Hoy en dia, los sistemas de planificacion de recursos empresariales (ERP) son el caballo de batalla que controla las finanzas y la gestion de recursos del negocio, con bases de datos transaccionales estructuradas en su nucleo. sistemas ERP controlar los bienes (producidos y adquiridos), las personas (empleados, proveedores y socios) y la red de interacciones entre ellos que impulsan y caracterizan el negocio.
Paralelamente, muchas empresas han recurrido a los sistemas de gestion de contenido empresarial (ECM) para gestionar datos no estructurados dentro de sus organizaciones, incluido el papel escaneado y otros archivos digitales, con flujo de trabajo, generacion de informes y automatizacion para respaldar las actividades de comunicacion, colaboracion y cumplimiento dentro de la organizacion.
Pocas empresas hoy en dia pueden imaginarse funcionando sin un sistema ERP. Aquellos que han invertido en soluciones ECM suelen obtener un retorno de sus inversiones en un ano y, de manera similar, consideran que esos sistemas son criticos para sus operaciones comerciales.
Desafortunadamente, sin embargo, incluso con ambos sistemas implementados, pocas organizaciones estan satisfechas con los resultados que han logrado debido a las persistentes ineficiencias debidas a brechas en los procesos manuales, combinadas con una falta de visibilidad del proceso de un extremo a otro.
La verdadera oportunidad para la innovacion
Segun una encuesta de inteligencia de procesos documentales de 2015 realizada por AIIM, cuando se les pregunto sobre sus conjuntos de herramientas actuales, el 45% de los encuestados indico que no eran satisfactorios o que necesitaban ser reemplazados. Solo el 10% indico estar muy o extremadamente satisfecho.
El problema (una oportunidad) para muchas organizaciones PUEDE residir en reemplazar esos sistemas. Pero es igual o mas probable que el potencial para una verdadera transformacion empresarial resida en cerrar la brecha entre los sistemas que gestionan datos estructurados (ERP) y contenido no estructurado (ECM). Despues de todo, la MAYORIA de los procesos de negocio dependen de AMBOS para lograr sus fines.
Uniendo Datos, Documentos y Decisiones
Existen razones bien establecidas por las que existen sistemas separados para gestionar datos empresariales estructurados y contenido empresarial no estructurado. Sin embargo, existen pocas buenas razones para aislar esos sistemas, considerando que ambos contribuyen a respaldar la mayoria de las decisiones y transacciones comerciales. Basicamente, cualquier decision o transaccion que dependa de datos y documentos encontrara ineficiencias al depender de sistemas ERP y ECM dispares. A menudo, la solucion, en lugar de integrar ambas, se convierte en la solucion de dos pantallas, donde los miembros del personal monitorean, revisan e interactuan manualmente con cada sistema de forma independiente en dos monitores y, con demasiada frecuencia, vuelven a ingresar manualmente la informacion de un sistema al otro, exponiendo los procesos a errores de ingreso manual de datos y todo tipo de riesgos potenciales de cumplimiento.
Una solucion al problema de las dos pantallas es aprovechar la captura de documentos mediante los sistemas ECM de manera mas inteligente, confiando en la automatizacion para identificar datos dentro de un documento no estructurado o una fuente de archivo que se ajuste a los datos de las bases de datos estructuradas de ERP. Las plataformas de captura inteligentes modernas pueden aprender a identificar datos relevantes dentro de un documento, como el nombre del proveedor o el monto de la factura. La integracion de una solucion ECM con un ERP permite que las plataformas de captura inteligentes validen la informacion que descubren, confiando esencialmente en el ERP como sistema de registro para garantizar que cualquier informacion en el documento sea correcta.
Sistemas ECM y ERP trabajando juntos
La extraccion de datos de documentos ECM permite a las organizaciones automatizar procesos rutinarios como el cotejo triple de ordenes de compra/facturas/recibos, lo que respalda un proceso directo automatizado para aprobaciones de AP que da como resultado entradas automaticas de transacciones en el ERP SIN ninguna entrada manual de datos. El proceso comienza con el documento en el ECM, los datos se extraen y validan con el ERP, las transacciones casadas se ingresan automaticamente en el ERP. Las excepciones se envian para una revision e intervencion adecuadas. Todo sucede a la perfeccion, con los sistemas ERP y ECM trabajando juntos e interactuando de manera inteligente para lograr el resultado final deseado.
El auge de la nube y el impulso hacia la innovacion
Desde 2013, el aumento del interes en los ERP en la nube ha llevado a las empresas a evaluar sus sistemas y procesos existentes para determinar como reducir costos y lograr sus objetivos comerciales de manera mas eficiente y efectiva. Como se destaca en nuestro reciente blog de dos partes sobre ERP en la nube, el principal impulsor ha sido la innovacion mas que el ahorro de costos.
En realidad, cualquier organizacion que opta por evaluar los ERP en la nube ha optado por buscar una mejor manera de gestionar su negocio. Cualquier empresa que realmente desee lograr una mayor productividad tendra que analizar las brechas en sus sistemas y procesos existentes. Es probable que TODOS descubran que la entrada manual de datos, el enrutamiento manual de documentos y el monitoreo manual de procesos estan creando cuellos de botella en los procesos, introduciendo posibles errores y riesgos de cumplimiento y limitando la visibilidad del proceso general debido a los sistemas aislados.
Los resultados estan disponibles y la integracion gana
Segun la encuesta de AIIM de 2015, para las empresas que han cerrado la brecha entre sus datos, documentos y decisiones, la expectativa entre los usuarios es que lograran el retorno de la inversion en 12 meses (53%). La realidad, segun la misma encuesta, es que los resultados suelen ser mejores: el 63% logra el retorno de la inversion en 12 meses.
Los beneficios de los sistemas ECM/ERP con captura inteligente incluyen: