En la primera parte de este blog de dos partes, analizamos cómo la adopción de ERP en la nube está creciendo mientras que los ERP locales están en recesión, y cómo el motor de este crecimiento es la innovación, en lugar de la reducción de costos. Si bien los estudios de la industria corroboran los ahorros de costos de los ERP en la nube, es la oportunidad de observar los sistemas y procesos con una nueva mirada para la innovación lo que ha inspirado una revolución.
En la primera parte, exploramos cómo la “gran migración de ERP a la nube” se trata más de buscar formas más inteligentes de hacer negocios que simplemente de reducir costos. Esa actitud y enfoque es lo que ha llevado a las organizaciones a buscar formas de abordar las partes más dolorosas de sus procesos existentes mientras evalúan si necesitan un nuevo motor para impulsar los datos subyacentes de sus operaciones comerciales.
En un análisis reciente de soluciones de automatización inteligente que combinan la inteligencia humana con software para manejar datos repetitivos, mecánicos y/o que requieren análisis de datos racionales y muy precisos, Accenture pronosticó un aumento del 30% al 40% en la productividad de los empleados durante los próximos tres a cinco años, incluso para funciones que ya están altamente automatizadas.
¿De dónde vendrán esas ganancias de productividad? Piense en los pasos más rutinarios y repetitivos de cualquier proceso actual dentro de su organización y comience por ahí. Aplique la automatización a esos pasos de múltiples procesos a través de varios departamentos dentro de su organización y el pronóstico de Accenture comenzará a parecer conservador.
Captura inteligente y la oportunidad de transformación empresarial
Tomemos, por ejemplo, cualquier tarea que implique manejar documentos y gestionar datos. Las soluciones de captura inteligentes que pueden identificar documentos por su contenido, clasificarlos, enrutarlos y archivarlos automáticamente Y extraer datos significativos pueden automatizar tareas que consumen la mayor parte del esfuerzo de los procesos transaccionales como cuentas por pagar y cuentas por cobrar.
En muchos casos, la entrada de datos y el manejo de documentos representan entre el 80% y el 90% del esfuerzo, y el manejo de excepciones representa gran parte del resto. La integración de la captura inteligente con una solución ERP basada en la nube puede conducir al tipo de transformación de procesos que tiene un impacto real en la capacidad de una empresa para concentrarse en su misión principal.
Los ERP en la nube eliminan gran parte de los gastos generales de infraestructura y TI que impiden a los departamentos de TI pensar y actuar estratégicamente. La captura inteligente puede hacer lo mismo para Finanzas, particularmente para funciones transaccionales como AP o AR. Con sistemas automatizados implementados, la atención se centra en cómo procesar miles de pedidos y facturas de manera oportuna hasta cómo gestionar mejor el flujo de caja, negociar condiciones contractuales más favorables, eliminar sanciones por pagos atrasados y obtener descuentos por pagos anticipados.
Las cuentas por pagar como fruta madura
Según los resultados de una encuesta reciente del Institute of Finance & Management, solo un tercio de los departamentos de cuentas por pagar han automatizado sus procesos de cuentas por pagar, mientras que tan solo una octava parte cuenta con una solución en la nube. En la mayoría de los casos, el impulso para adoptar un nuevo ERP está impulsado por el CIO y por las necesidades financieras, por lo que cualquier organización que considere un ERP en la nube también considerará seriamente otros aspectos de sus procesos comerciales y su impacto en la salud financiera de la organización.
Industry statistics about manual accounts payable process inefficiency are well established, with benchmarks for manual versus automated approaches maintained for years by independent organizations like the Association for Information and Image Management (AIIM). Estudios como la encuesta Capture to Cloud 2015 de AIIM demuestran que las empresas que confían en la automatización de AP y la captura inteligente reducen los costos de procesamiento de facturas de AP en un 50 % y logran un retorno de la inversión en 12 meses o menos.
Transformar otros departamentos y procesos basados en documentos
Las cuentas por pagar suelen ser un impulsor de la automatización de procesos porque las organizaciones tienen menos control sobre el volumen y el formato de las facturas generadas por proveedores externos. La automatización de AP crea todo tipo de nuevas eficiencias y también establece un marco para automatizar procesos más impulsados internamente, como informes de viajes/gastos, procesamiento de pedidos de ventas y envío de cheques.
Más allá de las finanzas, la captura inteligente y la automatización de procesos de negocio a menudo migran "al otro lado del pasillo" a otros departamentos que dependen de documentos y datos, como los de recursos humanos. Obtener un mejor manejo de procesos como la solicitud de empleo, el seguimiento de solicitudes y la incorporación de empleados puede transformar el proceso interno de un ejercicio de gestión de cumplimiento en una ventaja que conduce a seleccionar y contratar talentos de manera más efectiva que la competencia.
Los beneficios de la automatización de procesos son claros. Los estudios y estadísticas están bien establecidos. El impulso hacia los ERP en la nube finalmente está generando impulso para el tipo de transformación empresarial que llevará a empresas de todos los tamaños a estar más informadas, más efectivas y más estratégicas en todos los niveles de su organización.