El futuro es brillante para las organizaciones comprometidas con la Gestión y Automatización de Procesos de Negocio; La captura inteligente de información de fuentes de datos no estructurados (como la mayoría de los documentos comerciales) es la clave que puede desbloquear ganancias exponenciales en productividad.
En un estudio reciente realizado por el Centro para el Futuro del Trabajo de Cognizant, la mitad de los 50 altos ejecutivos corporativos encuestados dijeron que consideraban que la automatización inteligente de procesos mejoraría significativamente sus procesos comerciales en los próximos tres a cinco años. La investigación también mostró que, a través de tecnologías de automatización y análisis, sus empleados estaban alcanzando nuevos niveles de eficiencia de procesos, como mejores costos operativos, velocidad, precisión y volumen de rendimiento.
Esta historia no es nada nuevo. Desde la Oficina Electrónica de Lyon que ejecutó la primera aplicación empresarial del mundo en 1951 hasta la llegada de los pagos sin contacto hace más de una década y la llegada de los chatbots en la actualidad, las organizaciones han seguido buscando formas de automatizar la rutina y obtener un mejor retorno de su inversión en capital humano y tecnología digital.
Lo que siempre ha estado faltando es la capacidad de introducir la automatización sin cambiar significativamente los sistemas y aplicaciones subyacentes en uso y adaptarlos a los requisitos comerciales en constante cambio. El resultado es que las soluciones automatizadas a menudo han sido demasiado rígidas, complejas y costosas para mejorar lo que un empleado humano siempre adaptable puede lograr.
Como resultado, los empleados todavía están sobrecargados con tareas manuales rutinarias que infrautilizan sus conocimientos, habilidades y experiencia. O, cuando se ha aplicado la automatización, los empleados se ven abrumados con soluciones tecnológicas inadecuadas que crean sus propios cuellos de botella en los procesos, gastos generales e ineficiencias de costos.
Pero ahora las cosas son diferentes. Automatización robótica de procesos ( RPA ) está evolucionando para ofrecer un enfoque de solución más flexible, adaptable y rentable para resolver problemas comunes de procesos comerciales. En la mayoría de los casos, los elementos más fundamentales de esos problemas de proceso se pueden resolver aplicando RPA a la captura inteligente de datos.
Captura inteligente y automatización robótica de procesos: resolución de problemas fundamentales de procesos
A menudo, los estudios sobre automatización de procesos de negocio hablan de conceptos como big data, aprendizaje automático e inteligencia artificial, conceptos que suenan a ciencia ficción y parecen demasiado abstractos para ser aplicados a empresas del mercado medio que buscan seguir siendo competitivas en un mercado global.
Pero, para muchos, existen cuatro elementos clave para lograr la automatización de procesos para abordar la MAYORÍA de los problemas que experimentan las organizaciones hoy en día. Esos elementos son:
1) la extracción de información procesable de fuentes de datos no estructurados (como un documento comercial promedio);
2) la clasificación/archivo del documento fuente
3) la entrada de metadatos relevantes en sistemas comerciales estructurados (como sistemas ERP o ECM);
4) Automatización del enrutamiento, monitoreo de procesos e informes de acciones que dependen de los datos comerciales que se han extraído, estructurado y organizado en los sistemas comerciales existentes.
En términos sencillos, automatizar el doloroso proceso de leer documentos en busca de información relevante; ingresar esa información en los sistemas comerciales, archivar los documentos y luego tomar las medidas adecuadas, representan cuatro fuentes principales de ahorro de costos y aumento de eficiencia para organizaciones de todos los tamaños.
Aplicar la automatización de procesos de negocio para resolver esos problemas fundamentales puede justificar fácilmente el costo de CUALQUIER iniciativa de BPM, al tiempo que abre las compuertas para todo tipo de innovación adicional una vez que se tengan datos procesables, documentos accesibles y un proceso de negocios bien definido.
El futuro de la captura inteligente ya está aquí
El software OCR (reconocimiento óptico de caracteres) ha recorrido un largo camino desde su función original en la conversión de imágenes de caracteres de texto en texto digital. Hoy en día, las soluciones de captura inteligente pueden convertir imágenes de texto en caracteres digitales y LUEGO analizar la información que han creado para identificar datos procesables o relevantes para un proceso. Por ejemplo, las soluciones inteligentes de OCR pueden identificar y extraer números de órdenes de compra de docenas de facturas diferentes que llegan a un centro de procesamiento de AP.
Las propias soluciones de captura inteligente han seguido evolucionando. Mientras que las soluciones anteriores de 'OCR de zona' dependían de documentos con formatos estandarizados o regiones/zonas donde podían extraer información, los sistemas actuales están diseñados para ser lo suficientemente flexibles como para aprender y adaptarse a una gama cada vez más amplia de formatos y tipos de documentos.
El siguiente paso en esa evolución son los sistemas artificialmente inteligentes que puedan leer, comprender y extraer información y conocimientos de cualquier fuente de datos no estructurados.
A medida que las noticias empresariales y tecnológicas se centran en nuevas tecnologías como la automatización robótica de procesos y la inteligencia artificial, las plataformas de transformación digital están evolucionando hacia sistemas de autoaprendizaje que pueden adaptarse más fácilmente para manejar cualquier documento y cualquier proceso. Estos sistemas estarán diseñados para trabajar con sus contrapartes humanas, liberándolos de tareas rutinarias y repetitivas, mientras dependen de los humanos para manejar las excepciones y definir procesos y procedimientos que estos sistemas deben seguir.
En Artsyl Technologies, hemos tenido el privilegio de ser parte de la evolución de la captura inteligente y el empoderamiento de los trabajadores para que se centren en funciones y responsabilidades que aprovechen al máximo sus conocimientos, habilidades y experiencia. Estamos particularmente entusiasmados con el potencial de las plataformas de transformación digital para generar más valor a partir de las inversiones en tecnología que las empresas han realizado en planificación de recursos empresariales y sistemas de gestión de contenido empresarial, y permitir a las empresas centrarse más en sus objetivos estratégicos y pasiones profesionales que en tareas rutinarias.
En ese sentido, el futuro parece realmente brillante y esperamos trabajar con nuestros socios y clientes para escribir el próximo capítulo.