Si bien puede parecer obvio para su equipo de cuentas por pagar que los procesos manuales son una pérdida de tiempo, esfuerzo y talento, vender la inversión en automatización al director financiero a menudo genera una reacción común: por qué ahora y por qué arreglar un proceso que no parece estar roto.
El viejo dicho de “si no está roto, no lo arregles” no se aplica cuando se trata de procesos de cuentas por pagar que todavía dependen de documentos en papel o facturas digitales que deben clasificarse y procesarse para su codificación, aprobación y procesamiento de pagos.
Con una inversión marginal en tiempo y dólares, la automatización de cuentas por pagar invariablemente:
El mayor desafío cuando se trata de procesos de AP y el status quo son a menudo prioridades en competencia y otras oportunidades internas para la eficiencia de los procesos que prometen beneficios más estratégicos.
La otra cara de esta ecuación es que resolver los puntos débiles de AP se ha vuelto más simple, más fácil y menos costoso debido a la aplicación de soluciones de automatización de procesos de bajo código y alta inteligencia. En pocas palabras, puede resolver un problema de proceso doloroso de forma rápida y sencilla, de una manera que se adaptará a los cambios en su negocio.
Un reciente informe de Levvel Research Payables Insight confirma que los problemas de los procesos manuales de AP son universales. Un 48% de los profesionales de AP identificaron la entrada manual de datos y los procesos ineficientes como su principal problema. Como resultado, el costo asociado con el procesamiento de una sola factura está claramente desproporcionado con el trabajo involucrado. Con estimaciones que oscilan entre $4 y $15 por factura, los costos de procesamiento de facturas no solo reflejan los esfuerzos manuales de su personal para clasificar, archivar, enrutar e ingresar datos de una factura aprobada en un sistema de contabilidad. La cifra está inflada por los costos de duplicados, errores y excepciones que provienen de errores humanos, lo que se magnifica por el volumen y la velocidad de las facturas con las que tiene que lidiar un equipo de AP típico.
En muchos sentidos, los procesos AP manuales pueden ser un canario en la mina de carbón para las empresas que dependen sistémicamente de procesos manuales ineficientes. Los síntomas de la antigua forma de hacer las cosas incluyen una falta de visibilidad de los datos comerciales oportunos (incluidos el flujo de efectivo y las acumulaciones del libro mayor), la falta de un registro de auditoría claro del proceso de cumplimiento y la incapacidad de escalar a medida que el negocio crece, sin agregar personal.
Muy a menudo, es este último factor, la escalabilidad, el que lleva a un ajuste de cuentas y a la decisión de automatizar. El argumento del retorno de la inversión en esos casos se vuelve claro: el costo de agregar a otra persona solo para manejar las facturas y los pagos versus un sistema que puede abordar la carga de trabajo agregada Y agilizar todo el proceso para todos.
Consideremos, sin embargo, el costo y la carga de los sistemas y procesos tal como existen hoy en día, lo que incluye pagar a miembros del personal para que realicen tareas de bajo nivel bajo presión, de una manera que agrega poco valor. En lugar de ello, imaginemos empoderar a esos trabajadores para que agreguen más valor mediante el apoyo para la previsión, la elaboración de presupuestos y la optimización de los descuentos en efectivo y de pago.
Ahí es donde la conversación se vuelve realmente interesante y los beneficios de la automatización se alinean para su equipo ejecutivo y su personal administrativo.
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