El juego de citas AP Automation: elegir la tecnología adecuada y el socio adecuado

En esta serie de blogs de varias partes, analizamos cómo las empresas pueden identificar los puntos débiles de los procesos, comunicarlos a los ejecutivos para asegurar la aceptación y mapear sus procesos para eliminar los cuellos de botella.

En esta serie de blogs de varias partes, analizamos cómo las empresas pueden identificar los puntos débiles de los procesos, comunicarlos a los ejecutivos para asegurar la aceptación y mapear sus procesos para eliminar los cuellos de botella. En este blog, veremos consejos para evaluar y seleccionar un proveedor para su iniciativa de proceso AP.

“Los planes mejor trazados de ratones y hombres a menudo salen mal” – Robert Burns

Una vez que su equipo haya obtenido la aprobación para una iniciativa de automatización de AP, haya definido sus objetivos y haya mapeado sus procesos, el siguiente paso es elegir las soluciones tecnológicas adecuadas y seleccionar el socio o socios adecuados para convertir sus planes en realidad.

A menudo, esta puede ser la parte más aterradora del proceso. Cuando no se ejecuta correctamente, puede ser el paso que contenga más “incógnitas”.

Al igual que con los pasos anteriores que analizamos en nuestra serie de blogs, el proceso de selección de un proveedor comienza comunicando claramente sus objetivos y su proceso a sus posibles socios. Si ha hecho un buen trabajo internamente con esos pasos iniciales, su proceso de selección será mucho más sencillo.

Teniendo esto en cuenta, a continuación se ofrecen algunos consejos adicionales a la hora de buscar soluciones tecnológicas y proveedores que respalden proyectos de automatización de AP.

Al evaluar tecnologías para automatizar y optimizar sus procesos, comience analizando sus objetivos en términos concretos y mensurables. En lugar de hablar de presupuestos y de lo que tiene que gastar inicialmente, explore cómo le gustaría mejorar los tiempos de ciclo, reducir errores y reducir costos, y con qué rapidez le gustaría lograr un retorno de la inversión. Si ya ha elaborado un caso de negocio internamente, esta parte debería ser sencilla. Tenga cuidado con los proveedores que prometen demasiado u ocultan los costos de la tecnología con desarrollo adicional o servicios profesionales. Si sus requisitos son claros, debería obtener respuestas claras y fáciles de entender sobre costos y plazos.

Revise sus mapas de procesos con sus proveedores en detalle. Asegúrese de que comprendan completamente el flujo de su proceso. ¿Tienen preguntas o sugerencias para optimizar o simplificar aún más su proceso? ¿Entienden las excepciones en sus procesos y cómo desea manejarlas?

Hablando de hacer preguntas, ¿cuántas preguntas hace su proveedor antes de sumergirse en una demostración enlatada o preguntar sobre el cronograma y el presupuesto de su decisión? Busque proveedores que se centren en sus metas y objetivos antes de venderle un producto o en su experiencia y conocimientos.

En algún momento, querrá que su equipo técnico hable con su técnico y profundice en las soluciones propuestas y la tecnología subyacente. Su equipo de evaluación debe estar seguro de que el sistema cumplirá con las capacidades técnicas críticas para su proyecto de automatización de cuentas a pagar, incluida la validación de facturas, la extracción de datos, el cotejo, la aprobación electrónica y el enrutamiento de excepciones, y la integración con los sistemas ERP y ECM existentes.

Tenga cuidado con los proveedores que convierten cada conversación sobre el producto en una discusión sobre servicios adicionales y personalización. Si bien es posible que tenga un requisito verdaderamente único basado en los requisitos específicos de su mercado, o la necesidad de integrarse con sistemas internos propietarios, la realidad es que la automatización de AP está lo suficientemente bien establecida como para que a menudo pueda encontrar soluciones maduras y bien desarrolladas que brinden lo que necesita (o la mayor parte) de manera inmediata.

Del mismo modo, ¿en qué versión se encuentra la plataforma principal de la empresa? Su plataforma "ricitos de oro" ideal es aquella que no sea demasiado nueva ni demasiado antigua y que se beneficie de actualizaciones frecuentes. Hablando de actualizaciones, pregunte qué tipo de funciones nuevas ha ofrecido la empresa en sus paquetes de servicios recientes. ¿Continúan innovando o están ocupados solucionando errores?

Los proveedores deben demostrar que su solución cumple con los estándares corporativos en materia de auditoría, cumplimiento, generación de informes y seguridad.

¿Su proveedor forma parte de la comunidad más amplia de soluciones en su ecosistema tecnológico? ¿Realmente se asocian con su proveedor de soluciones ERP o ECM? La automatización de AP es un mercado lo suficientemente maduro como para que un proveedor de automatización de procesos establecido deba tener relaciones de trabajo sólidas con los otros proveedores de tecnología de los que depende.

No hace falta decir que querrás referencias de clientes. Cuando hable con esas empresas, investigue para ver qué puede descubrir sobre las fases de sus implementaciones que podrían haberse mejorado. Solicite consejos específicos sobre lo que aprendieron durante su implementación y de lo que usted podría beneficiarse. Pregunte específicamente sobre sus planes para los próximos 6 a 12 meses en relación con la solución que han implementado. Pregunte cuánto cambiaron o modificaron su implementación original. Y pregunte si la solución se entregó a tiempo y dentro del presupuesto.

Whether hiring an employee or choosing a technology vendor, there are always risks and unknowns. Afortunadamente, existen MUCHOS proveedores bien establecidos con excelentes antecedentes en términos de tecnología, servicio y soporte en la industria actual.

Con la debida diligencia, encontrará un proveedor estable con un excelente historial, que pueda ofrecerle la solución adecuada e impulsar los resultados que busca.

En la siguiente parte de nuestra serie de blogs sobre automatización AP, veremos consejos para garantizar que su implementación se mantenga a tiempo, dentro del presupuesto y brinde los resultados que está buscando.