Como integrar ERP con ECM

Hoy, los sistemas de planificacion de recursos empresariales (ERP) son el motor que controla las finanzas y la gestion de recursos, con bases de datos transaccionales estructuradas en el centro. Los sistemas ERP gestionan bienes (producidos y adquiridos), personas (empleados, proveedores y socios) y la red de interacciones que impulsan y definen el negocio.

En paralelo, muchas empresas han adoptado sistemas de gestion de contenido empresarial (ECM) para administrar datos no estructurados: papel escaneado y otros archivos digitales, con flujos de trabajo, informes y automatizacion que apoyan comunicacion, colaboracion y cumplimiento.

Tambien puede haber otro software orientado a areas concretas: sistemas de gestion de la relacion con el cliente (CRM) con informacion de leads y clientes y seguimiento de transacciones; u otras soluciones para cadena de suministro (SCM), nomina, presupuesto o comunicaciones.

Pocas empresas hoy pueden imaginar operar sin ERP. Quienes invierten en ECM suelen obtener retorno de la inversion en un ano y consideran esos sistemas criticos para el dia a dia. Quienes usan CRM y similares los han integrado de forma tan profunda que son esenciales para las operaciones diarias de la empresa.

Sin embargo, aun con todos estos sistemas, pocas organizaciones estan plenamente satisfechas: persisten ineficiencias por huecos de proceso manual y falta de visibilidad de extremo a extremo.

La oportunidad real de innovacion

En la encuesta Document Process Intelligence de 2015 de AIIM, casi la mitad de los encuestados califico sus herramientas actuales como poco satisfactorias o necesitadas de sustitucion. Solo el 10 por ciento indico estar muy o extremadamente satisfecho.

Una respuesta es verlo como oportunidad de actualizar o reemplazar sistemas. Es aun mas probable que la transformacion real pase por tender un puente entre lo que gestiona datos estructurados (ERP) y contenido no estructurado (ECM). La mayoria de los procesos de negocio dependen de ambos para cumplir sus objetivos.

Unir datos, documentos y decisiones

Hay buenas razones para que existan sistemas separados para datos estructurados y contenido no estructurado. Hay pocas razones, en cambio, para que queden en silos, cuando ambos alimentan la mayoria de decisiones y transacciones.

Cualquier decision o transaccion que combine datos y documentos sufre ineficiencias si ERP y ECM estan desconectados. A menudo la solucion no es integrar, sino la "solucion de dos pantallas": el personal supervisa y actua en cada sistema por separado y, con frecuencia, vuelve a teclear datos de uno a otro, con riesgo de error manual y de cumplimiento.

Una salida es aprovechar de forma mas inteligente los documentos capturados en el ECM, usando automatizacion para identificar en fuentes no estructuradas datos que encajan con el ERP. Las plataformas modernas de captura inteligente aprenden a localizar datos relevantes (por ejemplo nombre de proveedor o importe de factura). Integrar ECM y otros sistemas con el ERP permite validar lo extraido usando el ERP como sistema de registro y comprobar que la informacion del documento es correcta.

Extraer datos desde documentos del ECM permite automatizar procesos rutinarios como la conciliacion triple de orden de compra, factura y recepcion, y un flujo directo en aprobaciones de cuentas por pagar (AP) con asientos automaticos en el ERP sin captura manual. El proceso parte del documento en el ECM; se extraen y validan datos frente al ERP; las transacciones coincidentes se registran en el ERP. Las excepciones van a revision. ERP y ECM trabajan juntos de forma coordinada para el resultado deseado.

A continuacion, un ejemplo de proceso para extraer datos de AP desde documentos del ECM e integrarlos con un ERP:

1. Captura: Primer paso: capturar datos no estructurados desde el ECM, de documentos online o fisicos.
2. Indexacion y validacion: El sistema organiza los documentos en categorias.
3. Extraccion de datos: A continuacion extrae datos del documento, manualmente o con tecnologia de automatizacion.
4. Validacion: Los datos del ECM se contrastan con la informacion del ERP.
5. Servicios de repositorio: El sistema envia datos validados y organizados al repositorio del ECM.
6. Integracion con ERP: Tambien envia los datos al ERP.
7. Conciliacion de transacciones: Las transacciones coincidentes se registran automaticamente en el ERP.
8. Revision y pago: Si hay coincidencia plena entre ECM y ERP, puede contabilizarse la factura para pago. Si hay discrepancia, se envia a contabilidad u otro responsable para revision.
9. Gestion documental: ECM y ERP almacenan registros a los que el personal puede acceder y gestionar.
10. Informes: El ECM suele permitir informes, analisis, auditoria y servicios similares.

Los resultados hablan: gana la integracion

Segun la encuesta de AIIM de 2015, en empresas que han unido datos, documentos y decisiones, la mayoria esperaba ROI en 12 meses; en la practica fue mejor: el 63 por ciento logro ROI en ese plazo.

Los beneficios de combinar ECM/ERP con captura inteligente incluyen:

• Mayor eficiencia: Pasar de procesos manuales a automatizados reduce ineficiencias en captura, clasificacion y ordenacion documental. El enrutamiento automatico ayuda a detectar y resolver cuellos de botella.
• Mejor calidad de datos: La captura y recaptura manual generan errores; los silos dificultan la coherencia entre sistemas. La integracion permite validacion automatica.
• Mayor productividad: Al no dedicar tiempo a captura manual y gestion documental repetitiva, el equipo puede centrarse en trabajo estrategico de mas valor.
• Mayor escalabilidad: Los procesos automatizados, sobre todo en la nube, escalan con menos necesidad de sumar personal.
• Mayor transparencia: La integracion facilita acceso en tiempo real a datos, documentos y decisiones en todos los sistemas.
• Mejor satisfaccion del cliente: En conjunto, estos efectos mejoran la experiencia del cliente: menos errores en pedidos, por ejemplo. Las empresas con procesos manuales envian a tiempo alrededor del 83 por ciento de los pedidos. Con automatizacion, la cifra ronda el 97 por ciento.

Integrar sistemas de negocio suele traducirse en procesos mas eficientes y precisos, y en equipos liberados para el nucleo de la actividad.

Como integrar ERP y ECM

La integracion no se ve igual en cada empresa. Antes de planificarla, revise su entorno actual de gestion de datos. Recopile, por ejemplo:

• Que sistemas usa y como se relacionan
• Proporcion de documentos en papel frente a digitales
• Tiempo medio de procesamiento documental y de datos
• Precision de los datos procesados
• Recursos dedicados al manejo documental

Con esa revision puede definir objetivos para las soluciones de integracion con ERP; esos objetivos guiaran todo el proceso. Puede alinearse con los beneficios anteriores: mejorar precision, acelerar facturas o liberar al equipo de captura manual. Fije metas medibles (por ejemplo reducir errores en datos de clientes hasta un cierto porcentaje o acortar el tiempo de procesamiento de facturas a entre uno y siete dias).

Definir una estrategia de integracion

Trace una estrategia para esos objetivos: tecnologias y procesos que las soporten. Si no dispone de un ERP adecuado, debera desplegarlo. Tambien puede lanzar un ECM o CRM nuevo o actualizado. Tras la implantacion de ERP, ECM y CRM, planifique su integracion. Tres pasos principales:

• Elegir software de captura de datos: En primer lugar, software de captura inteligente, como docAlpha de Artsyl y la nube, que organiza documentos y extrae datos con tecnologia de autoaprendizaje.
• Elegir aplicaciones de proceso: Sobre esa base puede elegir aplicaciones de proceso inteligente, construidas sobre la captura de Artsyl, para automatizar cuentas por cobrar, cuentas por pagar, pedidos de venta, incorporacion de personal en RR. HH. y otros flujos.
• Configurar flujos de trabajo: Defina clasificacion de documentos, reconocimiento de datos, conciliacion, validacion, revision y aprobacion. docAlpha es configurable a la medida del negocio y ofrece interfaz visual de arrastrar y soltar para los flujos.

Tambien debe decidir entre software en la nube e instalacion en sus propios sistemas. Artsyl ofrece ambas modalidades, con ventajas en cada caso; la opcion cloud ha ganado interes. Desde 2013 el auge de ERP en la nube ha llevado a muchas empresas a revisar sistemas y costes para alcanzar objetivos con mas eficiencia; el motor principal, no obstante, ha sido la innovacion mas que solo el ahorro. Los sistemas cloud permiten acceso desde dispositivos conectados en distintas ubicaciones. El software de captura en la nube de Artsyl acelera el aprendizaje al aprovechar datos agregados de todos los clientes cloud. Ademas reduce la carga de alojar hardware o software on-site, mantenimiento y reparaciones.

En la practica, evaluar ERP en la nube es buscar una forma mejor de gestionar el negocio. Quien aspira a mas productividad debe mirar los huecos en sistemas y procesos actuales. Casi siempre encontrara que la captura manual, el enrutamiento manual y la supervision manual generan cuellos de botella, riesgo de error y de cumplimiento, y visibilidad limitada por los silos.

Planificar el despliegue por fases

Al desplegar un proceso integrado con ERP, ECM, CRM u otros sistemas, conviene hacerlo por fases para suavizar el cambio.

Primero, elija el personal piloto. En empresas pequenas puede ser todo el equipo; en las grandes, un subconjunto manejable. Introduzca el proceso integrado, pruebe tecnologias y enfoques, y al cierre de la fase decida como capturara y gestionara los datos.

Luego extienda el sistema al resto del personal si aun no lo ha hecho.

Supervise la efectividad con las funciones de informe; si aparecen problemas, ajuste el proceso. Segun la magnitud del cambio, puede volver a la fase uno o aplicar actualizaciones a todo el mundo. Si todo va bien pero ve margen de mejora, puede incorporar capacidades mas avanzadas.

El enfoque Artsyl

Con Artsyl puede reducir ineficiencias, costes y errores ligados al manejo documental y a la captura manual. Las soluciones mejoran la eficiencia de los procesos, dan mas productividad al equipo y ayudan a convertir datos en decisiones y acciones.

Un software potente no tiene por que ser dificil de implantar o usar: obtiene eficiencia y funcionalidad sin programacion ni personalizaciones enormes, y esta pensado para integrar ERP, ECM, CRM y otras aplicaciones con relativa sencillez.

docAlpha incluye extraccion inteligente con autoaprendizaje, clasificacion automatica de documentos, reconocimiento de texto impreso y manuscrito, codigos de barras y ocultacion automatica de informacion sensible y confidencial. Se ofrece en modo cliente/servidor y como software como servicio en la nube. Tambien hay aplicaciones de negocio inteligentes asociadas a docAlpha.

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