Los cuatro principales casos de negocio para la automatización de pedidos de ventas

Para los gerentes de operaciones de ventas y servicio al cliente en organizaciones donde los pedidos de ventas se procesan manualmente, las ineficiencias del procesamiento de pedidos de ventas y las oportunidades de transformación empresarial a través de la automatización pueden parecer obvias.

Para los gerentes de operaciones de ventas y servicio al cliente en organizaciones donde los pedidos de ventas se procesan manualmente, las ineficiencias del procesamiento de pedidos de ventas y las oportunidades de transformación empresarial a través de la automatización pueden parecer obvias. Sin embargo, ayudar a los ejecutivos de las empresas a comprender el argumento comercial para la automatización de los pedidos de ventas a menudo significa cambiar la mentalidad de ver el procesamiento de pedidos de ventas como simplemente “cumplir pedidos” a verlo como una parte integral de la entrega de un servicio al cliente de calidad, logrando tiempos de ciclo de la cadena de suministro más eficientes y manteniendo el control sobre el flujo de efectivo.

A continuación presentamos cuatro razones principales que los ejecutivos corporativos pueden comprender y apreciar al defender la automatización de los pedidos de ventas.

1. Posicionar la organización a escala para el crecimiento.La automatización del proceso de pedidos de ventas alivia la dependencia de los miembros individuales del personal de ser "dueños" del proceso y del conocimiento específico del procesamiento de pedidos. La creación de un proceso automatizado basado en reglas para leer y extraer datos de las órdenes de compra de los clientes, la automatización de la entrada de datos para generar órdenes de venta y el enrutamiento de documentos y datos para su aprobación garantiza que el proceso de órdenes de venta se ejecute sin problemas, independientemente del volumen de órdenes a procesar y del personal disponible. Transferir conocimientos a nuevos miembros del personal, cuando sea necesario, se vuelve mucho más simple y eficiente cuando los procesos están bien definidos y lo suficientemente automatizados para manejar pedidos de rutina y al mismo tiempo señalar excepciones.
2. Reduzca los costos y acorte los tiempos del ciclo de la cadena de suministro.Apuntar y eliminar las ineficiencias asociadas con la clasificación, clasificación y archivo manual de documentos de ventas, combinado con la automatización de la entrada de datos mediante la extracción de datos de los documentos de ventas, puede reducir el tiempo y el esfuerzo necesarios para procesar pedidos de ventas en un 90%. Un caso de negocio basado únicamente en esas ganancias de eficiencia a menudo puede justificar en términos de costos un proyecto de automatización de pedidos de ventas con un retorno de la inversión alcanzable en un plazo de 6 a 12 meses. Más allá del ahorro de costos, procesar pedidos de manera más eficiente se traduce en un mayor control sobre las cuentas por cobrar y el flujo de caja.
3. Mayor Control y Visibilidad de los Procesos.Según el Grupo Aberdeen, “mejorar la visibilidad interna entre departamentos” y “agilizar los procesos para facilitar el seguimiento y mejorar la usabilidad” son las dos principales acciones estratégicas que las empresas creen que pueden hacer que las cadenas de suministro complejas sean más manejables. Al extraer datos de documentos relacionados con procesos y capturarlos de manera inteligente en una etapa más temprana del proceso, las organizaciones logran una mayor transparencia de los procesos de manera más rápida y eficiente, con visibilidad a nivel de tablero de indicadores clave de desempeño que se puede compartir en toda la empresa.
4. Servicio al cliente mejorado.Según un informe mundial de 2014 de The Service Council, el 60 por ciento de las organizaciones encuestadas anticipan que el servicio al cliente será la principal fuente de diferenciación competitiva en los próximos tres años. Una vez que un cliente ha aceptado hacer negocios con su organización, su primera oportunidad de ganarse su lealtad y establecer una buena relación es cuando cumpla con su primer pedido. Ya sea que se trate de establecer el listón con un nuevo cliente o de elevar el listón con los clientes existentes, la automatización de pedidos de ventas ayuda a establecer su organización como un socio rápido, eficiente y confiable digno de su confianza y negocio continuo.

Digitalice su proceso de pedido de ventas

Si bien existe una amplia variedad de soluciones disponibles para automatizar diferentes partes del proceso de pedidos de ventas, el componente CLAVE que aborda la parte más complicada del proceso es la captura inteligente de datos. La tecnología de captura inteligente extrae datos relevantes de documentos en papel o digitales escaneados, eliminando la entrada manual de datos y la manipulación de documentos.

Los beneficios que se derivan de abordar este cuello de botella aceleran los beneficios y las ganancias de eficiencia de la automatización de procesos posteriores.

Las plataformas de digitalización empresarial construidas en torno a una sólida tecnología de captura inteligente brindan datos comerciales precisos y oportunos que impulsan iniciativas de inteligencia empresarial, empoderando a los ejecutivos y tomadores de decisiones. Al mismo tiempo, proporciona los datos y documentos necesarios para automatizar los flujos de trabajo de los procesos y ofrecer una automatización de extremo a extremo para beneficiar enormemente a los propietarios de los procesos. Al fin y al cabo, las plataformas de digitalización empresarial que pueden eliminar la entrada manual de datos, la manipulación/cotejo de documentos y el enrutamiento de aprobación mejoran enormemente las experiencias de los clientes, impulsando la retención y los ingresos continuos.

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