Lea nuestro último estudio de caso para descubrir cómo el recubridor de bobinas de metal independiente más grande de América del Norte aprovechó la plataforma de transformación docAlpha para ayudar a centralizar sus procesos de AP y ganar visibilidad, escalabilidad y control sobre las facturas de los proveedores.
Si bien Precoat Metas confió en WebDocs de RJS HelpSystems para manejar contenido digital como facturas, pedidos, cotizaciones, etc., y utilizó AS/400 para administrar datos comerciales, ninguno de los sistemas se utilizó con pleno efecto. El proceso de AP de la empresa requería mucha mano de obra y se basaba en papel, lo que significaba que recuperar y compartir información implicaba un esfuerzo manual que generaba cuellos de botella en el proceso y una imposibilidad de escalar.
Antes de adoptar docAlpha para capturar de forma inteligente datos de facturas enviadas por correo electrónico, la empresa mantenía miembros del personal de AP en oficinas regionales separadas, con el apoyo de trabajadores temporales para escanear y manejar de 15 a 20 lotes de facturas diariamente. Si bien muchas facturas se recibieron electrónicamente, todo se imprimió y escaneó en su sistema WebDocs, siendo necesario ingresar datos tanto para su sistema de gestión de documentos como para AS/400 ERP.
Según Pat Collins, supervisor de cuentas por pagar de Precoat Metals, el nuevo director financiero de la compañía vio una oportunidad inmediata para mejorar las operaciones de AP mediante la centralización y racionalización.
Fue entonces cuando la empresa descubrió la plataforma de transformación docAlpha de Artsyl Technologies. Integrado con RJS HelpSystems Document Management, docAlpha puede monitorear las bandejas de entrada de correo electrónico para identificar automáticamente el tipo de documento adjunto, extraer los datos de transacción apropiados y cargar todo en WebDocs.
Una vez en WebDocs, las cotizaciones, facturas y pedidos se pueden cotejar automáticamente. Se señalan excepciones para el manejo manual por parte del personal de AP, pero la mayoría de las facturas fluyen a través de los sistemas hasta el AS/400 ERP sin que se requiera ninguna intervención manual.
"En realidad ya no tocamos mucho papel", dijo Collins. "Trabajamos con los lotes desde docAlpha, luego van a WebDocs y luego pasan por un proceso de comparación".
Como resultado, Precoat ha podido reasignar a cuatro empleados de tiempo completo a funciones de contabilidad, finanzas y análisis de nivel superior.
Más allá de la eficiencia de los procesos, el nuevo enfoque de procesos ofrece una mayor visibilidad y control de los procesos.
"Todos los que desempeñan el rol de comprador financiero tienen acceso a ver todas las facturas", dijo Collins.
Para obtener más información sobre cómo docAlpha entregó una solución completa para digitalizar documentos críticos y procesos de inventario optimizados para Precoat Metals, lea el estudio de caso completo