Automatizar la comunicación con clientes: dónde encajan los números de teléfono en la automatización de procesos empresariales

La comunicación como un paso del proceso

La comunicación suele ser el eslabón más débil en un flujo de trabajo intensivo en documentos, como el procesamiento de facturas, el cumplimiento de un pedido o el envío de un siniestro a revisión. Las brechas más comunes incluyen:

• Correos de confirmación sin leer de los clientes;
• Ninguna persona en el circuito para realizar llamadas telefónicas;
• Ninguna notificación automatizada para finanzas y pedidos.

Cuando integra un RPA, este puede activar un SMS o una llamada en un punto específico del proceso de compra. Por ejemplo, cuando se recibe un documento para contabilidad, cuando la captura de datos está completa, cuando un problema necesita revisión manual o cuando una transacción ha finalizado.

Para que esto funcione de forma fiable a medida que el negocio crece, el número que envía o recibe el mensaje debe aprovisionarse y gestionarse igual que cualquier otro recurso del sistema de gestión. Hay que adquirir un número bajo demanda, asignarlo a un flujo de trabajo y reasignarlo o desactivarlo cuando ya no se necesite. Esta situación es donde los números de teléfono virtuales encajan de forma ideal.

Los números virtuales no están vinculados a un solo dispositivo ni a una línea física. Puede emitirlos de forma programática y adjuntarlos a un proceso específico, como la automatización de facturas. Además, puede gestionar cada número de teléfono directamente dentro del resto del flujo de captura documental.

Lectura recomendada: Descubra cómo la tecnología de recopilación de datos refuerza los flujos de trabajo automatizados

Captura de datos a través del canal de comunicación

La gente suele asociar la captura de datos con el escaneo de documentos o el análisis de archivos estructurados, pero el mismo principio se aplica a los canales de comunicación usados para el procesamiento de pedidos. Un SMS entrante a un número virtual puede contener un código de confirmación, una respuesta breve del cliente o una actualización de estado, todos relevantes para los flujos de trabajo de cuentas por pagar.

Esto es relevante en nichos como la sanidad, donde la automatización del procesamiento de citas ahorra mucho tiempo tanto al equipo como al cliente. Realizar cambios de última hora en el horario o enviar al paciente su receta médica también podría usar la automatización de procesos.

De forma similar, los equipos que gestionan cuentas por cobrar pueden confiar en números virtuales para acelerar las conexiones. La tabla siguiente enumera los tipos de mensaje más extendidos que pueden enviarse mediante un número virtual:

Estas herramientas de automatización importan para procesos como cuentas por pagar y cuentas por cobrar, donde un proveedor o cliente podría necesitar confirmar un detalle por texto antes de recibir una factura o enviar un pago. Un número virtual también funciona bien en la automatización inteligente para el procesamiento de pedidos, donde una breve confirmación por SMS puede reducir la necesidad de una llamada telefónica manual o un ticket ignorado. En cada caso, el número de teléfono virtual funciona como un canal de entrada para la automatización de pedidos y otros fines.

Mejorar la inteligencia de negocio con datos de comunicación

Una vez que registra los eventos de comunicación como parte de un proceso, se convierten en una fuente de datos por derecho propio. Un responsable puede medir distintos resultados y superponerlos a la inteligencia de negocio: tiempos de respuesta, tasas de éxito de entrega y la proporción de diversos procesos.

Cuando añade estos datos a una capa de inteligencia de negocio y los combina con algoritmos de aprendizaje automático, obtiene una imagen completa del proceso. Como resultado, puede ver exactamente dónde se ralentiza.

Como los números virtuales pueden atribuirse a un proceso específico, como la automatización en la nube, una línea de producto o un segmento de clientes, los datos que generan son más fáciles de atribuir correctamente. Obtiene una señal más limpia de un número dedicado a confirmaciones de pedido en comparación con una línea compartida que gestiona varios procesos a la vez. Esto simplifica considerablemente la captura de datos y el análisis de procesos.

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El papel de los números virtuales en una pila de tecnología digital

Para integrar un número de teléfono virtual y atribuirlo a un proceso concreto, no necesita reemplazar una infraestructura de tecnología digital existente ni construirla desde cero. La mayoría de las organizaciones ya tienen una plataforma de automatización documental, un motor de flujos de trabajo y alguna forma de comunicación entre finanzas, operaciones y herramientas orientadas al cliente. Un número de teléfono virtual desempeña un papel simple pero efectivo en toda la pila tecnológica, con un proceso de integración sencillo:

• Aprovisionar el número mediante una API;
• Activar el número mediante distintos eventos del flujo de trabajo, como la entrada de datos;
• Monitorizar el uso y la efectividad del número junto con otros pasos automatizados.

Es importante que los números de teléfono de su negocio sean recursos configurables y no infraestructura fija. Forman una capa subyacente crucial de toda la comunicación empresarial.

Para los equipos que construyen o amplían pasos de comunicación automatizados, obtener números virtuales privados de GetTempNumber le ofrece una forma de adjuntar números dedicados a flujos de trabajo específicos, como el procesamiento documental, sin añadirlos al sistema telefónico principal del negocio. Esto mantiene la capa de comunicación tan modular como el resto de la pila de automatización.

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Palabra final: una capa práctica de automatización

A medida que la automatización documental y de procesos se extiende y madura, los sistemas que gestionan documentos, extraen datos y actualizan registros también deben gestionar los momentos en que su negocio necesita contactar a un cliente o a un socio. Los números virtuales son una solución pequeña pero concreta. Son un canal direccionable y aprovisionable que puede conectar a un flujo de trabajo como cualquier otro paso de captura de datos. Aplicado correctamente, un número virtual aporta sus propios datos a la inteligencia de negocio que ayuda a una plataforma digital a crecer y mejorar aún más.

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