En esta serie de blogs de varias partes, analizamos cómo las empresas pueden identificar los puntos débiles de los procesos, comunicarlos a los ejecutivos para asegurar la aceptación, mapear sus procesos Order to Cash (O2C) para eliminar cuellos de botella E iniciar un proyecto piloto. En este blog, veremos consejos para medir los resultados de su iniciativa de automatización de pedidos de ventas y monitorear los procesos para una mejora continua.
““La planificación a largo plazo no se ocupa de las decisiones futuras, sino del futuro de las decisiones presentes.”” - Peter Drucker
Su organización completó con éxito un proyecto piloto de automatización de pedidos de ventas para identificar requisitos incumplidos, cuellos de botella inesperados en el proceso u otros problemas imprevistos con su plan, y creó una oportunidad para obtener la aceptación de todas las partes interesadas en el proyecto, desde ejecutivos hasta usuarios finales.
A veces, cuando las empresas llegan tan lejos y finalmente ponen en marcha su proyecto, se supone que el proyecto está completo y una vez que todo está operativo, la iniciativa puede declararse un éxito.
Si bien definitivamente existe una oportunidad para celebrar un hito importante, la “puesta en marcha” de la automatización de órdenes de venta suele ser el comienzo de una etapa nueva y más larga en el viaje de transformación digital de una organización.
Es en esta etapa crítica que medir los resultados y monitorear los indicadores clave de desempeño permitirá a su empresa validar el éxito del proyecto y establecer prácticas para medir y monitorear continuamente los resultados para una mejora continua.
Cálculos significativos para el ROI de O2C
Poner en marcha un proyecto de automatización de pedidos de ventas a menudo puede significar “cumplir” los compromisos asumidos desde el principio para asegurar los presupuestos y la aceptación que llevaron a la iniciativa en primer lugar. Cuando esos resultados no están a la altura de las expectativas, es hora de analizar las suposiciones iniciales y el resultado final para identificar de dónde vino la discrepancia.
El siguiente es un resumen básico de algunos cálculos y métricas a considerar durante el primer año y durante el transcurso de los primeros cinco años para demostrar resultados cuantificables de su proyecto de automatización de órdenes de venta.
Costo total por pedido:(Número de miembros del personal de procesamiento de pedidos de ventas * Salario anual promedio) / Número de pedidos anuales (no tiene en cuenta los gastos generales ni otros costos indirectos)
ROI del primer año (%):Ahorros anuales / Costo total de implementación
Período de recuperación:Costo total de propiedad (suscripción anual* Número de años + costo de implementación) / Ahorro anual
Retorno de la inversión a 5 años:(Ahorro anual * 5) / (Costo total de propiedad + Costos de mantenimiento de 5 años)
Monitoreo de KPI para una optimización continua
Si bien los cálculos del retorno de la inversión y los costos unitarios por factura brindan métricas significativas sobre la propia iniciativa de automatización de órdenes de venta, establecer y monitorear indicadores clave de desempeño que estén alineados con los objetivos comerciales de la organización eleva el papel de AP más allá de un centro de costos a un activo estratégico.
A menudo, otros impulsores comerciales más allá del ahorro de costos son clave para que las iniciativas de automatización de pedidos de ventas se conviertan en una prioridad. Según nuestra experiencia en Artsyl, la necesidad de datos y conocimientos más oportunos sobre el comportamiento del comprador suelen ser factores clave para la automatización de los pedidos de ventas. Si bien estos pueden verse como “beneficios auxiliares” de un proyecto justificados en función de un retorno de la inversión calculado, esos beneficios comerciales más amplios pueden ser los resultados más impactantes y significativos para los ejecutivos y otras partes interesadas y departamentos.
Establecer y monitorear KPI para el proceso de pedido a efectivo que se centren en el beneficio comercial más amplio no solo justifica la inversión en cuentas por cobrar y servicio al cliente, sino que valida un enfoque comercial que puede transformar otros departamentos, otros procesos y, en última instancia, toda la organización.
Los KPI que pueden reflejar estos impactos comerciales más amplios incluyen:
Próximos pasos
La finalización exitosa de un proyecto de automatización de pedidos de ventas puede tener un impacto mucho más profundo en una organización que reducir los costos y plazos de procesamiento de pedidos. Puede convertirse en un trampolín para la transformación digital dentro de una organización, conduciendo a la digitalización y automatización de otros procesos comerciales y a una revolución de procesos en toda la empresa.
Para obtener más información sobre cómo continuar su camino hacia la automatización O2C y la mejora de procesos, comuníquese con su ejecutivo de cuentas de Artsyl Technologies.