El término “facturación electrónica” se ha convertido en la respuesta general a cualquier problema que una empresa encuentre con el manejo de facturas entrantes, presumiblemente porque se percibe que la fuente del problema es el “papel” y no el proceso.
La facturación electrónica impulsa la eficiencia dentro de una organización al hacer que sea conveniente para los proveedores enviar facturas electrónicamente, eliminando todos los procesos ineficientes asociados con el manejo de facturas en papel u otras formas no estructuradas de datos como facturas digitales enviadas por correo electrónico, manejadas de la misma manera manual.
Los errores son enemigos de la eficiencia
Sin embargo, el problema es que, tal como se define, la facturación electrónica NO mitiga las posibles fuentes de error que pueden estar asociadas con el procesamiento manual de facturas. Las soluciones de facturación electrónica suponen que los datos de una factura enviada son correctos y coherentes con los registros mantenidos dentro del sistema ERP del cliente.
Sin verificación de datos, el procesamiento de facturas AP sin fricciones se detiene por completo. Lamentablemente, las discrepancias entre la factura y el entorno ERP del cliente son la norma.
El procesamiento de facturas que pueden contener errores o excepciones requiere una solución de automatización de cuentas por pagar, una que pueda extraer datos de validación contra los registros del sistema ERP, independientemente de cómo se envíe la factura para su procesamiento.
Las aplicaciones de procesos inteligentes AP ofrecen flexibilidad, precisión y eficiencia
Plataformas de procesos inteligentes como docAlpha y aplicaciones como FacturaAcción de Artsyl Technologies puede cerrar la brecha entre las soluciones de facturación electrónica y las soluciones de automatización de AP. Estas plataformas "leen" facturas entrantes y datos relacionados, independientemente de cómo se envíen. Las empresas pueden aceptar facturas digitalmente o a través de muchos otros canales, incluidos fax, correo electrónico, ftp, portal web o incluso papel, sin sacrificar la eficiencia o precisión del proceso.
Esto se debe a que las plataformas de procesos inteligentes pueden identificar información relevante dentro de los datos no estructurados que se encuentran en los documentos de factura o en los archivos digitales. Igualmente importante es que estas plataformas son lo suficientemente inteligentes como para interactuar con ERP y otros sistemas empresariales para hacer referencias cruzadas de datos para garantizar la precisión y seguir reglas para determinar cómo manejar mejor los errores y las excepciones. Estos sistemas incluso aplican sus propios algoritmos a los datos dentro de un documento, verificando subtotales y totales para identificar y mitigar errores de entrada de datos.
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