El éxito de una empresa comienza y termina con sus clientes; El proceso para que un cliente potencial se convierta en cliente comienza en el momento en que realiza un pedido en su organización, lo que lo convierte en uno de los pasos clave en el viaje del comprador.
Con tanto tiempo y atención centrados en la transformación digital y el imperativo estratégico de un mejor servicio al cliente, es hora de que las empresas analicen cómo la automatización de pedidos de ventas puede transformar el proceso de pedido a efectivo de un centro de costos administrativo a una de las grandes oportunidades pasadas por alto para iniciar una revolución de procesos digitales.
En el proceso de pedido a efectivo, la gestión de pedidos de los clientes es una actividad clave. Un pedido procesado con precisión y dentro del tiempo prometido significa un cliente satisfecho que pagará su factura a tiempo.
Con eso en mente, aquí hay cinco consejos para optimizar el procesamiento de pedidos y comenzar un viaje de transformación digital que puede extenderse a otros procesos y departamentos de su organización.
Los pedidos de los clientes pueden llegar desde todo tipo de canales, incluidos correo electrónico, teléfono, sitio web, fax o EDI. La compleja realidad de los pedidos de los clientes hace que sea extremadamente difícil para muchas organizaciones lograr una visión única, integral y oportuna de su proceso. Por ejemplo, un cliente puede llamar para preguntar sobre el estado de un pedido, o el director financiero puede querer saber cuántos pedidos restantes aún deben procesarse al final del día. Cuando los pedidos están enterrados en una bandeja de entrada de correo electrónico, en una bandeja de entrada de correo esperando a ser clasificado o en una máquina de fax, lograr visibilidad, control y entrega oportuna puede ser casi imposible.
La falta de visibilidad oportuna de los datos y del flujo de trabajo de los procesos afecta la satisfacción del cliente, restringe la productividad del servicio y, en última instancia, afecta el desempeño general de la empresa. Como señaló Peter Drucker, no se puede gestionar lo que no se mide.
Frente a múltiples canales para recibir pedidos, el primer paso para una toma de pedidos eficaz es consolidar todos los documentos entrantes y lograr una visibilidad total de cada pedido recibido, incluido su estado en tiempo real y su historial general.
Soluciones de digitalización empresarial para pedidos de venta como OrdenAcción de Artsyl Technologies convierte documentos y datos escaneados en papel y digitales de cualquier canal en datos estructurados que pueden validarse con los datos del sistema ERP o CRM para garantizar su precisión. Este proceso de captura inteligente automatizado ofrece un acceso más oportuno a los datos, lo que facilita el seguimiento y la gestión de los pedidos en cada paso del camino.
Los departamentos de atención al cliente y/o administración de ventas suelen estar organizados por área geográfica, línea de productos o mercado, especialmente si opera con un centro de servicios compartido.
A menudo, un gran obstáculo potencial en el proceso de pedido de ventas puede ser no enviar un pedido a la persona adecuada para procesarlo. Enrutar pedidos de un departamento a otro o de un sitio a otro puede provocar errores, pérdidas, retrasos y una falta total de visibilidad y trazabilidad. Este tipo de tareas improductivas a menudo pasan desapercibidas o ignoradas, aunque se pueden resolver fácilmente con la automatización.
Usar aplicaciones de automatización de pedidos de ventas como OrdenAcción , las empresas pueden aplicar reglas comerciales a los datos que han extraído de los documentos de pedidos de ventas para enrutar, liberando tiempo para servir mejor a los clientes.
Introducir información de pedidos en un sistema ERP es un proceso ineficiente con muy poco valor añadido y que además es propenso a errores costosos. Cuando se trata de pedidos de ventas, el más mínimo error en la entrada de datos puede tener consecuencias no deseadas que afecten negativamente a los tiempos del ciclo de los pedidos y a la satisfacción del cliente.
La automatización del proceso hace que la entrada de pedidos sea segura y evita errores al guiar al usuario con entradas automáticas, realizar comprobaciones de coherencia de los datos en tiempo real, respaldar el acceso a los recursos del ERP e integrarse con el ERP para gestionar alertas. Los equipos pueden centrarse en tareas de alto valor añadido para verificar la exactitud de los datos de los pedidos o gestionar de forma más eficaz las relaciones con sus clientes.
El tiempo ahorrado al ingresar los datos del cliente se puede reasignar a tareas más proactivas y de valor agregado, como verificar la exactitud del pedido de un cliente y manejar excepciones. Esto significa comunicarse directamente con el cliente para aclarar el pedido o ajustarlo para que satisfaga la necesidad real. Automatizar el proceso de manejo de los pedidos de los clientes aumenta la capacidad de una empresa para satisfacer a sus clientes y aumenta directamente las ventas.
Automatizar cualquier proceso es sólo el primer paso de mejora. La optimización pasa por medir los resultados, analizarlos y desarrollar y ejecutar un plan de acción continuo. Al confiar en soluciones de automatización de pedidos de ventas que comienzan con la extracción inteligente de datos de los documentos de pedidos, las empresas pueden traducir sus documentos en datos y esa fecha en información sobre sus procesos y su desempeño.
Este enfoque puede convertirse en el primer paso en un ciclo continuo de mejora de procesos que puede comenzar con los pedidos de ventas y extenderse a otros procesos y departamentos dentro de una organización.