Las empresas que quieren aumentar la eficiencia operativa para escalar las operaciones dependen de la automatización. La buena noticia para las medianas empresas es que automatizar los procesos administrativos cargados de documentos y datos es más fácil y rentable que nunca. Las buenas noticias no terminan ahí, porque la variedad de procesos que se pueden automatizar de manera rentable ha crecido, gracias en parte a la tecnología de aprendizaje automático que se puede combinar con la captura inteligente de datos para abordar desafíos de procesos más complicados y al mismo tiempo depender menos de la TI y los desarrolladores y más de la experiencia de los propietarios de los procesos.
Durante los últimos 20 años, la automatización empresarial asumió tareas repetitivas de manera que brindaron integración en una variedad de sistemas comerciales. Cuando se implementaba correctamente, las ganancias de eficiencia y la reducción de errores justificaban la inversión, siempre y cuando el proceso involucrara volúmenes suficientemente altos de tareas repetitivas y esas tareas fueran simples y predecibles.
Sin embargo, las soluciones inteligentes de automatización de procesos actuales pueden ir mucho más allá de la automatización de tareas rutinarias y ayudar a abordar el aluvión continuo de cambios que enfrentan las empresas de forma regular. Para ofrecer un mayor valor, las herramientas IPA incorporan el aprendizaje automático y emplean otras técnicas de inteligencia artificial para aumentar su flexibilidad y adaptabilidad.
El aprendizaje automático permite a estos sistemas aprender de los datos y adaptarse a nuevas condiciones modificando sus conjuntos de reglas sin requerir codificación o configuración humana. En cambio, estos sistemas se basan en el aprendizaje supervisado, donde los propietarios de procesos enseñan a las máquinas cómo funcionan los procesos registrando y adoptando una nueva serie de pasos ejecutados por un operador humano. Por ejemplo, es posible que un sistema IPA configurado para enviar facturas de proveedores para su aprobación no pueda encontrar un número de factura o el nombre del proveedor en un documento de factura. El sistema puede identificar y señalar el error para que un operador humano lo revise.
Es posible que cuando un operador humano revise la factura, pueda ubicar el número de factura y el nombre del proveedor en algún otro lugar del documento según su formato. O tal vez haya otro sistema o fuentes de datos para que el sistema haga referencias cruzadas. Una vez que se muestra al sistema IPA dónde encontrar esta información dentro de un documento (o en otra fuente de datos), puede revisar automáticamente su propio algoritmo y buscar en el lugar apropiado la próxima vez, sin guía humana y sin la necesidad de que nadie recodifica o reconfigure nada.
Agregar inteligencia a la automatización de procesos puede ayudar a las empresas a automatizar tareas más complejas que no siempre siguen patrones o pasos de proceso predecibles. Eso se traduce en una mayor capacidad para manejar fuentes de datos no estructurados y agregar valor al proceso más allá de las ganancias de eficiencia. Por ejemplo, los sistemas inteligentes no sólo pueden procesar documentos de forma más rápida y eficiente. Es posible que puedan analizar contratos para identificar condiciones más favorables. O bien, pueden analizar datos de documentos de pedidos de ventas para anticipar tendencias de compra y ajustar los niveles de inventario en consecuencia.
Antes de lanzarse a una solución IPA, las empresas deberían empezar por analizar los procesos existentes en busca de oportunidades para optimizarlos sin automatización. Identifique flujos de trabajo de procesos, tareas y procesos que pueden simplificarse o eliminarse. A continuación, busque tareas repetitivas y de bajo valor, como clasificación y manipulación de documentos, entrada de datos, enrutamiento del flujo de trabajo o informes de rutina, que son mejor manejadas por un robot de proceso (inteligente o no).
La automatización inteligente de procesos suele ser excelente para manejar el tipo de tareas que a menudo recaen entre departamentos o sistemas dispares. Más allá de las tareas simples y rutinarias, la automatización inteligente de procesos puede dar el siguiente paso y tomar decisiones cada vez más informadas dentro de un flujo de trabajo. Esto incluye extraer texto de documentos que puedan informar los flujos de trabajo, las autoridades de aprobación y otros criterios de toma de decisiones.
Algunas herramientas inteligentes de automatización de procesos incluso se pueden utilizar para analizar los procesos que respaldan y sugerir modificaciones que reduzcan la complejidad del proceso, optimicen los tiempos de los ciclos y ayuden a obtener el máximo valor de cualquier análisis de datos relacionado.
Para obtener más información sobre cómo automatizar procesos de una manera más inteligente, rápida y fácil de implementar, visite la página de recursos de Artsyl en www.artsyltech.com/resources/