Si bien las empresas se esfuerzan por digitalizar y transformar sus operaciones para impulsar la eficiencia y mejorar el servicio, la realidad es que el mundo digital se ha vuelto cada vez más complejo. Según una encuesta reciente del Instituto de Operaciones Financieras (IFO), una creciente diversidad en los canales a través de los cuales se envían las facturas de los proveedores a una empresa, así como la diversidad de ERP y otros sistemas comerciales relacionados con los datos de las facturas y el manejo de documentos, ha llevado a una mayor complejidad y mayor ineficiencia en los procesos de facturas de cuentas por pagar.
Para abordar los desafíos de la creciente complejidad y la ineficiencia de los procesos, muchas corporaciones han recurrido a organizaciones de servicios compartidos (SSO). Sin embargo, según la encuesta de IFO, la mayoría de las organizaciones perciben los SSO como uno de los factores que contribuyen a una mayor complejidad de sus procesos de AP.
Para superar la percepción y la realidad de la complejidad cuando se trata de procesos de subcontratación como la facturación de cuentas por pagar, las organizaciones de servicios compartidos deberán confiar en la automatización de cuentas por pagar, respaldada por la captura inteligente de datos y la tecnología de transformación digital. La buena noticia es que las soluciones de automatización actuales son mucho más inteligentes y flexibles que en el pasado, lo que permite a los SSO crear modelos para la automatización de procesos que pueden aplicarse a una amplia gama de requisitos específicos del cliente.
A continuación se presentan cuatro formas en que la automatización de las cuentas por pagar puede ayudar a las SSO a optimizar aún más las operaciones y agregar valor para sus clientes.
Según IFO, recibir facturas de múltiples canales fue el mayor factor que contribuyó a la complejidad del proceso de AP. Hoy en día, la mitad de las facturas llegan en papel. Un tercio de las facturas llegan por correo electrónico, el 19% se envía mediante EDI, seguido de XML (7%) y fax (5%). Depender de procesos manuales para gestionar sus múltiples canales sólo puede lograr un cierto nivel de eficiencia. Hoy en día, las plataformas de procesos inteligentes que se basan en tecnología de captura inteligente pueden clasificar, archivar e indexar automáticamente documentos desde cualquier canal. Estas plataformas, incluida la de Artsyl docAlpha plataforma de transformación digital y FacturaAcción La aplicación puede identificar tipos de documentos, extraer datos relevantes de facturas digitales y en papel escaneadas y automatizar la comparación de 3/4 vías y el manejo de excepciones basándose en procesos AP estandarizados.
La mayor complejidad de las facturas AP significa potencialmente mayores costos para las organizaciones de servicios compartidos, lo que se traduce en menores ganancias o menor competitividad de precios.
Para continuar aumentando la eficiencia, las organizaciones de servicios compartidos deben comprender la productividad del personal y la efectividad de todos los pasos del proceso de facturación de cuentas por pagar, incluida la captura, clasificación, extracción, validación y el tiempo promedio que lleva procesar una factura.
La automatización de procesos AP optimiza la eficiencia de cada paso en el proceso desde la adquisición hasta el pago y proporciona informes y análisis en tiempo real de los tiempos del ciclo del proceso, brindando la capacidad de mejorar continuamente el proceso y eliminar cuellos de botella.
Según una investigación de The Hackett Group Automation, AP Automation permite a las empresas obtener siete veces más descuentos por pago anticipado (como porcentaje del gasto) en comparación con los procesos manuales. Las soluciones automatizadas de cuentas por pagar permiten a las empresas obtener una visibilidad más oportuna de las acumulaciones del libro mayor y del flujo de caja, de modo que puedan optimizar los descuentos por pago anticipado frente al efectivo disponible. El acceso oportuno a esta información ayuda a las empresas a tomar mejores decisiones sobre el capital de trabajo, obtener visibilidad de las tendencias relacionadas con los ciclos de conversión de efectivo, los días de cuentas por pagar pendientes y los días de ventas pendientes para ganar influencia en las negociaciones de contratos.
Las organizaciones de servicios compartidos tienen diversos requisitos de auditoría y cumplimiento. La capacidad de acceder instantáneamente a imágenes y datos de facturas procesadas facilita que los SSO cumplan con requisitos de cumplimiento cada vez más complejos y diversos. La automatización proporciona visibilidad y conocimiento de cada etapa del proceso de cuentas por pagar, desde la recepción hasta la validación, la aprobación y la publicación.
Al confiar en soluciones de AP automatizadas, los gerentes tienen visibilidad en tiempo real del estado de aprobación de facturas y resolución de excepciones, y informes de auditoría sobre cada función de revisión, edición o aprobación. Las organizaciones de servicios compartidos pueden utilizar información histórica y actual para identificar el origen de excepciones o cuellos de botella; tomar acciones manuales o basadas en reglas, como aprobación o escalamiento; y ajustar las funciones del personal para optimizar el desempeño.
La visibilidad mejorada también permite a los directores financieros evaluar la salud financiera de la organización, mejora la toma de decisiones de tesorería y proporciona a los equipos de abastecimiento datos sobre patrones de gasto y tendencias para las negociaciones con proveedores.
Para obtener más información, comuníquese con su representante de cuenta de Artsyl para conocer cómo la tecnología de procesos inteligentes puede impulsar la automatización de AP y aumentar la eficiencia para su empresa SSO y sus clientes.