Cuando se trata de transformar los procesos de pedidos de ventas para hacerlos más eficientes, precisos y oportunos, los obstáculos más comunes que enfrentan las empresas es mapear sus procesos existentes, definir objetivos mensurables de mejora y definir requisitos para lograr esos objetivos.
Es bastante fácil estar de acuerdo en que un proceso debería ser más rápido, más fácil y más barato. Pero, ¿cómo se mide "más rápido"? ¿Y qué tan barato es “más barato”? ¿Y quién decide qué es más fácil? Además, surge la pregunta: ¿se puede llegar a donde se quiere mediante la automatización refinando el proceso manual existente, o es mejor empezar desde cero?
Automatización de pedidos de ventas: comience con lo que sabe
A menudo, tratar de imaginar y trazar un proceso desde cero puede resultar intimidante para los propietarios del proceso. Al mismo tiempo, uno de los mayores obstáculos para iniciar CUALQUIER proyecto de automatización de procesos de negocio es comprender el proceso existente con suficiente detalle y claridad como para que cualquier persona ajena al proceso pueda comprenderlo.
Los pasos típicos en un proceso de pedido de ventas que deben identificarse y mapearse incluyen:
Recepción - órdenes de enrutamiento
Extracción: extraer datos para el sistema ERP
Verificación: detección de excepciones
Gestión - aprobación de excepciones
Archivado: integración de datos de pedidos
Análisis: convertir datos en métricas
Acceso: proporciona acceso al estado del pedido y a los contactos
Con una comprensión fundamental del proceso tal como funciona hoy, el siguiente paso debe ser cuantificar ese proceso de una manera que le permita establecer objetivos de mejora que puedan medirse y optimizarse.
Las organizaciones no sólo deben definir su proceso actual en términos de los pasos requeridos, sino también en términos de costos, y sentar las bases para establecer objetivos cuantificables basados en métricas.
Según una encuesta reciente de APQC, los tres principales beneficios previstos de la automatización de pedidos de ventas fueron la mejora de la precisión de los pedidos, la eficiencia operativa y la eficiencia de la fuerza laboral, todos ellos factores que conducen a la reducción de costos. Para establecer un caso de negocio para el cambio y calcular el retorno de la inversión para una iniciativa de automatización de pedidos de ventas, las empresas deben tener una idea de sus costos antes del cambio y deben poder rastrear y medir las mejoras.
Hablando de satisfacción del cliente, las organizaciones deben asegurarse de mirar más allá de los ahorros de costos y las ganancias de eficiencia para obtener una visión general del impacto comercial de sus iniciativas. ESTAS métricas serán las que ganen a sus patrocinadores ejecutivos y creen defensores para su iniciativa.
Meta adelante y conquista
Con objetivos claros en mente, su equipo puede comenzar el proceso de trazar el viaje desde cómo solían ser las cosas hasta cómo deberían ser, con confianza.
Para ayudarlo a trazar su viaje de automatización de pedidos de ventas, identificar oportunidades para la mejora y automatización de procesos, comuníquese con su representante de Artsyl Technologies.
Artsyl Technologies ayuda a las organizaciones a aliviar los problemas de sus procesos de pedidos de ventas al automatizar las tareas más ineficientes y propensas a errores, incluida la manipulación de documentos y la entrada de datos. Confiando en Artsyl docAlpha plataforma de digitalización empresarial y OrdenAcción Con esta aplicación, los equipos de servicio al cliente pueden transformar pedidos en papel y digitales escaneados en información procesable que se ingresa automáticamente en su sistema ERP. ¿El resultado? Tiempos de ciclo más cortos, menos errores, mejor control de procesos y una experiencia del cliente dramáticamente mejorada.