Pregúntele a cualquiera que administre cuentas por pagar y le dirá que “procure to pay” describe el proceso mediante el cual las empresas compran y pagan bienes y servicios, desde la decisión inicial de realizar una compra hasta la aprobación de la factura del proveedor y el envío del pago.
Para los responsables de ejecutar y/o gestionar este proceso, la automatización P2P les libera de la carga de tareas manuales rutinarias e ineficientes como clasificación/archivo de documentos, cotejo de órdenes de compra/facturas/recibos, entrada de datos, enrutamiento de aprobación, codificación del L/M y entrada de transacciones ERP. A menudo, los ahorros de costos asociados con estas ganancias de eficiencia son suficientes para presentar un argumento comercial sólido para la automatización.
Sin embargo, desde la perspectiva del director financiero, la automatización P2P ofrece un mundo completamente diferente de beneficios, incluido un mejor flujo de caja, la oportunidad de acumular capital de trabajo, extender y administrar crédito y realizar análisis de gastos.
A un nivel rudimentario, la automatización P2P replica el proceso manual desde la adquisición hasta el pago. Los sistemas automatizados inteligentes de compra a pago, por otro lado, aprenden y se adaptan para comprender lo que las personas necesitan y no necesitan aprobar, ya sea formalmente con reglas comerciales (por ejemplo, si se cumplen ciertas condiciones, la factura será aprobada) o informalmente identificando patrones en términos de lo que requiere aprobación y lo que se puede procesar automáticamente.
Por ejemplo, al confiar en una simple automatización P2P, analizando una solicitud a la vez, los gerentes no siempre pueden determinar si un empleado está gastando demasiado. El software Procure to Pay puede descubrir el patrón de gasto del empleado para señalar o alertar a un gerente cuando se exceden los límites de gasto.
Del cumplimiento al asesoramiento
Sin embargo, más allá del cumplimiento de políticas como los límites de gasto, los sistemas P2P avanzados pueden adoptar una visión más amplia y profunda, de modo que las políticas que imponen límites de gasto para controlar el desperdicio puedan adoptar un enfoque más inteligente para respaldar mejores decisiones, junto con procesos más eficientes.
Por ejemplo, en lugar de observar los límites de gasto, los sistemas P2P inteligentes pueden identificar artículos gastados por los empleados que deberían haber sido parte de un contrato o comprados mediante orden de compra para beneficiarse de mejores precios.
Un ejemplo clásico es el administrador que compra agua embotellada para la oficina a un minorista y la gasta, en lugar de darse cuenta de que comprarla mediante contrato a un proveedor de servicios podría ahorrarle miles de dólares al año. Los sistemas inteligentes P2P son capaces de identificar esos posibles ahorros de costes para asesorar en lugar de limitarse a políticas policiales.
Desde descuentos por pago anticipado hasta descuentos dinámicos
Desde una perspectiva financiera, los sistemas P2P inteligentes permiten a los directores financieros ir más allá de capturar descuentos básicos por pago anticipado para aprovechar los descuentos dinámicos, donde el tamaño del descuento puede variar según cuándo el proveedor quiere recibir el pago. Esto permite a los directores financieros gestionar el flujo de caja mientras aprovechan los descuentos en diversos grados dependiendo de su situación de flujo de caja en un momento dado.
Del flujo de caja a los KPI
Más allá de una mayor flexibilidad para programar los pagos para optimizar el flujo de efectivo y los descuentos, los directores financieros pueden aprovechar el hecho de que tienen un acceso más oportuno y preciso a los datos relacionados con AP que pueden aprovechar para pronosticar mejor cosas como los días pendientes de pago y el capital de trabajo.
Desde el fondo hasta la cima
Desde la perspectiva de los equipos de AP que desean agregar más valor a su organización y elevar sus roles dentro de la organización, defender la automatización P2P vale la pena de muchas maneras. Si bien se puede presentar un caso de negocio sólido basándose únicamente en las ganancias de eficiencia, lograr que su director financiero y su equipo ejecutivo se unan como campeones del proyecto es mucho más efectivo si se considera cómo la automatización P2P puede empoderarlos en sus funciones y apoyar a la organización para lograr sus objetivos.
En última instancia, los procesos P2P sofisticados no sólo deberían reducir los gastos y mejorar los resultados, sino que también deberían dar como resultado mejores relaciones con los proveedores y crear eficiencias y ahorros de costos que beneficien a los clientes y, en última instancia, aumenten los ingresos.
Con acceso a datos oportunos, análisis para alinear los procesos de AP con indicadores clave de desempeño y confianza y control sobre cómo P2P impacta las finanzas de la empresa, su equipo de AP puede ayudar a convertir su trabajo en un activo estratégico para el director financiero y la empresa en su conjunto.
Para obtener más información sobre cómo transformar sus procesos de AP, eliminar el archivo manual de documentos, el ingreso de datos y el enrutamiento de aprobación mientras traduce documentos y datos en información y conocimientos procesables, comuníquese con su ejecutivo de cuenta de Artsyl Technologies.