Si bien la automatización de las cuentas por pagar promete revolucionar la forma en que las empresas hacen negocios y transformar los AP de un centro de costos a un activo estratégico, el camino que siguen la mayoría de las empresas para lograr una automatización de procesos optimizada es más evolutivo que revolucionario.
Esto es cierto incluso una vez que se ha implementado la automatización de AP. En realidad, aquí es donde comienza el trabajo duro: el trabajo que diferencia las iniciativas de automatización de AP verdaderamente exitosas de aquellas con resultados mediocres o deficientes.
Con la automatización implementada, la forma en que las empresas exitosas evolucionan para adoptar nuevos sistemas y procesos suele seguir cuatro etapas:
Cuando se trata de adoptar y abrazar nuevas tecnologías, las empresas tienen que aprender a caminar antes de poder correr. Alinear el AP, establecer y rastrear las métricas correctas y centrarse en la mejora continua del proceso definen las primeras etapas de una implementación exitosa.
Adquirir nuevas habilidades para adaptarse a procesos automatizados puede requerir que la cultura de un equipo evolucione como parte del proceso. Como en la mayoría de los casos, es este factor humano el que a menudo se pasa por alto al considerar los obstáculos para el éxito. Asegurarse de obtener la aceptación de las partes interesadas en todos los niveles y mantenerlos comprometidos y empoderados suele ser clave en esta etapa inicial para que el equipo piense menos en la forma en que siempre se han hecho las cosas y adopte la mejor manera de lograr objetivos comunes.
Once the AP department has confidence in new systems and processes, the company can begin to realize a return in investment, benefitting from efficiency gains and process visibility and control. AHORA es el momento de analizar nuevas reglas comerciales o mejoras de procesos para impulsar una eficiencia aún mayor e impulsar los KPI.
automatice cada paso de un proceso, creando un sistema integrado que sea confiable y repetible en cada paso del camino. Esta es la etapa en la que los departamentos y su personal dejan de lado los pasos manuales en un proceso que a menudo permanecen hasta que las partes automatizadas de un proceso han ganado suficiente confianza y se han solucionado todos los obstáculos técnicos para lograr la integración entre varios sistemas.
Esta etapa también implica seguir endureciendo las reglas, optimizar los procesos de AP y modificar los flujos de trabajo en función de la retroalimentación, del negocio y del aprendizaje.
En la etapa final, las empresas han logrado procesos totalmente automatizados, con acceso a KPI que les permiten monitorear y mejorar continuamente. En esta etapa, las empresas consolidan los cambios de las partes interesadas, comparten éxitos y establecen nuevos objetivos para mejorar el rendimiento de AP, o comparten su conocimiento con otros departamentos y amplían el alcance de la innovación dentro de la organización.
Para obtener más información sobre cómo planificar e implementar un proceso de automatización de AP exitoso, lea nuestra serie de tres partes sobre cómo definir e implementar una iniciativa de automatización exitosa.