Las cuentas por pagar, por definición, son un centro de costos dentro de una empresa; es por donde sale el dinero para pagar a los proveedores. Pero eso no significa que los departamentos de cuentas por pagar no puedan contribuir a promover los objetivos financieros de una empresa y buscar proactivamente oportunidades para reducir costos, asegurar descuentos y brindar orientación sobre la administración de efectivo.
Si bien la automatización puede aumentar la eficiencia de los equipos de cuentas por pagar y capacitar a los empleados para agregar más valor, las visiones de la vieja escuela sobre las cuentas por pagar pueden obstaculizar su capacidad para asegurar los recursos y liderar el tipo de esfuerzos necesarios para volverse ágil, proactivo y con visión de futuro. Con demasiada frecuencia, las operaciones administrativas como AP se pasan por alto cuando se trata de transformación digital, incluso cuando su función ofrece algunos de los mejores casos de uso y oportunidades para maximizar el retorno de la inversión.
Sin embargo, de forma lenta pero segura, la marea está cambiando. La adopción de pagos electrónicos y la automatización en AP va en aumento. Las empresas que han adoptado procesos de cuentas por pagar automatizados continúan experimentando ciclos de pago y procesamiento más rápidos, con menos excepciones en las facturas. Sin embargo, no se equivoque: se necesita cierta delicadeza para comprender y vender el valor de pagar a los proveedores de manera más eficiente.
La actitud de la vieja escuela sería: "¿De qué sirve pagar más rápido a los proveedores?" La nueva visión de la escuela, sin embargo, es que la velocidad y la eficiencia se traducen en más oportunidades de visibilidad y control. Como resultado, las empresas que aprovechan las cuentas por pagar a su favor buscan formas de equilibrar los descuentos por pronto pago y el efectivo. Para estas empresas, menos errores y tiempos de ciclo más rápidos se traducen en mejores datos e información sobre las acumulaciones del g/l, lo que significa un mejor control del efectivo. Un personal de AP que no esté aplastado bajo el peso de las facturas en papel y los procesos manuales tiene la libertad y el control para actuar como administradores del efectivo y la salud financiera de la empresa, en lugar de actuar como traficantes de papel y esclavos del teclado.
La buena noticia es que los tiempos están cambiando para los departamentos de AP y su personal. Las viejas actitudes están evolucionando. Y las tecnologías más nuevas que cumplen con las eficiencias prometidas de la automatización de manera más rápida y rentable están dificultando que los líderes corporativos se aferren a viejas actitudes y formas anticuadas de hacer las cosas.
Las soluciones inteligentes de automatización de procesos disponibles hoy en día aprovechan la flexibilidad y la facilidad de uso que provienen de los sistemas diseñados para aprender y adaptarse a las condiciones comerciales. Esto se traduce en menores costos de servicios profesionales para las implementaciones, porque los procesos de flujo de trabajo no tienen por qué ser rígidos. Las reglas, desencadenantes y acciones comunes a la mayoría de las soluciones orientadas al flujo de trabajo se pueden adaptar sin necesidad de código personalizado o soporte de TI intensivo.
Lo mismo ocurre con la integración con sistemas ERP o ECM existentes, donde la integración solía traducirse en más trabajo y esfuerzo para mantener esos sistemas, con resultados mixtos. A menudo, limitaba una mayor innovación, porque cualquier actualización de un sistema como un ERP significaba poner en riesgo sistemas e integraciones de misión crítica. Traducción: mientras esas integraciones no fallaran, había poca motivación para arreglar los procesos subyacentes, a menos que las recompensas fueran realmente significativas.
Hoy en día, la tecnología de aprendizaje automático permite a las empresas poner en marcha soluciones de automatización de cuentas por pagar que se integran con sus sistemas de gestión de datos y documentos de forma rápida y relativamente sencilla. Estos sistemas generalmente pueden manejar el 80% de los casos de uso de AP desde el primer momento. Y en lugar de codificar o configurar para las excepciones, las soluciones inteligentes de automatización de procesos actuales ponen el control en manos de los propietarios de procesos, quienes pueden enseñar a estos sistemas cómo manejar bolas curvas ejecutando las operaciones correctas manualmente, una vez, de una manera que permita al sistema registrar y adaptarse a nuevas instrucciones de usuario.
Afortunadamente para las empresas que se han quedado estancadas en el status quo, la decisión de permanecer estancadas se está volviendo cada vez más difícil a medida que las soluciones se vuelven más baratas, simples y accesibles. No estamos muy lejos de un punto de inflexión en el que los empleados expuestos a nuevas y mejores formas de hacer las cosas simplemente se negarán a seguir trabajando para empresas que esperan tratarlos como trabajadores manuales en lugar de trabajadores del conocimiento.
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