Las organizaciones que buscan reducir costos, aumentar la eficiencia y ampliar la transparencia a través de la transformación digital pueden mejorar el servicio al cliente, reducir los tiempos del ciclo de cumplimiento de ventas y obtener mejores conocimientos sobre las tendencias futuras a través de la automatización del proceso de pedidos de ventas. No es un secreto y los resultados no son un misterio.
Para las empresas que dependen de procesos O2C manuales, los días de ventas pendientes promedian 58 días, en comparación con solo 33 días para los procesos automatizados. Las empresas que dependen de procesos manuales completan pedidos y envían a tiempo el 83% del tiempo, en comparación con el 97% de las operaciones automatizadas.
Los beneficios de la automatización de pedidos de ventas están bien documentados y respaldados por estadísticas repetibles; sin embargo, el problema está en los detalles. El éxito de CUALQUIER proceso de iniciativa de automatización depende de tener un proceso de implementación bien ejecutado, respaldado por partes interesadas internas, patrocinadores ejecutivos y socios de implementación externos y proveedores de tecnología.
Afortunadamente, no es necesario que las empresas den grandes actos de fe o reinventen la rueda cuando se trata de la implementación de la automatización de SOP. El camino hacia el éxito está bien establecido. Teniendo esto en cuenta, a continuación se ofrecen algunos consejos basados en las mejores prácticas de los clientes exitosos de la plataforma de transformación digital Artsyl.
Mejores prácticas de clientes exitosos de automatización de pedidos de ventas
Con eso en mente, aquí hay nueve claves para el éxito de la implementación de la automatización de pedidos de ventas.
1. Si bien puede parecer evidente, la necesidad de comprender el proceso de pedido de ventas es primordial y no debe darse por sentado. Comience documentando su proceso de pedido de ventas actual. Las métricas deben incluir la plantilla de procesamiento de pedidos, el volumen de pedidos, la tasa de error en el ingreso de datos, el tiempo requerido para cada etapa del proceso y KPI, como los días de ventas pendientes. Comprender estas métricas desde el principio le permitirá medir el ROI de su proyecto, lo que no sólo beneficiará a su equipo de pedidos de ventas, sino que también proporcionará una hoja de ruta y puntos de referencia para otras iniciativas de automatización de procesos.
2. Comprender qué sistemas existen; identificar qué tareas gestionan con éxito y dónde hay lagunas. ¿Se satisfacen sus necesidades solo con un sistema de captura inteligente o también necesita un flujo de trabajo? ¿Tiene ERP y sistemas de gestión de contenido empresarial (ECM) existentes que proporcionen sus propios componentes de flujo de trabajo? ¿Son lo suficientemente flexibles y fáciles de usar para satisfacer sus necesidades? Las soluciones actuales de automatización de pedidos de ventas van desde la automatización de extremo a extremo hasta captura separada, sistemas de flujo de trabajo y portales que mejoran los sistemas ERP/ECM existentes. Identifique todos los sistemas que almacenan datos, documentos y métricas de pedidos de ventas e identifique cómo estos sistemas deben interactuar con los sistemas/herramientas que utilizará para extraer datos de sus pedidos de ventas.
3. Identify your organization’s order entry points. ¿Cómo se generan/reciben los pedidos de ventas? ¿En qué formato se crean/generan? ¿Cuál es la forma más eficiente de capturar datos, archivar documentos y extraer datos para informes y análisis? ¿Se capturan los pedidos de ventas para la extracción y manipulación de datos en lotes? ¿Con qué frecuencia se encuentran documentos que no son de pedido en el lote?
4. Deberá definir un proceso para la separación de documentos. Intelligent separation of documents based on their contents can be performed; Si se encuentran con frecuencia documentos no relacionados en la mezcla, es posible que deba asegurarse de que su solución esté configurada para identificar cada tipo de documento e informar al sistema de flujo de trabajo de los requisitos de procesamiento posteriores.
5. Identificar los campos de datos para captura y validación. Concéntrese en lo que se requiere para lograr sus objetivos; Los campos adicionales “es bueno tenerlos” harán que el mantenimiento de la solución sea más costoso.
6. Identifique dónde se almacenarán las imágenes y la política de retención de imágenes.
7. Esté preparado para proporcionar una copia de los datos maestros de su cliente y un conjunto representativo de unos cientos de imágenes de pedidos al proveedor de la solución. Esto facilitará la configuración y mejorará la calidad de la captura.
8. Cree un plan de implementación con el proveedor de la solución. Minimizar la interrupción del personal de procesamiento de pedidos de ventas y garantizar que la implementación no les impida cumplir con sus responsabilidades diarias. Programe la capacitación adecuada y planifique un período de adopción con recursos de soporte (su personal o el del proveedor de la solución) para ayudarlos y abordar rápidamente sus preguntas y problemas que surjan.
9. Mida periódicamente el desempeño del proceso automatizado y compárelo con las métricas previas a la automatización. Esto le permitirá establecer NUEVOS objetivos para una mayor optimización de los procesos y le permitirá justificar los costos de mayores inversiones en automatización de procesos dentro de las finanzas y en toda la organización.
Para obtener más información sobre la automatización de órdenes de venta y la captura inteligente, visite Artsyl Technologies en línea