procesos, adoptando Six Sigma, LEAN, Value Stream Mapping, Design for Six Sigma y 5S para entregar productos de la más alta calidad de manera eficiente.

Recientemente, la empresa tomó la decisión de aplicar el mismo enfoque a la eficiencia de procesos para procesos financieros de back end como cuentas por pagar.

Mientras que la empresa confiaba en WebDocs de RJS HelpSystems para manejar contenido digital como facturas, pedidos, cotizaciones, etc., y usaba AS/400 para gestionar datos comerciales, los sistemas no se estaban usando a pleno efecto.

Como resultado, los miembros del personal de AP en oficinas regionales pasaban tiempo imprimiendo facturas por correo electrónico, escaneándolas y perfilándolas manualmente dentro de su sistema de gestión de documentos WebDocs. Una vez que las facturas y P.O.s se hacían coincidir manualmente, el equipo de AP luego volvía a ingresar información de facturas en su ERP AS/400. En ese momento, la empresa mantenía miembros del personal de AP en oficinas regionales separadas, apoyados por trabajadores temporales para escanear y manejar de 15 a 20 lotes de facturas diariamente. Las facturas de proveedores de pintura típicamente incluían 15-20 páginas de elementos de línea, con facturas grandes de un solo proveedor llegando hasta 100 páginas. Como resultado, se requerían cantidades tremendas de esfuerzo manual solo para entrada de datos.

Según el Supervisor de Cuentas por Pagar de Precoat Metals, Pat Collins, el nuevo CFO de la empresa vio una oportunidad inmediata de mejorar las operaciones de AP centralizando y optimizando.

“Nuestro nuevo CFO quería todo centralizado, y quería coincidencia automatizada. Su dirección era, dentro del mes, hágalo,” dijo Collins.

La Solución

Precoat Metals eligió aprovechar funcionalidad adicional disponible para su sistema de gestión de documentos WebDocs que apoyaría la coincidencia de 3 vías de facturas basadas en PO. Para optimizar aún más los procesos, podrían integrar WebDocs con su ERP AS/400 para eliminar entrada duplicada de datos al crear transacciones.

Mientras que este enfoque eliminó algunos cuellos de botella importantes del proceso, no resolvió el problema de tener que escanear manualmente facturas e ingresar datos en WebDocs.

Fue entonces cuando la empresa descubrió la Plataforma de Transformación docAlpha de Artsyl Technologies. Integrada con Gestión de Documentos RJS HelpSystems, docAlpha puede monitorear buzones de correo electrónico para identificar automáticamente el tipo de documento adjunto, extraer los datos de transacción apropiados y cargar todo en WebDocs.

Una vez en WebDocs, las cotizaciones, facturas y pedidos pueden hacerse coincidir automáticamente. Las excepciones se marcan para manejo manual por el personal de AP, pero la mayoría de las facturas fluyen a través de los sistemas todo el camino hasta el ERP AS/400 sin ninguna intervención manual requerida.

Los Resultados

Según Collins, fusionar las capacidades de docAlpha con WebDocs fue clave para ayudar a Precoat a centralizar sus operaciones de AP y maximizar la eficiencia y efectividad del equipo de AP.

“Realmente ya no estamos tocando mucho papel,” dijo Collins. “Trabajamos los lotes fuera de docAlpha, y luego va a WebDocs, y luego pasa por un proceso de coincidencia.”

Como resultado, Precoat ha podido reasignar cuatro empleados de tiempo completo a roles de contabilidad, finanzas y análisis de nivel superior.

Más allá de la eficiencia del proceso, el nuevo enfoque de proceso entrega mayor visibilidad y control del proceso.

“Todos los que están en el rol de comprador financiero tienen acceso para ver todas las facturas,” dijo Collins.

Según Collins, el impacto comercial del proceso de AP recién definido ha sido significativo para Precoat Metals.

“docAlpha fue la clave de todo,” dijo Collins, “nos permitió pasar por HelpSystems y hacer coincidir, luego importar a AS400 sin que tuviéramos que tocar nada.”

Artsyl

Durante más de una década, Artsyl ha entregado soluciones de automatización de procesos inteligentes que comienzan con el paso más doloroso e ineficiente en cualquier proceso: la entrada manual de datos. Al aprovechar datos y documentos para manejar inteligentemente la captura de datos, extracción, clasificación y enrutamiento, Artsyl optimiza las operaciones de extremo a extremo para mejorar la eficiencia, visibilidad, cumplimiento y control.

La plataforma docAlpha de Artsyl reduce el manejo manual de documentos, elimina la entrada de datos, aumenta la precisión de los datos, acelera los flujos de trabajo y asegura el cumplimiento de estándares. Apoyado por informes robustos que aumentan la transparencia del proceso, las soluciones de Artsyl empoderan a las organizaciones para monitorear KPIs, eliminar cuellos de botella de aprobación y reducir tiempos de ciclo mientras proporcionan auditabilidad instantánea.